“Mail Merge”

Disusun oleh kelompok

1. Widya Kristi
2. Rara Maharani
3. Desi Annisa putri
1. Apa itu Mail Merge ?

Mail merge adalah fitur yang dapat Anda gunakan, untuk membuat
surat atau dokumen tertentu dalam jumlah yang banyak dengan
menggunakan format yang sama. Dengan fitur ini, kita akan
menghemat banyak waktu untuk mengirimkan pesan atau email, ke
banyak penerima dalam satu waktu sekaligus.
 Mail Merge adalah salah satu fitur pada Microsoft Word yang dapat digunakan untuk membuat
surat, undangan, atau dokumen dalam waktu yang lebih cepat. Dengan fitur ini, aktivitas
pengiriman undangan akan menjadi lebih ringkas karena kita tidak perlu membuatnya satu
persatu untuk setiap penerima.

 Tidak hanya undangan, mail merge juga dapat digunakan untuk memudahkan anda dalam
membuat dokumen lain seperti newsletter, invoice tagihan, katalog, sertifikat, dll. Untuk
membuat mail merge diperlukan minimal 2 buah dokumen, yaitu main dokumen dan dokumen
data. Main dokumen adalah domain utama yang berisi naskah atau informasi yang akan anda
kirimkan.

 Sedangkan dokumen data adalah dokumen yang berisi informasi data pendukung seperti nama
penerima, alamat penerima, list akun email yang akan menerima data yang anda kirimkan.
Dokumen data bisa menggunakan file berformat xls atau csv.
2. Manfaat dan fungsi mail merge
 Membuat Dokumen yang Isinya Sama
 Sudah diketahui bahwa mail merge memang berfungsi untuk membuat dokumen yang
isinya sama dalam jumlah banyak, karena akan dikirim pada banyak tujuan.

 Mengirim Ke Banyak Penerima Secara Cepat

 Dengan adanya mail merge, maka selain membuatnya Anda juga bisa mengirim massal
ke banyak tujuan dalam waktu yang relatif cepat.

 Dapat Membuat Selain Surat

 Fungsi lainnya bukan hanya bisa bermanfaat untuk membuat surat, tapi Anda juga bisa
membuat sertifikat, amplop, proposal, surat penawaran barang dengan cara yang sama
dan banyak lagi jenis lainnya.


3. Peran Mail Merge Pada Aplikasi Word

Perlu diketahui, mail merge sangat bermanfaat dan mempunyai peran sendiri
terhadap microsift office. Fungsi dari fasilitas mail merge pada microsoft word
adalah ada beberapa poin penting, diantaranya adalah mempermudah pekerjaan
membuat dokumen data pada aplikasi microsoft word
4. Cara membuat Mail Merge
Jika sudah mengetahui definisi dan fungsinya, tentu setelah itu adalah cara membuatnya.
Dimana cara membuat mail merge sebenarnya tidak sulit. Yaitu, dengan cara

 Siapkan Dokumen
Hal yang pertama tentunya kita harus menyiapkan dokumennya terlebih dulu, yaitu
dokumen yang akan dibuat dalam bentuk apa beserta tujuannya secara lengkap.
Dokumen utama juga sudah harus dilengkapi dengan data pendukung.

 Buat Dengan Microsoft Word

Setelah data dan dokumen yang akan dibuat siap, maka kita bisa memulai dengan
menggunakan dan membuka aplikasi word. Caranya:
 Buat Kerangka surat atau undangannya
 Buka dokumen yang sudah Anda buat dan akses ke menu mailing
 Klik drop down pada start mail merge dan pilih step by step mail merge wizard
 Akan muncul jendela mail merge, dan pilih tipe dokumen yang akan dipakai
 Setelah muncul jendela pemilihan dokumen, pilih ‘use current document’.
 Memilih dokumen data yang berisi data informasi penerima dokumen
 Klik browse untuk memilih dokumen data yang digunakan.
 Muncul data yang ada di dokumen, maka klik Ok jika sudah sesuai
 Klik next untuk melanjutkan penulisan dan pengiriman dokumen
 Edit dokumen, yaitu pengisian nama dan alamat penerima
 Pilih field yang sesuai dengan yang diinput, pada saat muncul list field
 Akan muncul karakter tambahan jika field sudah diisi
 Jika input field merge selesai, klik next
 Lakukan preview pada setiap dokumen untuk mengecek kesalahan
 Klik completed untuk menyelesaikan proses mail merge jika sudah selesai
 Lakukan proses pengiriman email dokumen dengan mengklik ‘finish and merge’
dilanjutkan dengan klik ‘send email message’
 Pilih field yang berisi daftar akun email, isi subjek email dan klik ok untuk
mengirim
Terimakasih