Cara Membuat Mail Merge di Word

Menggunakan Sumber Data Dari Excel,

Lebih Praktis!!
Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan
untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang
Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut):

Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013

Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang
berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail
merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah

utama.

Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data

yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan
excel, access, dll.

Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft
Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan
menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel
ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:

1. Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru

2. Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya
lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.

3. Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel

Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial
ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.

Step 1: Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file
tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.
Step 2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh
data yang diinput pada excel sebelumnya.

Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data

(excel)

1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik
Select Recipients, lalu pilih Use Existing List

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

Advertisement
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail
merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih
yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains
column headers. Setelah itu klik OK.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil
pada data yang lain.
Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru,
kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file

baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang
ada pada file excel).

Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Tambahan Penting:
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada
word dengan cara:
Klik Edit Recipients List

Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.

Menyambungkan data dalam buku kerja lain ke buku kerja Anda

Terapkan Ke: Excel 2013

Buku kerja Excel lain mungkin cukup memiliki data yang ingin Anda gunakan atau analisis,
tapi mungkin Anda tidak memiliki file tersebut atau Anda tidak ingin mengambil risiko untuk
mengubahnya. Anda bisa menggunakan Panduan Koneksi Data untuk membuat koneksi
dinamis antara buku kerja "eksternal" dan buku kerja Anda. Anda mengakses Panduan
Koneksi Data melalui tab Data.

Penting: Koneksi ke data eksternal mungkin dinonaktifkan di komputer Anda. Untuk

tersambung ke data saat Anda membuka buku kerja, aktifkan koneksi data dengan
menggunakan bilah Pusat Kepercayaan, atau simpan buku kerja di lokasi tepercaya.

Langkah 1: Membuat koneksi dengan buku kerja dan lembar

kerjanya
Perhatikan bahwa lembar kerja yang dirujuk sebagai "tabel" dalam kotak dialog Pilih Tabel
yang muncul dalam langkah 5.

1. Pada tab Data, klik Koneksi.

1. Dalam kotak dialog Koneksi Buku Kerja, klik Tambahkan.

2. Di dekat bagian bawah kotak dialog Koneksi yang Sudah Ada, klik Telusuri
Selengkapnya.

3. Temukan buku kerja Anda, dan klik Buka.

4. Dalam kotak dialog Pilih Tabel, pilih tabel (lembar kerja), dan klik OK.

Catatan: Anda hanya bisa memilih dan menambahkan tabel satu per satu.

1. Karena semua tabel yang ditambahkan dinamai sama dengan nama buku kerjanya,
Anda bisa mengganti namanya jika Anda ingin nama yang lebih bermakna.

a. Pilih tabel, dan klik Properti.

b. Ubah nama dalam kotak nama Koneksi.

c. Klik OK.
 2. Untuk menambahkan tabel lainnya, ulangi langkah 2 sampai 5 dan ganti nama jika
diperlukan.

3. Klik Tutup.

Langkah 2: Menambahkan tabel ke lembar kerja Anda

1. Klik Koneksi yang Sudah Ada, pilih tabel, dan klik Buka.

2. Dalam kotak dialog Impor Data yang muncul, pilih tempat untuk meletakkan data
dalam buku kerja Anda dan apakah menampilkan data sebagai tabel, laporan
PivotTable, atau PivotChart.

3. Secara opsional, Anda bisa menambahkan data ke Model Data sehingga Anda bisa
menggabungkan data Anda dengan tabel lain atau data dari sumber lain, membuat
hubungan antara tabel, dan melakukan jauh lebih banyak dari yang bisa Anda lakukan
dengan laporan PivotTable dasar.

Membuat data dalam buku kerja Anda tetap terbarui

Sekarang Anda telah tersambung dengan buku kerja eksternal, Anda akan menginginkan data
terbaru yang diperlihatkan dalam buku kerja yang Anda miliki. Buka Data > Refresh Semua
untuk mendapatkan data terbaru. Untuk informasi selengkapnya tentang merefresh, buka
Merefresh data yang tersambung ke buku kerja lain.

Tersambung ke tipe sumber data lain

Apakah harus tersambung ke sumber data lain, seperti OLE DB, umpan data Microsoft Azure
Marketplace, Access, buku kerja Excel lainnya, file teks, atau salah satu dari banyak tipe
lainnya? Lihat artikel berikut ini untuk informasi selengkapnya.