PENGERTIAN DAN FUNGSI MAIL MARGE

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya

surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan
mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat
banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label,
dan amplop.Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data
Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di
Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Di praktikum 4 Penerapan Komputer di bahas tentang Aplikasi pengolahan

kata untuk Windows, yaitu Microsoft Word. Inti yang dibahas tentang
beberapa fungsi yang ada di Ms. Word :
Mail Merge
Page Break
Table of C

Equation Editor

Autotext table and Thesauru

Karna komputer di lab komputer sama di cyber singkkong masih pake Ms.
Word 2003 tapi anak-anak udah lumayan banyak yang pake Ms. Word

Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber . Disini

2007, jadi di praktikum kemaren terpaksa gw bikin slide lagi tentang tahap-

saya akan menuliskan pengertian mail merge yang saya ketahui dari

tahap di Ms. Word 2007.

berbagai sumber ( kumpulan ) .

Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada
beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan

Berikut ini reviewnya :

Mail Merge

dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan

Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari

yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

suratnya sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-

Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara
masal .
Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .
Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk
membuat surat dalam jumlah besar .

ganti nama ato statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus kaya gitu
kita bisa pake salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.
Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :

Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera Title, Last

mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang

Name, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize

diperlukan )

Columns

Pilih Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard

Hapus Title, First Name, dan semua daftar yang ada satu persatu

Saatnya step-by-step Mail Merge :

Step 1

Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik

tombol Add
Ketik Nomor

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya
adalah Letters.
Klik Next: Starting document
Step 2
Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document

Klik tombol OK
Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai hasilnya kaya
gini,
Kalau udah, klik tombol OK

( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk

Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada

proses Mail Merge)

baris pertama

Klik Next: Select recipients

Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, Kalo dirasa

Step 3
Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka
Pilih Type a new list,

Pilih Create

daftar namanya udah cukup, klik tombol OK,Saat tampil jendela Mail
Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (lupa neh bahasa
bakunya, Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK
Klik Next: Write your letters

Step 4
Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
Klik menu More Items
Pilih Nomor
Klik tombol Insert
Klik tombol Cancel
Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat
Klik menu Next: Preview you letters
Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah
membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol
panah >> atau <<
Step 6
Kita telah selesai membuat Mail Merge
Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin mengedit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.Saat kita memilih
Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masingmasing halamannya selesai proses mail merge.