OPTIMALISASI PEMANFAATAN

MICROSOFT OFFICE
ASHARI GUMELAR

PENGELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

DISKOMINFO, STATISTIK DAN PERSANDIAN
KABUPATEN PANGANDARAN
 MICROSOFT OFFICE
Microsoft Office adalah perangkat lunak paket aplikasi
perkantoran buatan Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di
bawah sistem operasi Windows dan Mac OS X.

MICROSOFT WORD
Perangkat lunak pengolah kata atau word processing adalah program yang di-
gunakan untuk mengolah dokumen berupa teks misalnya surat, kertas kerja,
brosur, kartu nama, buku, jurnal, dan lain-lain.

MICROSOFT EXCEL
Perangkat lunak yang berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang
terdiri dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah. Jumlah Sel Microsoft Excel
terdiri dari 1.048.576 Baris dan 16.384 Kolom atau 17.179.869.184 Sel.

MICROSOFT POWER POINT

Microsoft PowerPoint adalah software yang dipakai untuk merancang bahan presentasi dalam
bentuk slide.
MAIL MERGE
Menggabungkan Surat
Mail Merge

Pengertian
Mail Merge adalah suatu alat/tools didalam Ms. Word
yang digunakan untuk menangani masalah surat menyu-
rat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagi-
han, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembu-
atan dokumen lainnya yang dapat dikirim ke beberapa
penerima/tujuan. Bisa diartikan sebagai penggabungan
dua dokumen menjadi satu dokumen.
Mail Merge

Keuntungan

Memudahkan pembuat surat/dokumen karena

01 hanya membuat 1 jenis surat/dokumen saja.

Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan den-

02 gan pembuatan surat satu persatu.

03 Halaman dokumen lebih sedikit.

Mail Merge

Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu:

1. Surat atau Letter

2. Label Surat atau Maling label
3. Amplop atau Envelope
4. Direktori atau Directories

Hal penting yang harus diperhatikan!

 Main Document atau Dokumen Utama
Dokumen inti/dokumen utama yang tidak berubah/tetap dari surat/dokumen yang dibuat. Apabila
diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan sebagai format
dasar dari dokumen tersebut
 Data Source atau Sumber Data
Sumber data yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen utama (Merge)
Mail Merge

Jenis Data Source

1
Microsoft Office Outlook Contact List
2
Microsoft Office Excel Worksheets
3
Microsoft Office Word Data Tables
4
Microsoft Office Access Database Tables
Mail Merge

Mail Merge dengan data source excel

1. Klik Tab Maillings.

2. Klik tanda panah bawah pada Select recipients, kemudian pilih Use Existing List
Mail Merge

3. Cari dan pilih file excel yang telah dibuat sebelumnya kemudian open.
Mail Merge

4. Akan muncul kotak dialog, pilih sheet1$ atau sesuaikan dengan nama sheet pada dokumen
excel dan pastikan tanda ceklis tertera pada first row of data contains column headers,
kemudian pilih ok.
Mail Merge

5. Untuk melakukan Merging, pilih posisi yang ingin diinsertkan data mergingnya, sebagai contoh
letakan kursor ke bagian Nama sehingga hasilnya menjadi <<Nama>> dan lanjutkan untuk data
yang lainnya.
Mail Merge

6. Klik tab Preview Results untuk melihat hasilnya

Mail Merge

7. Klik tab Next Record untuk melihat data selanjutnya.

Mail Merge

8. Klik tab Finis and Merge dan klik Print Documents kemudian klik ok.
TERIMA KASIH

asharigumelar@pangandarankab.go.id

@asharigumelar