MAIL-MERGE : SATU KAEDAH UNTUK MEMUDAHKAN PENYEDIAAN SURAT Oleh :Zuraidah Bt Mat Harun

Institut Perakaunan Negara

Pengenalan Dalam melaksanakan tugas, kita tidak dapat lari dari menyediakan memo atau surat, sama ada kepada seorang penerima atau kepada beberapa penerima. Kadangkala surat yang dihantar mengandungi maklumat yang sama dan berbeza cuma pada nama dan alamat penerima sahaja. Adakah kita sedar bahawa cara kita menaip dan menyunting setiap surat yang banyak itu membazir masa kerana ada cara mudah yang tersedia dalam perisian yang kita gunakan? Kita boleh menggunakan perisian Microsoft Word untuk menyediakan surat dan menggunakan Microsoft Excel sebagai pangkalan data. Dengan kemudahan-kemudahan yang terdapat dalam aplikasi ini, kita dapat menjimatkan masa dalam menyediakan surat melalui kemudahan mail-merge. Definisi Mail Merge Perisian Microsoft Word mempunyai satu kemudahan untuk menyediakan surat yang sama untuk penerima yang ramai yang dinamakan mail merge. Contohnya, penyediaan Surat Tawaran Kursus untuk dihantar kepada 25 orang peserta yang bertugas di pelbagai jabatan. Berikut adalah petikan dalam Wikipedia yang menerangkan maksud mail merge : Mail merge is a software function describing the production of multiple (and potentially large numbers of) documents from a single template form and a structured data source. This helps to create personalized letters and pre-addressed envelopes or mailing labels for mass mailings from a word processing document which contains fixed text, which will be the same in each output document, and variables, which act as placeholders that are replaced by text from the data source. The data source is typically a spreadsheet or a database which has a field or column matching each variable in the template. When the mail merge is run, the word processing system creates an output document for each row in the database, using the fixed text exactly as it appears in the template, but substituting the data variables in the template with the values from the matching columns. (Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/mail_merge) Konsep Asas Mail Merge Secara ringkasnya, dalam mail merge perlu ada surat utama dan pangkalan data penerima surat. Surat utama bagi contoh di atas adalah Surat Tawaran Kursus dan pangkalan data penerima surat adalah maklumat peserta kursus seperti nama, alamat, no. rujukan dan sebagainya. Rajah 1 di bawah menunjukkan konsep asas mail merge.
Rajah 1: Konsep Asas Mail Merge

Langkah-langkah Penyediaan Mail Merge Bagi menyediakan mail merge langkah-langkah berikut perlu dibuat dengan teliti : 1. Buka Microsoft Excel dan wujudkan satu jadual yang mengandungi maklumat peserta kursus seperti di Rajah 2. Simpan dokumen ini dengan nama peserta_kursus.
Rajah 2: Maklumat Peserta Kursus

2.

Taipkan satu surat menggunakan Microsoft Word dan simpan dengan nama surat_tawaran. Apabila dokumen tersebut telah tersedia, klik menu Tools. Kemudian pilih Letters and Mailings dan pilih lagi Mail Merge Wizard seperti Rajah 3 di bawah :
Rajah 3: Menu Mail Merge Wizard

3.

Skrin seperti di Rajah 4 akan dipaparkan.

Rajah 4: Paparan Panel Mail Merge Langkah 1

4.

Klik Next : Starting documents. Paparan skrin seperti di Rajah 5 akan dipaparkan.
Rajah 5: Paparan Panel Mail Merge Langkah 2

5.

Kemudian klik Next : Selecting recipients. Paparan skrin seperti di Rajah 6 akan dipaparkan.
Rajah 6: Paparan Panel Mail Merge Langkah 3

6.

Pilih - Browse (bagi mendapatkan data dari fail dalam Microsoft Excel yang telah disediakan iaitu fail peserta_kursus.xls). Ikut semua arahan yang dipaparkan sehingga fail tersebut dipilih. Selepas itu, klik Next : Write your letter. Paparan skrin seperti di Rajah 7 akan dipaparkan.
Rajah 7: Paparan Panel Mail Merge Langkah 4

7.

8.

Letakkan kursor di sebelah Rujukan Kami dan klik More Items. Paparan seperti di Rajah 8 akan dipaparkan.
Rajah 8: Tetingkap Insert Merge Field

9. 10. 11.

Klik pada No# Rujukan dan klik butang Insert. Klik butang close untuk kembali ke dokumen. Ulang perkara 8 dan 9 mengikut kesesuaian bagi Nama Peserta, Alamat dan sebagainya. Klik Next : Preview your letter untuk melihat hasil surat yang telah dijana.
Rajah 9: Paparan Panel Mail Merge Langkah 5

12.

Apabila selesai preview, klik Next : Complete your merge.

Rajah 10: Paparan Panel Mail Merge Langkah 6

13.

Pilih Print jika ingin mencetak surat tersebut manakala klik Edit individual letters untuk mengedit maklumat untuk surat yang tertentu yang dipilih.

Kesimpulan Secara ringkasnya boleh disimpulkan bahawa penggunaan Mail Merge ini dapat mempermudah dan mempercepatkan penyediaan surat yang mempunyai kandungan yang sama kepada sejumlah penerima yang berbeza. Oleh itu, gunakanlah kemudahan yang ada bagi membantu kita melaksanakan tugas seharian yang berkaitan dengan lebih baik dan berkesan. Rujukan : 1. Jamalludin Harun dan Zaidatun Tasir (2001), Menguasai Perisian Pemprosesan Perkataan : Microsoft Word XP, Venton Publishing (M) Sdn. Bhd. Wan Mohd Nazif Nori (2004), Tip & Teknik Menggunakan MS Office & Internet, PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd. Joyce Cox and Joan Preppernau (2007), Microsoft Word XP 2007 Step by Step, Microsoft Press. Kumpulan Penyelidik Hung Jiin Kwei (2004), Word 2003, Kings Information Co. Ltd.

2.

3. 4.