Pendampingan Desa Digital

1
Pendampingan Desa Digital

MATERI VIRTUAL MEETING

A. Pengertian Virtual Meeting

Saat pandemi covid-19 melanda seluruh belahan dunia, termasuk Indonesia,

kegiatan berkumpul dalam hal bekerja maupun bersosialisai menjadi sangat
terhambat. Tetapi dengan adanya perkembangan teknologi, hal tersebut tidak
menjadi halangan. Semula, kegiatan bekerja yang seharusnya tatap muka, berganti
menjadi tatap maya/daring dengan metode virtual meeting.

virtual meeting adalah sebuah kegiatan dimana semua peserta dari berbagai lokasi
bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan
sebuah media seperti teleconference atau video conference.

B. Software Virtual Meeting

Seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan virtual meeting, perusahaan yang

bergerak dalam bidang teknologi informasi berlomba lomba untuk membuat
perangkat lunak untuk mengakomodasi kebutuhan virtual meeting.

Masing-masing perusahaan mendesain produknya sedemikian rupa untuk menarik

konsumen agar menggunakan produknya. Saat ini, beragam perangkat lunak dapat
menjadi pilihan pengguna virtual meeting , tentunya dengan segala kelebihan dan
kekurangannya.

Dengan banyaknya jenis-jenis perangkat lunak virtual meeting, user dapat

menentukan perangkat lunak mana yang sesuai dengan kebutuhannya. Perangkat
lunak virtual meeting ada yang bisa didapatkan secara gratis, maupun berbayar.
Biasanya, perangkat lunak gratis membatasi user dalam menggunakan fitur-fitur
pada perangkat lunak tersebut, seperti terbatasnya jumlah peserta, durasi video
conference, maupun fitur-fitur lainnya.

Berikut adalah perangkat lunak yang dapat menjadi pilihan untuk dipergunakan
dalam kegiatan virtual meeting:

1
Pendampingan Desa Digital

1. Google Meet

Google Meet merupakan salah satu produk buatan Google yang merupakan
layanan komunikasi video yang dikembangkan oleh Google.
Penggunaan Google Meet terbilang sangat mudah untuk digunakan melalui media
apapun. Google meet dapat digunakan menggunakan PC atau dekstop, dan
perangkat seluler. Sehingga penggunaan Google Meet juga terbilang fleksibel dan
sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi Google Meet juga tersedia gratis meskipun
dengan sejumlah batasan, diantaranya:
a. Durasi satu kali rapat 1 jam
b. Peserta rapat maksimal 100 akun
c. Tidak dapat merekam virtual meeting

Meskipun dengan keterbatasan seperti disebutkan diatas, para pengguna dapat

menggunakan fitur-fitur seperti:

a. Share Screen
b. Whiteboard
c. Chatting
d. Jadwal meeting yang terintegrasi dengan akun google

2. Skype

Skype adalah sebuah program komunikasi milik Microsoft yang dapat diunduh dan
digunakan secara gratis. Karena dapat dijalankan di ponsel dan PC, program ini
membantu menghubungkan antar orang-orang terdekat, baik keluarga maupun
rekan kerja, di mana pun dan kapan pun.

2
Pendampingan Desa Digital
Walaupun gratis, Skype menawarkan beragam mode komunikasi, mulai dari
berkirim pesan teks hingga melakukan panggilan suara dan video dengan jumlah
peserta hingga 50 orang.
Skype sendiri merupakan salah satu pionir di dunia tatap muka virtual.

3. Cisco Webex

Cisco Webex adalah sebuah perusahaan asal Amerika Serikat yang

mengembangkan dan menjual aplikasi konferensi web dan konferensi video.
Perusahaan ini dibentuk pada tahun 2007, setelah Cisco Systems mengakuisisi
Webex.
Cisco Webex merupakan alat komunikasi Video Conference berbasis interface
web yang memungkinkan komunikasi berjalan dengan menggunakan perangkat
personal dan mobile seperti Smartphone, PC, Laptop, Notebook, dan PC tablet
selama masih ada dalam jangkauan jaringan internet.
Cisco webex dapat digunakan secara gratis, akan tetapi dibatasi durasi meeting
yang hanya 40 menit saja.

4. Zoom

Zoom adalah perangkat lunak virtual meeting yang banyak digunakan semasa
pandemi covid19. Zoom dirilis pada Januari 2013. Selain melalui aplikasi, Zoom
juga dapat diakses melalui website, baik untuk OS Mac, Windows, Linux, iOS, dan
Android.
Zoom dapat digunakan secara gratis dengan fitur-fitur diantaranya:
a. Dapat melakukan meeting hingga 100 partisipan
b. Durasi meeting 40 menit
c. Kualitas suara dan gambar HD
3
Pendampingan Desa Digital
d. Screen sharing
e. Akses ke virtual background
f. Menjadwalkan hingga merekam keseluruhan meeting
g. Membagi partisipan menjadi beberapa “ruangan” dengan fitur Breakout Rooms
C. Memilih Perangkat Lunak Virtual Meeting

Masih banyak pilihan perangkat lunak virtual meeting selain yang disebutkan diatas.
Dengan banyaknya pilihan perangkat lunak, user dapat menentukan perangkat lunak
apa yang akan digunakan dengan berbagai pertimbangan, diantaranya:

1. Sesuaikan perangkat lunak dengan yang umum digunakan oleh lawan bicara.
Penyesuaian ini sangat penting agar user yang yang menjadi lawan bicara
tidak kesulitan untuk mengoperasikan perangkat lunak virtual meetingnya.
Meskipun pada dasarnya semua perangkat lunak di desain user friendly, bagi
sebagian orang awam, perangkat lunak yang baru digunakan kadang
membutuhkan penyesuaian terlebih dahulu.
Hal ini akan menghambat jalannya virtual meeting, karena user harus mencari
fitur-fitur yang akan digunakan pada saat virtual meeting sedang berlansung
2. Sesuaikan dengan anggaran yang dimiliki.
Meskipun sebagian besar perangkat lunak virtual meeting tersedia secara
gratis, akan tetapi untuk menggunakan fitur-fitur tertentu harus mengeluarkan
biaya untuk mengupgrade layanan.
Pada layanan gratis biasanya dibatasi terkait jumlah akun dan durasi meeting,
apabila membutuhkan fitur yang lebih dari layanan gratis, pilihlah perangkat
lunak yang sesuai dengan anggaran yang dimiliki, serta kemudahan untuk
mendapatkan lisensi berbayarnya.
3. Sesuaikan dengan perangkat keras dan koneksi yang dimiliki.
Dalam virtual meeting, transmisi yang berlangsung merupakan audio dan
video. Transmisi audio dan video membutuhkan bandwith internet yang cukup
besar. Dan pemrosesan audio dan video juga membutuhkan perangkat keras
yang memadai.
Meskipun begitu, para pengembang perangkat lunak virtual meeting telah
mendesain software nya sedemikian rupa agar menghemat bandwith serta
meminimalisir kinerja perangkat keras.
Maka dari itu, pilihlah software virtual meeting yang dapat berjalan maksimal
meski dengan bandwith dan perangkat keras yang terbatas.
4
Pendampingan Desa Digital

D. Seputar Software Zoom

Zoom merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak digunakan untuk
kebutuhan virtual meeting semenjak pandemi Covid-19 melanda. Kemudahan
menggunakan fitur-ffitur virtual meeting menjadi salah satu kenapa zoom banyak
dipilih oleh user.

Dengan layanan Basic atau gratis, seorang user dapat menyelenggarakan virtual
meeting dengan fitur yang memadai. Seperti, merekam virtual meeting, share
screen, kualitas gambar HD, virtual background, dan lain-lain. Meskipun dengan
keterbatasan jumlah akun yang hanya 100 dan durasi meeting selama 40 menit
dalam satu kali meeting.

1. Peralatan Yang Dibutuhkan Untuk Melakukan Virtual Meeting

Untuk melakukan virtual meeting, baik sebagai partisipan maupun host, user
dapat menggunakan perangkat komputer, laptop, gadget yang sudah memiliki:
a. Speaker sebagai alat output audio
b. Layar sebagai alat output visual
c. Microphone sebagai alat input audio
d. Kamera sebagai alat input visual

Dalam kondisi tertentu, misalkan dalam satu akun meeting yang menghadiri
dalam satu tempat terdapat banyak orang, disarankan user melakukan
penambahan kekuatan speaker, ukuran layar, mobilisasi microphone, dan sudut
kamera yang lebih luas.

Dalam kondisi tersebut, perangkat yang harus disiapkan oleh user diantaranya:

a. Komputer desktop maupun laptop

b. Speaker aktif maupun speaker pasif dengan mixer dan power
c. Microphone kabel maupun wireless
d. Kamera (webcam, camcorder, DSLR)
Dalam hal penggunaan kamera camcorder dan DSLR, memungkinkan
melakukan penambahan alat maupun perangkat lunak.
e. Proyektor, video wall, monitor atau TV

5
Pendampingan Desa Digital
2. Menggunakan Software Zoom
Zoom dapat digunakan oleh user setelah terlebih dahulu melakukan pendaftaran
akun baru. Berikut cara daftar akun zoom baru:
a. Kunjungi zoom.us, lalu klik tombol Sign Up

b. Isi kolom email dengan email aktif, lalu cek email dari Zoom di kotak masuk
email yang telah didaftarkan

c. Klik ”Activate Account” hingga diarahkan ke browser untuk membuat password

baru.

6
Pendampingan Desa Digital
d. Jika password sudah dibuat, maka akun sudah dapat digunakan dengan cara
Sign In di website zoom.us.
Pada halaman utama setelah login user dapat melakukan penjadwalan virtual
meeting, data meeting yang telah dilakukan, pengaturan profil user, melihat
rekaman meeting, dan lain-lain.

Untuk kemudahan dalam menggunakan software, zoom dapat digunakan

langsung di browser maupun diinstal pada perangkat komputer, dan ponsel.
Pendaftaran akun hanya dilakukan oleh user yang akan menjadi host virtual
meeting. Karena pada aplikasi zoom memungkinkan user yang tidak mempunyai
akun untuk dapat mengikuti/join suatu meeting. Walaupun pada kondisi
pengaturan tertentu ada meeting yang mengharuskan pesertanya memliki akun
zoom.
Setelah memiliki akun dan akan memulai virtual meeting, seorang host yang telah
memiliki akun dapat memulai virtual meeting, adapun langkah-langkahnya:
a. Buka aplikasi Zoom
b. Sign in/login ke aplikasi dengan mengisi user dan password

7
Pendampingan Desa Digital

c. Klik new meeting untuk memulai virtual meeting pada saat itu, atau klik
schedule untuk menjadwalkan meeting pada waktu yang akan datang.

d. Bagikan link atau ID dan password meeting ke pihak yang akan melakukan
join meeting dengan klik Copy Invitation

8
Pendampingan Desa Digital

e. Setelah link atau ID dan password dibagikan, tunggu sampai peserta meeting
melakukan join, dan meeting berlangsung.

Peserta virtual meeting dapat melakukan join ke suatu meeting dengan

memasukkan id dan passcode yang telah diberikan oleh host, adapun langkah-
langkahnya:

a. Buka aplikasi zoom kemudian klik “Join a Meeting”

b. Masukkan id, nama peserta (nama yang akan ditampilkan pada peserta
zoom), kemudian masukkan passcode, atau klik link yang tersedia.

9
Pendampingan Desa Digital

c. Tunggu sampai masuk ke virtual meeting atau diijinkan masuk oleh host ke
virtual meeting.

3. Fitur-Fitur Pada Software Zoom

Pada layanan gratis, zoom memiliki fitur-fitur yang memadai untuk melakukan
virtual meeting, diantaranya:
a. Rekam Virtual Meeting
Fitur ini berguna untuk menyimpan aktifitas virtual meeting berupa audio dan
video serta chat yang berlangsung selama virtual meeting dilakukan.
Perekaman dapat disimpan di cloud (server zoom) maupun secara lokal di
komputer.
Perekaman dapat dilakukan oleh host dan peserta yang telah diberi izin oleh
host. Perekaman dilakukan dengan mengklik tombol record kemudian memilih
lokasi penyimpanan rekaman lokasl pada penyimpanan komputer maupun di
server zoom.

Kelebihan menyimpan rekaman di penyimpanan lokal diantaranya, file

langsung tersimpan di harddisk komputer dan dapat langsung dipergunakan
tanpa proses download.
Adapun kelemahannya file harus di convert terlebih dahulu sesaat setelah
virtual meeting selesai. Proses convert ini memakan waktu relatif lama
tergantung durasi meeting yang direkam dan spesifikasi komputer. Selain itu,
10
Pendampingan Desa Digital
file harus di upload terlebih dahulu apabila akan dibagikan ke pihak yang
membutuhkan maupun di gandakan melalui media penyimpanan lain seperti
flashdisk, harddisk external, dan lain-lain.
Sedangkan kelebihan menyimpan rekaman di server zoom adalah, tidak
melalui proses convert video sesaat setelah meeting selesai. Hasil rekaman
dapat langsung dibagikan ke pihak yang membutuhkan dengan cara
memberikan link untuk selanjutnya dilakukan download.
Adapun kelemahannya, kapasitas penyimpanan server zoom terbatas,
sehingga apabila sudah penuh, tidak dapat melakukan perekaman yang
tersimpan di server zoom.
b. Share Screen
Share screen adalah fitur yang memungkinkan host, atau peserta yang telah
diijinkan oleh host melakukan berbagi tampilan screen, audio, dan audio
video.
Cara melakukan share screen adalah dengan mengklik tombol share screen
di deretan bawah. Kemudian akan muncul pilihan seperti terlihat di gambar.

Gambar diatas menampilkan jendela mana saja yang memungkinkan untuk

dilakukan share screen.
1) Pilihan screen untuk melakukan berbagi tampilan keseluruhan layar yang
dibuka.
2) Pilihan Whiteboard untuk menampilkan fitur whiteboard.
3) Pilihan deretan dibawah adalah aplikasi yang terbuka pada saat itu.
Dengan meilih salah satu tampilan aplikasi, maka yang muncul hanyalah
aplikasi tersebut meskipun di layar membuka aplikasi yang lain.

11
Pendampingan Desa Digital
4) Dalam menampilkan video yang ada audionya, klik share sound agar
peserta virtual meeting dapat mendengar audio dari video tersebut.
c. Break Out Room
Break out room adalah salah satu fitur dari zoom yang memungkinkan agar
peserta meeting dibagi ke beberapa room, dimana pada masing-masing room
tersebut dapat diisi oleh beberapa akun.
Adapun cara untuk melakukan break out adalah:
1) Pastikan pengaturan di website zoom breakout telah diaktifkan
2) Klik Breakout Rooms di deretan fitur dibawah video

3) Masukkan jumlah room yang dikehendaki

4) Kemudian pilih salah satu metode pemindahan user (otomatis, manual,
dan pemilihan sendiri oleh user)
d. Virtual Background
Virtual Background adalah salah satu fitur dari zoom yang memungkinkan
peserta virtual meeting menggunakan gambar maupun video sebagai latar
belakang dari peserta virtual meeting.
Adapun cara untuk menambahkan virtual background adalah:
1) Klik tombol (^) disamping lambang video
2) Pada sebelah kiri, klik virtual background
3) Pilih salah satu virtual bakcground yang tersedia

12
Pendampingan Desa Digital
4) Atau bisa menambahkan virtual background yang baru dengan mengklik
lambang (+) kemudian memilih file yang akan dijadikan virtual
background.
Demikian fitur-fitur yang dapat digunakan oleh user dengan lisensi basic/gratis.
Akan tetapi masih ada pembatasan dalam hal jumlah user sebanyak 100 akun
dalam satu kali meeting dan durasi waktu yang hanya 40 menit. Apabila
menghendaki jumlah akun diatas 100 dan durasi waktu meeting lebih lama, user
dapat melakukan upgrade layanan dengan membeli lisensi. Salah satu fitur yang
dapat dinikmati oleh user dengan lisensi berbayar diantarnya, jumlah partisipan
dalam satu kali meeting bisa mencapai 300, 500, dan 1.000 partisipan. Dengan
durasi waktu 24 jam dalam satu kali meeting.
Selain itu, user juga dapat menyiarkan virtual meeting ke platform yang lain
seperti youtube dan facebook dengan terlebih dahulu mengaktifkan fitur tersebut
di pengaturan.

4. Mendapatkan Lisensi Zoom

Bagi user yang menginginkan fitur lebih dari layanan gratis/basic, user dapat
melakukan upgrade layanan dengan membeli lisensi dengan cara langsung di
website zoom menggunakan metode pembayaran kartu kredit dan paypal.
Apabila user tidak memiliki kartu kredit dan akun paypal, user dapat melakukan
pembelian lisensi ke penjual lisensi melalui marketplace, medsos, maupun
website penjual.
Apabila memilih untuk melakukan pembelian pada penjual diluar official zoom,
pastikan membeli di penjual terpercaya dengan melihat histori transaksi dan
testimoni dari para customernya.

13