embuat undangan memang mudah.

Biasanya dengan cara membuat 1 lembar undangan yang

kemudian diperbanyak sesuai banyaknya peserta undangan. Tapi, cara itu lebih banyak
memakan waktu, karena masih harus menulis atau mengetik nama-nama undangan disetiap
lembarnya. Dengan fitur Mail Merge pada Microsoft Office Word (saya menggunakan
word 2007), kita dapat membuat undangan langsung beserta nama-nama undangan bahkan
tempat tinggal, nomor dan lain-lain. Oke, langsung saja kita praktekkan.

Proses Pertama, yang harus disiapkan adalah sebuah list undangan dan beberapa opsi
tambahan (jika diperlukan). Buatlah list menggunakan microsoft excell seperti contoh di
bawah ini :

Setelah itu, simpan file excell yang telah dibuat di sebuah folder. (directory bebas)

Proses Kedua, bagian inti.

1. Buka Microsoft Office Word kamu.
2. Buatlah sebuah undangan.
Contoh : saya membuat sebuah kop undangan atau amplop undangan sederhana.

3. Setelah selesai membuat undangan, klick "Mailing" pada Menubar Ms. Word.
4. Klick Select Recipients ~> Use Exiting List

5. Cari file excell atau daftar undangan yang telah dibuat pertama kali. Kemudian klick OK
sesuai sheet yang dibuat.

6. Arahkan kursor ke tempat dimana akan meletakkan nama undangan dan info tambahan
lainnya.
Contoh : yang telah saya beri tanda kotak merah.

7. Kemudian klick Insert Merge Field sesuai judul dan lokasi.

Contoh : judul opsi yang telah saya buat di excell tadi.

8. Maka otomatis akan ada text <<Nama>> di lokasi yang telah ditentukan. Blok dan aturlah
format penulisan sesuai keinginan, misal dengan BOLD, ITALIC, UNDERLINE, SIZE,
WARNA dan lain-lain.
Contoh : format opsi yang telah saya buat.
Proses Ketiga, proses finishing.
1. Klick Finish and Merge

2. Pilih Edit Indiviual Documents untuk membuat lembar kerja baru dengan isi banyak
undangan yang dibuat secara otomatis perhalaman sesuai list nama undangan.

atau

3. Pilih Print Documents untuk langsung mencetak sebanyak halaman tertentu tanpa melihat
individual.

Selesai!

Mudah bukan? Coba bandingkan dengan kamu yang harus ngasih nama 1 per 1 halam
undangan secara manual. Dengan cara di atas, kamu telah menghemat waktu 10x lebih cepat
dari pada mengetik atau menulis secara manual. Hemat waktu, hemat tenaga, karena waktu
adalah uang.
agaimana Cara Membuat Surat Undangan dengan
Mail Merge?
Filed under: Uncategorized Meninggalkan komentar
Februari 17, 2012

Ingin membuat surat dengan banyak tujuan undangan, tanpa repot-repot bikin satu-satu atau
copy-pastebolak-balik? Yuk, coba cara yang akan kita uraikan di bawah ini.

Pertama, buatlah surat undangan seperti contoh di bawah ini.

Kemudian, buatlah daftar penerima undangan seperti contoh di bawah ini menggunakan
Microsoft Excel.

Kemudian save document Excel tersebut di folder tertentu.

Kembali lagi ke document Surat Undangan.
Klik Tab Mailings

Kemudian pilih Select Recipients => Use Excisting List

Kemudian akan keluar Kotak Dialog => menuju file Daftar Undangan dalam Excel => Open.

Akan keluar kotak Dialog Select Table, klik Sheet 1$ => OK seperti berikut:

Kemudian pilih Insert Merge Field

Klik pada Nomor Surat pada surat undangan, kemudian klik No_Surat pada Insert Merge
Field.
Klik pada Kepada pada surat undangan, kemudian klik Nama dan Alamat pada Insert
Merge Field.
Klik pada Saudara pada surat undangan, kemudian klik Nama pada Insert Merge Field.
Kemudian Klik Preview Results

Lalu klik Next Record untuk memasukkan no. Surat, nama, dan alamat.
Lalu klik Finish & Merge =>Edit Individual Documents

Lalu akan muncul kotak dialog ini

Lalu klik OK.

Lalu akan muncul Microsoft Word dengan nama file Letters 1
Setelah keluar nama saudara yang akan diundang, periksa kembali apakah nomor surat,
nama, dan alamat apakah sudah sesuai. Selamat mencoba :D

About these ads

Share this: