TELECONFERENCE

Pengertian Rapat Teleconference

Teleconference atau teleseminar adalah komunikasi langsung yang dilakukan
beberapa orang dari jarak jauh terhubung melalui sistem telekomunikasi. Teleconference
merupakan pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih melalui telepon atau
koneksi jaringan. Pertemuan ini menggunakan audio-video yang memungkinkan peserta
konferensi dapat saling melihat dan mendengar selayaknya pertemuan biasa atau rapat.
Di Indonesia terdapat berbagai layanan teleconference melalui seluler yang dapat
menahan panggilan hingga 30 penelpon dalam satu konferensi, jumlah peserta dapat
diatur dan disesuaikan dengan keinginan penyelenggara.

Tujuan Teleconference
Tujuan utama banyak orang melakukan teleconference adalah menghemat waktu
dan uang. Pasalnya orang yang berada ditempat berbeda tetap bisa melakukan pertemuan.
Jadi mereka tidak perlu mengunjungi tempat tertentu yang tentu akan menyita waktu dan
uang untuk transport.
Selain itu, tujuan lainnya dilakukan adalah
• Melakukan komunikasi jarak jauh antara dua orang atau lebih lebih efektif
• Berbagi informasi atau mungkin sebanyak yang diperlukan
• Berdiskusi mengenai suatu topik pembicaran secara langsung melalui audio-virtual
• Tidak perlu bertemu langsung sehingga menghemat waktu dan uang.

Jenis – Jenis Teleconference

Apabila dilihat dari media yang digunakan, setidaknya ada 4 jenis teleconference
yang banyak digunakan seperti berikut:
1. Audio Teleconference
Teleconference jenis ini hanya
menganalkan suara. Artinya
peserta yang terlibat
berkomunikasi melalui pesan
suara atau telepon. Topik yang
akan dibicarakan biasanya
telah didiskusikan terlebih
dahulu.

1|P ag e http://www.mrdaykdr.blogspot.com Modul Teknologi Perkantoran | 2022

2. Audio-Graphic Teleconference
Audio Graphic merupakan perkembangan jenis teleconference sebelumnya.
Perbedaannya apabila jenis sebelumnya hanya mengandalkan suara, audio graphic juga
didukung informasi visual seperti gambar, diagram, atau dokumen yang dikirimkan
selama sesi berlangsung.

3. Computer Teleconference
Sesuai namanya, jenis teleconference ketiga ini lebih banyak menggunakan perangkat
komputer untuk mengirimkan email atau platform khusus lainnya untuk berinteraksi
dengan semua peserta.

4. Video Teleconference
Terakhir jenis teleconference yang banyak
digunakan adalah video. Pasalnya jenis ini
banyak dipilih karena bisa interaksi langsung
tatap muka secara virtual.

5. Web Conference atau webnars

yaitu fasilitas telekonference interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran
data) lebih lengkap dan dapat berkumunikasi secara simultan menggunakan teks, suara,
video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

Peralatan Teleconference
1. Perangkat atau Device, dapat menggunakan tablet, smartphone atau komputer
2. Perangkat Lunak (Software), paling umum digunakan adalah aplikasi VMEET pada
komputer anda. Atau menggunakan aplikasi Skype, Zoom, WhatsApp yang bisa
digunakan melalui komputer, tablet maupun smartphone.
3. Koneksi Internet bisa anda dapatkan melalui LAN, modem, Wi-Fi atau hospot
maupun menggunakan paket data pada ponsel anda.
4. Peralatan pendukung audio, seperti speaker dan mikrofon diperlukan ketikan
melakukan konferensi dengan banyak orang untuk kelancaran dalam berkomunikasi.
5. Peralatan pendukung video, perlu di persiapan webcam apabila menggunakan PC
atau komputer agar bisa saling tatap muka dengan lawan bicara anda. Namun jika
menggunakan smartphone atau tablet anda cukup menggunakan kamera depan.

2|P ag e http://www.mrdaykdr.blogspot.com Modul Teknologi Perkantoran | 2022

Langkah-Langkah Menggunakan Teleconference
1. Siapkan perangkat seperti PC atau Laptop, Webcam, headset, Microfon, Proyektor,
Layar, handphone.
2. Pastikan perangkat lunak (VMEET, Skype, Zoom, WhatsApp, dll) sudah tersedia.
3. Sambungan koneksi Internet yang memadai.
4. Siapkan Akun untuk perangkat lunak.
5. Tentukan lawan teleconference anda dengan sesama pengguna perangkat lunak
6. Pastikan webcam, headset dan perangkat kompatibel dengan PC atau laptop.
7. Lakukan setting dan konfigurasi aplikasi, serta perhatikan menu yang digunakan.
8. Jika sudah terhubung anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara.

Kelebihan dan Kekurangan dari Teleconference

– Kelebihan Teleconference
Poin penting lainnya yang perlu diketahui adalah kelebihan atau manfaat teleconference
sebagai berikut:
• Menghemat waktu dan uang karena tetap bisa berinteraksi meski berjauhan
• Efektif menjangkau lebih banyak peserta dalam waktu bersamaan
• Meningkatkan kualitas komunikasi karena bukan hanya audio tapi juga bisa video
• Menciptakan pengalaman yang lebih menyenangkan
• Pilihan media komunikasi yang lebih bervariasi

– Kekurangan Teleconference
Selain manfaat teleconference juga memiliki kekurangan sebagai berikut:
• Sebagian alat teleconference sulit didapatkan
• Pengintalan susah dan perlu kehati-hatian
• Bergantung pada jaringan internet
• Membutuhkan lokasi yang besar untuk melakukan video conference

Contoh Alat yang Diperlukan untuk Melakukan Teleconference

Seiring berkembangnya jaman, banyak pilihan alat teleconference yang biasa
digunakan. Beberapa contoh alat teleconference populer adalah
1. WhatsApp
WhatsApp adalah aplikasi pesan instan populer di dunia. Aplikasi ini tidak hanya untuk
bertukar pesan, juga bisa digunakan untuk melakukan panggilan video hingga 8 orang.
Maka WhatsApp sangat cocok sebagai alat teleconference.

3|P ag e http://www.mrdaykdr.blogspot.com Modul Teknologi Perkantoran | 2022

 Khusus untuk bisnis, WhatsApp juga mengeluarkan produk khusus yakni WhatsApp
Business API. WA API memiliki fitur tambahan seperti chatbot, blast WA, multi
admin hingga centang hijau WhatsApp yang mendukung interaksi bisnis dengan
pelanggan lebih efisien.

2. Google Meet
Google Meet menjadi pilihan alat teleconference yang diminati. Pasalnya Google
Meets bisa melibatkan 250 orang sekaligus untuk berinteraksi via video. Bahkan
aplikasi ini juga mampu menyiarkan live streaming ke lebih dari 100 ribu penonton.
Selain itu, Google Meet memudahkan penggunanya untuk membagikan layar
presentasi saat interaksi berlangsung. Aplikasi juga terintegrasi dengan Google
Calendar yang akan mengirimkan notifikasi ketika rapat akan segera dimulai.

3. Zoom
Serupa dengan Google Meet, Zoom juga memiliki fungsi yang serupa. Aplikasi
teleconference ini memungkinkan 1000 penggunanya untuk berinteraksi melalui video
dari smartphone, laptop atau PC.
Kelebihan Zoom adalah memungkinkan penggunanya untuk merekam pembicaraan
meeting. Selain itu juga membagikan tampilan layar (screen share) ke semua anggota
tim lain yang bergabung. Termasuk untuk berbagi foto dan video dengan mudah berkat
dukungan Google Drive dan Dropbox.

4. Skype
Skype merupakan produk keluaran Microsoft yang bisa digunakan untuk panggilan
suara dan video. Namun aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh 50 orang dalam satu
kali panggilan.
Kelebihan Skype ini bisa melakukan panggilan suara berbayar ke nomor ponsel atau
nomor rumah. Penggunanya dapat berinteraksi secara personal maupun grup melalui
teks atau video call.

5. Slack
Slack adalah contoh aplikasi yang bisa digunakan untuk berkomunikasi antartopik
dalam grup. Aplikasi ini memungkinkan penggunanya untuk berbagi dokumen dan
melakukan konferensi video hingga 15 orang.

4|P ag e http://www.mrdaykdr.blogspot.com Modul Teknologi Perkantoran | 2022

 Aplikasi Slack bisa dihubungkan dengan aplikasi penyimpanan seperti Google Drive,
Dropbox hingga media sosial. Integrasi ini mempermudah dalam mengirimkan file atau
memonitoring kinerja tim.

Bagaimana Langkah-Langkah Menggunakan Teleconference yang Benar?

Teleconference merupakan aktivitas komunikasi pesan suara atau video dengan
memanfaatkan teknologi. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum mulai
melakukan telekonfrens adalah:
• Siapkan perangkat atau media yang akan digunakan seperti PC, headphone, laptop,
Webcam atau lainnya.
• Pastikan jaringan internet pada perangkat yang digunakan lancar tanpa gangguan.
• Instal atau buka aplikasi seprti WhatsApp, Zoom, Google Meet atau lainnya.
• Buat akun atau login pada aplikasi
• Ajak atau bagikan link meeting ke teman atau rekan untuk mulai berinteraksi
• Catat setiap poin penting saat rapat

Optimalkan Teleconference Anda dengan Teknologi yang Tepat!

Teleconference adalah metode pertemuan virtual yang melibatkan dua pihak atau
lebih berinteraksi melalui pesan teks, audio atau video. Metode ini banyak digunakan di
era digital saat ini karena dinilai lebih efisien baik dari segi waktu maupun uang.
Banyak pilihan alat teleconference yang bisa dipilih. Khusus untuk bisnis
disarankan untuk memilih aplikasi yang kontibel dengan kebutuhan mereka, misalnya
WhatsApp API yang bisa diintegrasikan dengan aplikasi CRM atau aplikasi telemarketing.
Tujuannya memudahkan mereka untuk mengelola dan meningkatkan penjualan mereka.
Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp
API dan aplikasi bisnis lainnya. Aplikasi CRM ini membantu bisnis untuk mengelola
hubungan pelanggan dengan otomatis. Dengan demikian, mendorong peningkatan
produktivitas serta penjualan bisnis.
Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3500+ perusahaan terkemuka di
Indonesia untuk mengembangkan usahannya. Bahkan Qontak juga telah tersertifikasi ISO
27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

5|P ag e http://www.mrdaykdr.blogspot.com Modul Teknologi Perkantoran | 2022

Hambatan Teleconference
Penggunaan program teleconference membutuhkan jaringan atau koneksi
internet, dalam hal ini pastinya terdapat sebuah kendala seperti jaringan buruk karena
faktor cuaca sehingga berpengaruh pada kegiatan teleconference menjadi lemot atau
putusnya sambungan. Sehingga mengakibatkan komunikasi menjadi tidak lancar.
Meskipun teleconference memiliki kelemahan dan hambatan tertentu, Namun
bagi beberapa perusahaan besar lebih nyaman dan efisien melakukan rapat jarak jauh
dengan menggunakan teleconference, Sebab ini sudah menjadi sebuah kebutuhan bagi
beberapa perusahaan yang memiliki anak cabang di berbagai kota maupun luar daerah
untuk tetap terkontrol dengan baik, serta cukup menghemat waktu, tenaga dan biaya
hanya untuk keperluan sebuah rapat. Apa lagi kegiatan rapat dilakukan secara mendesak
atau secara tiba-tiba, hal ini cukup membantu semua karyawan untuk tetap produktif
dalam bekerja, namun tetap lancar dalam memberikan informasi kepada pimpinan atau
kantor pusat.

6|P ag e http://www.mrdaykdr.blogspot.com Modul Teknologi Perkantoran | 2022