Mail Merge

1. Pengertian Mail merge

Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam
jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak
atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat
keterangan karyawan, dan sebagainya.
Istilah “Mail Merge” bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi “Surat Massal”,
sebab fitur ini awalnya digunakan untuk membuat surat dengan jumlah penerima yang
banyak. Namun sekarang, fitur surat massal ini tak hanya digunakan untuk membuat surat,
namun juga undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:
 Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak
berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan
dibuat.
 File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File
data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb.
Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber
terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel.
Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet), kemudian
menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen dengan informasi
yang relevan sesuai dengan perintah.
2. Fungsi Mail Merge
Mail merge ternyata bisa dimanfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen dalam format
elektronik ataupun cetak. Berikut ini beberapa contoh jenis dokumen yang bisa kamu buat:
 Surat
 Katalog
 Inventori
 Invoice
 Undangan
 E-mail campaign/penawaran
 Sertifikat, dan sebagainya
Selain menghemat waktu, kamu juga dapat meningkatkan efektivitas pembuatan dokumen
bila hendak membuat file dalam bentuk format yang sama.
3. Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word
Jika kamu ingin membuat mail merge di Microsoft Word, berikut adalah langkah-langkah
yang perlu kamu lakukan:
cara membuat mail merge meliputi proses-proses berikut:
1. Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
2. Membuat data source dalam format Excel, atau format lain yang didukung.
3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
4. Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
5. Menyimpan file.
Cara membuat mail merge di Microsoft Word:
1. Buka menu Mail Merge di Word
Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.
2. Tentukan format dokumen
Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email,
dan sebagainya.
3. Buat naskah dokumen di Worksheet
Buat naskah dokumen pada worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat.
4. Pilih penerima dokumen
Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients.
Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file
Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila kamu
belum memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklik Create a New
List.
5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen
Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data source (recipients) dalam format
Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel
yang sesuai, kemudian klik Open.
6. Atur tata letak data dan naskah
Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak
antara data dan naskah agar sesuai.
Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama”
pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan
kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik
submenu Insert Merge Field.
7. Periksa format dokumen
Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih
opsi Preview Results.
Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan
mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan
dengan data yang ada.
8. Simpan file mail merge
Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu
Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:
 Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil
penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di
sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing
data.
 Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih
dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu
menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
 Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.