INTEGRASI APLIKASI

PERKANTORAN MAIL MERGE

OLEH :
Tufrohu Amatur Rohimah, S.Kom
 Pengertian Mail Merge
• fitur yang dapat kalian gunakan untuk menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lain-
lain secara berulang, tetapi terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama
dan alamat yang dituju
• Mail merge terdiri dari dua komponen utama, yaitu naskah dokumen utama dan sumber
data. Naskah dokumen utama merupakan template berisi teks yang sama untuk setiap
penerima. Misalnya, template sertifikat seminar dengan format umum dan informasi
yang konsisten.
• Sementara itu, sumber data berisi informasi spesifik dari setiap penerima, seperti nama
peserta , Nomor peserta, kelas dan jurusan. Dokumen ini dapat berasal dari berbagai
sumber, seperti database atau file spreadsheet.
 Fungsi Mail Merge
Secara umum, mail merge berfungsi untuk menghasilkan banyak dokumen dengan
template yang konsisten dan informasi yang relevan untuk setiap pengguna. Di samping
itu, terdapat beberapa fungsi mail merge lainnya, seperti:
• Menghemat waktu dan upaya yang dibutuhkan untuk mengisi dokumen secara
massal.
• Memungkinkan komunikasi yang lebih personal dan menarik bagi setiap penerima.
• Menjamin format, tata letak, dan gaya yang konsisten pada semua dokumen yang
dihasilkan.
• Memberikan fleksibilitas untuk memperbarui dokumen jika terjadi perubahan data.
Langkah-Langkah Mail Merge
 • Isi data untuk setiap kolom sesuai kebutuhan kalian. Misalnya, kalian dapat mengisi
informasi sesuai kebutuhan
• Setelah mengisi data, simpan file Excel kalian dengan nama yang mudah diingat.
Sebaiknya simpan file dalam folder spesifik agar mudah diakses di kemudian hari.
2. Atur format mail merge.
Setelah menyiapkan file sumber data, lanjutkan dengan menentukan format dokumen
utama.. Langkah ini penting dalam cara membuat mail merge guna memastikan
dokumen yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan tampil secara rapi.
Untuk mengatur format dokumen mail merge di Word, Anda dapat mengikuti langkah-
langkah ini:
• Buka Microsoft Word dan buat sebuah dokumen baru.
• Klik tab Mailings pada toolbar bagian atas, lalu pilih opsi Start Mail Merge.
• Kalian akan menemukan beberapa format dokumen, seperti Letters (surat fisik), Email
messages (pesan email), dan Envelopes (amplop). Misalnya, Anda ingin membuat surat
undangan, maka pilih opsi Letters.

3. Buat naskah dokumen di Word.

Berikutnya, kalian dapat menulis isi naskah dokumen dengan aplikasi pengolah
kata (Microft Word). Naskah dokumen akan menjadi template untuk membuat
mail merge di Microsoft Word, serta menandai tempat untuk memasukkan data.
Kalian bisa mengikuti langkah ini untuk membuat naskah dokumen di Microsoft
Word:
• Tandai tempat di mana data akan dimasukkan dengan menggunakan bidang
pengganti. Misalnya, jika Anda ingin memasukkan nama penerima, ketikkan
[Nama] di tempat yang sesuai dalam dokumen.
• Buat naskah dokumen sesuai kebutuhan
• Sesuaikan format teks, paragraf, dan elemen desain lainnya menggunakan fitur-
fitur yang tersedia.
• Simpan dokumen dengan nama yang relevan dalam folder yang sama dengan file
sumber data.
4. Hubungkan naskah dengan sumber data.
Apabila sudah selesai membuat naskah dokumen, sekarang saatnya menghubungkan dokumen
tersebut dengan file sumber data dari Excel. Pada langkah ini, kalian perlu memasukkan data ke
dalam naskah dokumen yang tepat.
Cara menggunakan mail merge untuk mengintegrasikan kedua file tersebut adalah:
• Kembali ke tab Mailings di Microsoft Word, lalu buka menu Select Recipients
• Di menu Select Recipients, kalian akan melihat tiga opsi sumber data yang
berbeda. Jika belum menyiapkan data, kalian dapat memilih opsi Type New List.
Namun jika sebaliknya, pilih opsi Use Existing List.

• Karena Anda sudah membuat sumber data tadi di langkah sebelumnya, silakan
klik opsi Use Existing List lalu pilih file Excel yang dimaksud
5. Karena kalian sudah membuat sumber data tadi di langkah sebelumnya, silakan
klik opsi Use Existing List lalu pilih file Excel yang dimaksud.

Kalian juga perlu memilih sheet tempat data penerima disimpan. Jika sumber
data disimpan di sheet pertama, pilih opsi Sheet1$ lalu klik OK.
6. Sesuaikan tata letak naskah dan data.
Tahap berikutnya dalam cara membuat mail merge di Microsoft Word adalah
mengatur tata letak naskah dan data. Langkah ini memungkinkan Anda
menyesuaikan posisi dan tampilan data di dalam dokumen.
Langkah-langkah menyesuaikan tata letak naskah dan data dalam mail merge
adalah sebagai berikut:
• Arahkan kursor pada bidang pengganti tempat Anda ingin menempatkan
data, seperti di sebelah kanan [Nama].
• Klik menu Insert Merge Field dari tab Mailings. Lalu, pilih kolom yang
sesuai dari sumber data, misalnya Nama. Langkah ini akan menempatkan
nama penerima sesuai posisi kursor kalian
7. Pratinjau hasil mail merge.
Melakukan pratinjau atau preview hasil mail merge adalah langkah selanjutnya
yang tidak boleh Anda lewatkan. Bagian ini bertujuan untuk memastikan
keakuratan dokumen dan menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.
Setelah menyelesaikan langkah sebelumnya dalam cara membuat mail merge di
Word, ikuti panduan berikut untuk melihat pratinjaunya:
• Klik tombol Preview Results pada toolbar bagian atas Microsoft Word.
• Tampilan dokumen akan secara otomatis disesuaikan dengan data yang terhubung
dari sumbernya.

• Gunakan tombol navigasi First, Previous, Next, dan Last Record pada toolbar
untuk melihat pratinjau data setiap penerima.
8. Simpan dokumen mail merge.
Sebagai langkah terakhir dalam cara membuat mail merge yaitu dokumen
utama disimpan dengan cara klik menu File kemudian pilih Save
 LKPD
Lembar Kerja Peserta Didik
A. Tujuan Pembelajaran :
a. Melalui percobaan Siswa mampu melakukan integrasi konten aplikasi perkantoran yang mencakup
aplikasi pengolah kata, pengolah angka, dan presentasi dengan baik
b. Siswa mampu Menggunakan fitur lanjut aplikasi perkantoran dengan benar
c. Siswa dapat mengimplementasikan konten aplikasi perkantoran dalam pembuatan mail merge dengan
baik

B. Indikator:
• Setelah melihat dan mengamati materi yang sudah disampaikan, peserta didik dapat
membuat sertifikat kegiatan sekolah dengan menggunakan fitur mail merge dengan tepat.
• Setelah melakukan kegiatan praktikum pembuatan sertifikat kegiatan sekolah dapat
membuktikan manfaat dan cara kerja dari fitur mail merge dengan benar
 Lembar LKPD

Lembar LKPD dengan link Templete

Sertifikat Kegiatan Jurnalis
 Study Kasus

• Sinta bekerja disebuah harian Radar Tegal, dan beliau ditunjuk oleh
perusahaan tersebut untuk mengadakan pelatihan jurnalis untuk siswa
siswi SMKN 1 Tegal. Sebagai ketua pelaksana kegiatan tersebut sinta
diminta menyiapkan pengarsipan kegiatan tersebut yang telah
dilaksanakan. Disini Sinta ditugaskan untuk membuat Sertifikat Kegiatan
jurnalis tersebut, padahal jumlah peserta kegiatan tersebut mencapai 100
orang. Untuk mempermudah Sinta dalam membuat sertifikat tersebut
maka sinta menggunakan fitur mail merge
 Langkah Kerja
• Membentuk kelompok diskusi yang terdiri dari 2 orang
• Menyiapkan perangkat yang dibutuhkan (bahan ajar)
• Terdapat 1 permasalahan yang harus diselesaikan, yaitu membuat sertifikat
kegiatan jurnalis yang diadakan oleh salah satu harian koran radar tegal dengan
menggunakan fitur mail merge yang ada di aplikasi pengolah kata
• Mengkomunikasikan hasil diskusi kelompok dengan cara presentasi
• Kumpulkan lembar kerja hasil dari diskusi dan hasil mail merge sebagai bahan
evaluasi proses pembelajaran.

Selamat Mencoba