MAKALAH

Membuat Surat Otomatis Dengan Mail Merge

Mata Kuliah:
APLIKASI KOMPUTER
Disusun Oleh:
KELOMPOK 1
Muhammad Firyah Atillah (2204411895)
Nabil Ahmad Dzaki (2204411896)
Ahmad Fauzi (2204411897)
Nur Haizya S (2204411898)
Farwa Salira (2204411901)

KELAS 1W
UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO
FAKULTAS TEKNIK KOMPUTER
PRODI INFORMATIKA
TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Puji syukur kehadirat Allah SWT karena hanya dengan berkat, rahmat, dan
karuniaNya lah kami sebagai penulis mampu menyusun dan menyelesaikan
makalah tentang cara ”Membuat Surat Otomatis Menggunakan Mail Merge”
ini.
Dalam penyusunan makalah ini, kami dibantu oleh berbagai pihak. Oleh
sebab itu, kami sebagai penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada seluruh
pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.
Harapan kami sebagai penulis adalah semoga makalah ini dapat
bermanfaat khususnya untuk kami sendiri dan untuk semua yang menggunakan
makalah ini sebagai bahan pembelajaran maupun referensi untuk penyusunan
makalah di masa yang akan datang.
Kami sebagai penulis juga menyadari bahwa masih banyak kekurangan
yang harus diperbaiki dalam makalah ini dikarenakan keterbatasan ilmu yang
dimiliki. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang
membangun guna meningkatkan dan memperbaiki kualitas makalah ini dan
makalah yang akan dibuat lagi di masa yang akan datang.

Palopo, 08 November 2022

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................................
BAB I.........................................................................................................................................
A. Latar Belakang............................................................................................3
B. Rumusan Masalah.......................................................................................4
C. Tujuan..........................................................................................................4
D. Manfaat........................................................................................................4
BAB II.......................................................................................................................................
A. Pengertian Mail Merge...............................................................................5
B. Langkah-langkah pembuatan surat masal ( Mail Merge)......................6
BAB III....................................................................................................................................
A. Kesimpulan................................................................................................13
B. Saran..........................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................14
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi informasi pun
semakin berkembang pesat. Hampir setiap laporan masyarakat sudah
menggunakan teknologi seperti komputer, baik dalam dunia kerja, bisnis,
perdagangan, dan pendidikan. Tidak dapat dipungkiri lagi, pada zaman
yang serba modern ini para pekerja bekerja dengan menggunakan sistem
komputer dalam setiap aspek. Salah satu bentuk kegiatan baik itu dalam
dunia kerja maupun pendidikan yang sudah menggunakan teknologi
komputer adalah surat menyurat.
Pembuatan surat merupakan pekerjaan umum yang sering
dilakukan oleh pegawai di sekolah, kantor, maupun di instansi instansi
lain. Surat tersebut, biasanya ditujukan kepada banyak orang yang
berbeda-beda. Hal ini dapat menjadi kendala apabila data tersebut harus
diinput secara manual satu persatu sehingga tidak efisien dan memerlukan
waktu yang lama. Untuk dapat mempermudah pekerjaan surat menyurat
tersebut, kita dapat memanfaatkan salah satu fitur dari Microsoft Word
yaitu Mail Merge.
Pada kesempatan kali ini kami akan membahas cara pembuatan
surat dengan menggunakan Mail Merge.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian mail merge ?
2. Jelaskan langkah-langkah pembuatan mail merge ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian mail merge sebenarnya.
2. Untuk mengetahui langkah-langkah pembuatan mail merge.
D. Manfaat
Dari penggunaan mail merge ini apabila anda ingin membuat sertifikat
atau surat undangan, apabila tamu yang di undang sedikit, tentunya kita
dapat membuat undangan satu persatu, apabila tamu undangan yang ingin
di undang itu jumlahnya ribuan orang, aplikasi yang cepat dan tepat dapat
di menggunakan mail merge. Kita hanya cukup membuat satu document
utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi
rumus-rumus perhitungan. Inilan peran utama dari mail merge selain di
gunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat
di gunakankan untuk membuat:
1. Surat undangan rapat
2. Surat penawaran barang
3. Surat pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Membuat surat bisnis
6. Proposal
7. Surat keterangan dalam bidang pendidikan dll.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Mail Merge

Mail merge atau Surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word
untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber
surat. Secara teknis, di butuhkan 2 buah file untuk mengolahnya, yang
pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat
tersebut di kirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file
tersebut di gabungkan. Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft
Word mempunyai beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah
untuk menghubungkan data document pada Word dengan data document
yang ada di Excel.
Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang di tulis dalam
bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para
“Penerima surat” (Recipients) atau databasenya, yang nantinya akan di
tempatkan pada tulisan di document word sebgai alat surat, di mana
tulisannya tadi berfungsi sebagai “Format surat”-nya (Latters).
Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu :
a. Main Document / Dokumen Utama
Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari
surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada
dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang
akan dikirimkan
b. Data Source / Sumber Data
Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen
utama. Data Source berasal dari
Microsoft Office Outlook Contact List
Microsoft Office Excel Worksheets
Microsoft Office Word Tables
Microsoft Office Access Database tables
B. Langkah-langkah pembuatan surat masal ( Mail Merge)
1. Membuat Dokumen Utama
Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen
Utama, yaitu :
 1) Buka Program Microsoft Word 2010
2) Klik Tab Maillings.

3) Klik tanda Panah Start Mail merge, Kemudian pilih Letters

4) Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan rapat

5)Simpan dengan Nama SuratUndangan.docx

2. Membuat Data Source
Data Source Dalam Format Excel
Untuk membuat data source dalam format excel, langkah – langkah
yang harus dilakukan yaitu :
1) Buka Ms Excel 2010.
2) Ketik data berikut dalam worksheet

3) Kemudian simpan dengan nama dataundangan.xlsx

3. Membuat Mail Merge

Mail Merge dengan Data Source Excel
1) Buka File SuratUndangan.docx.
2) Klik Tab Maillings.

3) Klik tanda panah bawah pada Select recipients, kemudian pilih

Use Existing List
4) Cari dan pilih file dataundangan.xlsx yang telah dibuat
sebelumnya kemudian open

5) Akan muncul kotak dialog, pilih sheet1$ dan pastikan

tanda ceklis tertera pada first row of data contains
column headers, kemudian pilih ok.

6) Untuk melakukan Merging, pilih posisi yang ingin

diinsertkan data mergingnya, sebagai contoh letakan
kursor ke bagian <nama> pada dokumen utama, hapus
bagian tersebut kemudian pilih Tab mailling,
kemudian pilih insert merge Field dan pilih nama
7) Lakukan langkah ke 6 dan sisipkan alamat dan kota,
sehingga hasilnya dapat dilihat sebagai berikut

8) Untuk Melihat hasilnya, pada tab Mailling pilih Preview Result

9) Untuk Mencetak hasil Mergingnya, pada tab Mailling pilih Finish

& Merge
10) Pada Pilihan Finish & Merge pilih print Documents

11)Setelah itu akan muncul kotak dialog dan beberapa

tombol pilihan. Adapun tombol pilihan tersebut yaitu :

a. All digunakan untuk menggabung atau mencetak seluruh record

yang ada
b. Current Record digunakan untuk menggabung atau mencetak
data khusus record atau data yang aktif dan sedang dipilih.
c. From… To.... digunakan untuk menggabung atau mencetak
data tertentu mulai dari (From) dan sampai dengan (To)
12)Jika ingin menyunting dokumen hasil mail merge terlebih dahulu
maka pada pilihan finish & merge, pilih edit individual
documents, nantinya akan terbentuk dokumen baru dengan nama
letter1
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Mail merge atau Surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk
mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.
Secara teknis, di butuhkan 2 buah file untuk mengolahnya, yang pertama
adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut
di kirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut di
gabungkan.

B. Saran
1. Bagi masyarakat, diharapkan agar lebih sadar betapa pentingnya
teknologi serta dapat memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
 DAFTAR PUSTAKA

Http://belajar-computer-mu.com/cara-menggunakan-mail-merge-pada-microsoft-
word/.

Susanto, R. (2016, October 9). Modul OA (Bab 1-3). Repository UNIKOM.

Retrieved November 7, 2022, from https://repository.unikom.ac.id/50155/

W, N. (2017). Mail merge - repository.unikom.ac.id. Retrieved November 7,

2022, from https://repository.unikom.ac.id/52796/1/Mail%20Merge.pdf