PENGGUNAAN MAIL MERGE DI MICROSOFT WORD

Disusun Oleh Kelompok: 3

V/A

1. Ai Nur Kholifah : 1162020014

2. Alby Ali Akbar Elyana : 1162020021
3. Ali Arifa : 1162020023

A. Pendahuluan
Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah
kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan
nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk
berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX,
OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office
System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk
mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis,
dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat
sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada
proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa
fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen
pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya
adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi
sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang
nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat,
dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters).

1
 B. Pembahasan Materi
Microsoft Word memberikan cara baru yang lebih memudahkan user-nya
untuk membuka sumber data (data source) dengan membuat format surat, label surat,
amplop, dan sebagainya. Hal itu ada dalam fitur yang bernama Mail Merge.
Surat-surat yang dikirim oleh perseorangan, organisasi ataupun perusahaan
merupakan pembawa pesan perseorangan, organisasi atau perusahaan tersebut.
Karena itu surat harus dibuat dengan teknik yang baik dan mengikuti kaidah-kaidah
yang umum berlaku agar efektif dan mudah dimengerti.
Ada kalanya surat yang dibuat oleh perseorangan, organisasi ataupun
perusahaan itu dikirimkan kepada banyak penerima dengan isi yang sama. Misalnya
surat undangan, surat edaran, surat panggilan, atau surat pemberitahuan. Surat yang
demikian yang dikirimkan ke banyak orang itu disebut dengan surat massal. Jika kita
membuat surat massal secara manual (misal mengcopy sebanyak jumlah calon
penerima, kemudian mengganti nama dan alamat penerima satu persatu tentunya akan
menghabiskan waktu yang cukup lama.1
Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word
untuk membuat surat massal seperti surat undangan, sertifikat seminar dan
sebagainya. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan
nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga
dapat dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.2
Dengan hadirnya Mail Merge ini sangat membantu pengguna komputer untuk
membuat surat edaran dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu
surat. Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template untuk
semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan dengan template surat.3
Dengan fasilitas Mail Merge, kita menggabungkan dua buah file. File pertama
merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang
akan dibuat. File kedua merupakan sumber data, berisi data alamat yang akan dikirim
surat. Dokumen utama/master dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan
fasilitas Tabel, atau menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

1. Dokumen Utama/Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

1
Wahana Komputer, Microsoft Office XP untuk Sekretaris Modern, Yogyakarta: Andi Publisher.
2
Kuswari Hernawati, Jurnal: “Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office 2007” (Yogyakarta: UNY, 2010)
3
http://megafebrianti51.blogspot.com/2017/12/mail-merge.html diakses pada Sabtu, 15 September 2018
pada 22:46

2
 2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing
penerima, misalnya nama dan alamat penerima.

Dalama melakukan Mail Merge ini dibagi ke dalam 5 tahap sebagai berikut:

1. Membuat dan Menyimpan Dokumen utama/Master Mail Merge

Adapun langkah dalam membuat atau menyimpan dokumen utama/master
mail merge adalah sebagai berikut:
a. Buka dokumen word dengan klik tombol New,

b. Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3
 c. Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama
file sesuai keinginan,

2. Membuat Data Source dengan Microsoft Word Menggunakan Fasilitas

Table
Adapun cara untuk membuat data source dengan Microsoft Word
menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut:

a. Klik Insert, Table

b. Buat Tabel dengan ukuran 3 kolom. Beri judul header : Nama, Instansi,
Judul Makalah. Isi table

c. Simpan tabel dengan nama Pemakalah atau sesuai keinginan.

4
3. Menggabungkan Dokumen Utama/Master dengan Source Data
Kemudian untuk menggabungkan file utama dengan file sumber data adalah
sebagai berikut:

a. Buka dokumen Utama/Master yang sudah dibuat.

b. Klik Mailings pada Menu Bar, lalu pilih Select Recipient, Use Exixting
List

c. Cari Sumber data atau tabel Pemakalah yang sudah dibuat sebelumnya

d. Klik Open

5
e. Perhatikan pada Ribbon Mailing, beberapa ikon yang semua abu-abu,
sekarang sudah berwarna biru (aktif)

4. Menyisipkan Data Source Ke Dalam Dokumen Utama/Master

a. Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat

menyisipkan field. Misalnya di samping teks Bpk/Ibu atau pada alamat
surat.

b. Klik tab Mailings

c. Klik tombol Insert Merge Field

6
d. Letakkan kursor di sebelah kanan teks Bpk/Ibu, Klik Insert Merge
Field, Nama

e. Letakkan kursor di sebelah kanan teks di , Klik Insert Merge Field,

Instansi

f. Letakkan kursor di sebelah kanan teks Judul , Klik Insert Merge

Field, Judul Makalah

7
g. Nama Field akan ditampilkan pada main dokumen utama surat mail
merge

h. Klik tab Mailings

i. Klik tombol Preview Results

j. Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan

8
 k. Klik pada panah untuk melihat isian pada record berikutnya

5. Menyimpan Dan Mencetak Mail Merge

a. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat

Ada 3 pilihan:
- All untuk mencetak semua surat
- Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif
- Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak
surat yang dipilih saja

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil

penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut
tertentu).

9
 Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman.
Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.4

C. Masalah-Masalah yang Ditemukan dalam Penggunaan Program

1. Lebih rumit dalam mengirimkan surat pada tahap awal karena banyak langkah-
langkah yang harus dilalui dibandingkan dengan membuat secara manual5
2. Agak rumit untuk digunakan, karena ada beberapa aspek yang dilakukan sebelum
surat itu terkirim6
3. Setiap pengcopyan file dengan cara menge-blok dokumen mail merge dalam hal
ini adalah surat undangan dan mem-paste-kannya di lembar baru, maka data
source tidak akan ikut ter-copy, sehingga pengguna pun harus menginput data-
data tersebut lagi agar mempunyai data source lagi. Oleh karena itu, untuk
menghindari terjadinya hal demikian, maka pengguna harus mengcopy file
dokumen tersebut tanpa harus mengcopy manual isi dokumen tersebut.7

D. Kesimpulan
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk
mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Mail Merge
sangat membantu dalam pembuatan surat yang banyak dengan isi yang sedikit
berbeda satu sama lain. Keuntungan lain dengan menggunakan Mail Merge adalah
data orang-orang yang kita undang tersimpan dalam satu database, dimana data
tersebut dapat dipergunakan lagi jika kita membutuhkannya. 8 Adapun kekurangannya
adalah lebih rumit dalam mengirimkan surat pada tahap awal, agak rumit untuk
digunakan, juga setiap pengcopyan file dengan cara menge-blok dokumen mail merge
data source tidak akan ikut ter-copy.

4
Kuswari Hernawati, Op.Cit
5
https://ajunkcolectionz.wordpress.com/2011/01/01/mail-merge-microsoft-office-2010/ diakses pada hari
Sabtu, 15 September 2018 pukul 22:57
6
http://megafebrianti51.blogspot.com/2017/12/mail-merge.html, Op.Cit
7
http://agusfuadku.blogspot.com/2011/07/ms-word-mail-merge.html diakses pada hari Sabtu, 15 September
2018 pukul 23:00
8
http://ekarnikompi.blogspot.com/2017/04/v-behaviorurldefaultvmlo.html diakses pada hari Sabtu, 15
September 2018 pukul 09:14

10
E. Daftar Referensi

Hernawati, Kuswari. 2010. Jurnal: Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office
2007. Yogyakarta.

http://agusfuadku.blogspot.com/2011/07/ms-word-mail-merge.html

http://ekarnikompi.blogspot.com/2017/04/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://megafebrianti51.blogspot.com/2017/12/mail-merge.html

https://ajunkcolectionz.wordpress.com/2011/01/01/mail-merge-microsoft-office-2010/

Komputer, Wahana. 2005. Microsoft Office 2007 untuk Sekretaris Modern.

Yogyakarta: Andi Publisher.

11