PENGERTIAN MAIL MERGE

• Mail merge atau surat masal (surat gabung) merupakan fitur pada Microsoft
Word yang dapat membantu kita untuk membuat surat yang akan ditujukan
untuk orang banyak, atau sering disebut sebagai tools untuk membuat surat
masal.
• Microsoft Word 2007 memiliki Tab Mailings yang di dalamnya terdapat fitur
Mail merge terdapat pada menu bar “Mailing”.
 FUNGSI
Gambar 1. Alur Kerja Mail Merge
• Mail merge berfungsi
mengumpulkan data-
data orang, seperti
nama, alamat, kota,
kode pos, dan
sebagainya. Kemudian
data -data itu
disimpan dalam file
khusus dan bisa
dipakai kapanpun
ketika akan membuat
surat.
•Klik Office Button, kemudian klik New;

Membuat Mail Merge dengan cara Manual

1. Membuat atau menyiapkan dokumen Pada kotak dialog New Document pilih
utama atau dokumen master (Main Blank document;
Document).
Klik Office Button, kemudian klik New;
Office Button
 Klik Create;
Pada jendela area kerja baru Microsofft Word, ketikkan surat undangan yang akan
dibuat:
Simpan surat undangan terebut, untuk mempermudah dalam pengelolaan selanjutnya
sebaiknya disimpan dalam satu folder dengan file data sourcenya.
2. Membuat atau meyiapkan data alamat sebagai sumber
data (Data Source).
 Klik Office Button, kemudian klik New;
 Pada kotak dialog New Document pilih Blanck
Document;
 Klik Create;
 Berikutnya akan muncul lembar kerja Word 2007,
klik menu Insert pilih Table kemudian isikan data
penerima undangan.
3. Menggabungkan (Merge) Main Document
dan Data Source.
Buka file Dokumen Master yang telah dibuat Jika file Dokumen Master sudah terbuka,
sebelumnya; klik ribbon bar Mailings;
Pilih Open, cari lokasi file Dokumen Master
kemudian pilih nama file (Dokumen Master)
dan klik Open;

 Selanjutnya klik menu bar Select Recepients;

Pada ribbon bar Mailings, ada beberapa
menu bar yang semula tidak aktif menjadi
aktif.
Klik Select Recipients Use Exiting List
(file data source yang sudah dibuat);

 Kemudian akan muncul jendela untuk memilih

file Data Source yang sudah dibuat seperti di
bawah ini dan klik Open;
Langkah selanjutnya letakkan kursor (tanda Selanjutnya akan tampil Field yang sesuai
penulisan berkedip berbentuk “|” di dengan table yang berada di file Data
penerima undangan dalam hal ini adalah:
belakang kata “Yth. Bpk/Ibu/Sdr” pada
Nama, Alamat dan Email.
File;
Klik field Nama. Sebagai ilustrasi
Menyisipkan data yang ada pada Data perhatikan gambar berikut:
Source ke dalam Main Document.
Pada ribbon bar Mailings, klik menu bar
Insert Merge Field.
Letakkan kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk
“|”) di belakang kata “Di”. Klik menu bar Insert
Merge Field selanjutnya klik field Alamat.
Untuk menuju
data selanjutnya
klik tanda apanah
pada menu bar,
perhatikan
penerima
Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah
selesai, untuk membuktikannya pada ribbon bar Mailings, klik undangan akan
menu bar Finish & Merge→ Edit Individual Document; berubah seiring
dengan Anda klik
panah pada menu
bar tersebut.
 Membuat Mail Merge dengan Wizard
1. Klik Office Button, kemudian klik New; 4. Pada jendela area kerja baru Micorosft Word 2007,
ketikkan surat undangan yang akan dibuat;
2. Pada kotak dialog New Document pilih 5. Pilih ribbon bar Mailings, kemudian klik pada menu
Blanck document; bar Start Mail Merge pilih Step by step Mail
3. Klik Create; Merge wizard,
 kemudian tampilan Microsoft Word
akan tampak seperti gambar berikut;
6. Pada task pane beri tanda pada radio button Letters,
kemudian klik starting document, seperti tampak
pada gambar. Sebagai contoh beri tanda pada radio
button Use current document, kemudian klik Next:
select recepients;

7. Pada task pane select recepients ini terdapat 3 pilihan, yaitu:

1) Use an existing list untuk menggunakan list penerima yang sudah
ada.
2) Select from Outlook contact jika penerima diambil dari Outlook.
3) Type New List jika ingin membuat list baru.
 Dan muncul kotak dialog New Adress List;

Sebagai contoh pilih Type new List, kemudian klik create

8. Pada kotak dialog New Adress klik tombol 9. Pada kotak dialog Customize Adress List terdapat 7 tombol, yaitu:
Customize column, kemudian muncul  Add untuk menambah daftar penerima.
kotak dialog Customize Adress List.  Delete untuk menghapus dari daftar.
 Rename untuk mengganti nama.
 Move Up untuk memindahkan ke bagian atas.
 Move Down untuk memindahkan ke bagian bawah.

10. Pada kotak dialog

Customize Adress List
tentukan isi atau data form
Field Names,
11. Setelah selesai klik OK.
12. Pada jendela New Adress List tampak field-
field yang sudah dibuat.

15. Jika merge field sudah dimasukkan, klik Finish & Merge
pilih Edit Individual Document.

13. Klik Save.

14. Pada Microsoft Word letakkan kursor di bawah
kalimat Kepada Yth, kllik menu more items,
hingga muncul Insert Merge Field lalu
insertkan tiap-tiap field tersebut ke dalam 16. Pembuatan mail merge sudah selesai simpan surat undangan
dokumen dengan menekan tombol Insert. ini dengan klik File →Save As→ Word Document.
 Mencetak dokumen Mail Merge
Untuk mencetak dokumen mail merge, gunakan
Ribbon bar Mailings klik menu bar
1. Edit Individual Document,
Kemudian klik OK, otomatis akan membuka lembar
kerja baru dengan nama Letters 1 pada Microsoft Word
yang berisi undangan yang sudah jadi.

a. All, untuk mecetak seluruh data.

b. Current record, untuk mencetak
data yang sedang aktif saja.
c. From… To, untuk mencetak data
nomor tertentu, missal data ke-1
sampai dengan data ke-3.
2. Print Document, yaitu hasil surat akan
langsung dicetak ke printer yang terpasang.
Langkahnya sama persis pada langkah 1,
bedanya hasilnya langsung dicetak ke printer, Akan tampil kotak dialog Merge to
E-mail.

3. Send E-mail Messages, yaitu pencetakan

akan langsung dikirim ke email seseorang,
jika telah terhubung ke internet. Setelah Kemudian isikan alamat E-mail
memilih Send E-mail Messages orang yang dituju, lalu klik OK.
 Mail Merge dengan Rule (Rumus-rumus)
1. If… Then… Else, perbandingan antara data lapangan
dan nilai, dan kemudian mengambil beberapa tindakan
Pada dokumen Mail merge klik ribbon bar
Mailings pilih Rules If… Then… Else…

Klik OK.

2. Next Record IF…

Pada kotak dialog Insert Word Field: IF
ketikkan pada:
1) Field name, Comparation, Compare to, Insert this
text, dan Otherwise insert this text (pilihan).
1)Field ini digunakan jika ingin
membandingkan isi dari data
lapangan ke nilai, dan kemudian
beralih ke halaman berikutnya jika
yang dibandingkan adalah benar.
a. Pada dokumen Mail merge klik ribbon bar 3. Skip Record If…
Mailings Rules Next Record If Field ini digunakan jika ingin membandingkan isi data
lapangan ke nilai dan kemudian mengabaikan data yang
sedang direkam jika data yang dibandingkan adalah benar.
a. Pada dokumen Mail Merge klik ribbon bar
Mailings→Rules → Skip Record If…

b. pada kotak dialog Insert World Field: Next

RECORD If ketikkan pada:
1)Field name, Comparation, dan Compare to

b. Pada kotak dialog Insert Word Field:

Next Record If ketikkan pada:
1)Field name
2)Comparation
c. Klik OK. 3)Compare to
Kemudian klik OK.

F. Mengedit Daftar Penerima

atau Data Source pada Mail
Merge
1. Mengedit daftar penerima b. Kemudian pada kotak dialog yang muncul,
a.Klik menu Edit Recepient List. klik data sourcenya kemudian klik Edit.
c. Kemudian klik Heru menjadi Heri.
d. Kemudian klik tombol New e. Kemudian jika telah selesai klik

Entry, ketikkanlah data di tombol OK, lihat perubahan datanya.

bawah ini: f. Kemudian klik OK kembali.

1. Menambah Daftar Penerima
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Buka dokumen Mail Merge yang akan
ditambah daftar penerimanya klik pada ribbon
bar Mailings.
b. Pada menu bar Start Mail Merge, klik Edit
Recipient List.
c. Pada kotak dialog Mail Merge recepients
form and source, klik data source.mdb,
kemudian klik Edit.
d. Untuk melakukan penambahan daftar
penerima pada kotak dialog Edit Data
Source, klik tombol New Entry.
2. Menghapus Daftar Penerima
Pada kotak dialog Edit Data Entry letakkan
penunjuk segitiga pada data yang akan
dihapus, kemudian klik Delete Entry.
3. Mencari Daftar Penerima
a. Pada kotak dialog Edit Data Entry, klik tombol
Find…
b. Pada kotak dialog Find Entry ketikkan data
yang dicari kemudian klik Find Next untuk
melanjutkan pencarian.
4. Konstumisasi Kolom, untuk menambahkan
kolom-kolom data dari daftr penerima.
a. Pada kotak dialog Edit Data Source, klik tombol
Customize Columns.
b. Kemudian muncul di kotak dialog Micrososf
Office Word yang menyatakan data harus
disimpan terlebih dahulu, klik tombol Yes untuk
menyimpan.
c. Pada kotak dialog CustomizeAdress List,
kustomisasi kolom dapat dilakukan antara lain
menambah, menghapus, mengubah nama kolom
dan lain-lain.
d. Klik OK.
 Membuat dan Mencetak Label
1. Buka Microsoft Word, kemudian pilih Tab
Mailings Start Merge Label.
2. Kemudian muncul kotak dialog Label
Options.
3. Klik pada radio button: Page printer
• Tray: Default
• Label Vendor: Avery US Letter
• Product Number: 5160, Seperti 4. Klik OK, maka tampilan Microsoft
tampak pada gambar berikut:
Word Label akan tampak seperti pada
gambar berikut:
 Membuat dan Mencetak Label
1. Buka Microsoft Word, kemudian pilih Tab
Mailings Start Merge Label.
2. Kemudian muncul kotak dialog Label
Options.
3. Klik pada radio button: Page printer
• Tray: Default
• Label Vendor: Avery US Letter
• Product Number: 5160, Seperti 4. Klik OK, maka tampilan Microsoft
tampak pada gambar berikut:
Word Label akan tampak seperti pada
gambar berikut:
5. Pada Tab Mailings klik Select 6. Pada kotak dialog New Adress List
Recipients→Type New List, seperti tentukan data-data apa saja yang dicetak,
tampak pada gambar berikut: biasanya: nama dan alamat
 7. Selanjutnya pada
tab Mailings klik
Insert Merge
Field.

10. Muncul
8. Pada tab Mailings klik Update Label. kotak dialog
Merge to New
9. Selanjutnya pada tab Mailings klik Document pilih
Finish & Merge Edit Individual All kemudian
klik OK.
document.
 CARA MEMBERI FORMAT TEKS PADA DATA MAIL MERGE
Data yang sudah digabung antara
dokumen utama dan data sumber jika
ingin diberi cetak tebal atau diubah
ukuran dan tipe font-nya 1. Mengganti ukuran dan tipe font.
2. Memberi cetak tebal (CTRL + B),
cetak miring (CTRL + I), dan garis
bawah(CTRL +U).
3. Mencoret teks.
4. Memberi format subscript (CTRL +=)
dan superscript (CTRL + shift+ +).
5. Memberi highlight pada teks.
6. Mengganti warna.
 CARA MEMBUAT HURUF BESAR DAN HURUF KECIL PADA
DATA MAIL MERGE
Format teks dengan menambahkan kode yang
disebut dengan formatting switch pada kode
field mail merge.

1. Pada dokumen mail merge Word, ALT +F9 3. Selanjutnya, tekan tombol
untuk menampilkan kode field. Contoh kode
field {MERGEFIELD Nama). ALT + F9 lagi untuk
2. Di samping nama field, tekan spasi dan ketik menyembunyikan kode field.
salah satu kode.
 CARA MEMBERI FORMAT ANGKA, SIMBOL MATA
UANG DAN TANGGAL PADA DATA MAIL MERGE
2. Pada dokumen mail merge Word,
3. Format Tanggal, contoh: menampilkan format
tekan tombol ALT + F9 untuk
tanggal 14 Januari 2014. misalnya 14-01-2014 atau
menampilkan kode field. 14/01/2014. Tambahkan switch pada kode field
Tip: tekan kembali tombol ALT+F9 seperti contoh berikut {MERGEFIELD

untuk menyembunyikan kode field. Tanggal\”ddMMMMyyyy”}. Contoh 2:

menampilkan format tanggal 14-01-2014.
1). Di samping nama field, tekan spasi
Tambahkan switch pada kode field seperti contoh
dan ketik:
berikut {MERGEFIELD Tanggal \@dd-MM-
a. Pemisah angka ribuan yyyy”}.

b. Pemisah decimal
 PERSIAPAN DOKUMEN UTAMA DAN DATA SUMBER

Contoh data sumber:

Data sumber digunakan untuk

mengisi variabel informasi pada
dokumen utama.
 MENGHUBUNGKAN DOKUMEN MAIL MERGE

1.Buka file dokumen utama (surat undangan) 3. Pada jendela Select Data Source, browse dan
2.Tambahkan data sumber (data penerima surat / pilih data sumber yang telah kita buat
recipients). Caranya: pada tab Mailings, klik sebelumnya, klik tombol Open
tombol Select Recipients, pilih Use Existing List...
4. Untuk memastikan apakah data 5. Maka akan muncul jendela Mail Merge
sumber telah masuk atau belum Recipients
maka kita bisa klik tombol Edit
Recipient List pada tab Mailings.
4. Kemudian untuk melakukan
pengeditan secara langsung pilih Data
Source. Kemudian klik tombol edit.

5. Tambahkan Merge Field pada dokumen

utama.

Sehingga muncul:
5. Merge Field dimasukkan satu persatu,
caranya:
a. Arahkan kursor ke posisi merge field
pertama
c. Maka pada merge field pertama di dokumen
utama akan tampak seperti berikut:

b. Pada tab Mailings, klik tombol Insert

Merge Field, kemudian pilih merge field
yang sesuai (NAMA).
 2. jika berhasil maka merge field akan
d. Lakukan langkah yang sama untuk merge
diisi dengan data sebenarnya dari data
field lain (ALAMAT, KOTA)
sumber.

e. Selesai.
Preview Hasil Mail Merge
1. Pada tab Mailings, klik tombol Preview Result
3. Untuk melihat record selanjutnya, kita bisa menggunakan tombol control
(panah) pada menu ribbon, tab Mailings, group Preview Results.

Mencetak Hasil Mail Merge

1. Pada tab Mailings, klik tombol Finish & Merge, lalu pilih Print Documents untuk
langsung mencetaknya. Atau pilih Edit Individual Document, untuk melihat
(mengedit) hasil dari mail merge.
2. Muncul jendela merge menanyakan Contoh Kasus Pembuatan Formulir
Pendaftaran Menggunakan Mail Merge
semua record pada data sumber dicetak
1. Pertama kali yang harus dibuat dokumen
atau tidak. induk /dokumen utama.

3. Klik OK.
2. Setelah dokumen induk selesai 4. Pada kotak dialog yang muncul, pilih Letters
simpan dengan nama contoh pada bagian Select document type. Kemudian
klik Next: Starting document.
“Formulir”. Kemudian klik tab
menu Mailings.
3. Kemudian pilih Step by Step
Mail Merge Wizard.
5. Kemudian pada step selanjutnya, pilih
Use the current document, klik Next.

7. Pilih Type a new list kemudian klik teks

Create. Kemudian klik Next: Write your
letter.

6. Pada Step yang ketiga ini, sumber

data diatur (data source) untuk mail
merge.
8. Pada kotak dialog yang muncul,
judul dari kolom tidak sesuai
dengan dokumen induk kita. Klik
tombol Customize Columns,
kemudian pilih Field Name yang
akan diganti, klik tombol Rename.

10. Ketikkan Nama pada Change field name.

Setelah selesai klik tombol OK. Lakukan hal
yang sama untuk field yang lain.
10. Untuk menghaous field, klik tombol Delete, dan klik Yes.
14. Kemudian klik Next: Write your letter. Pada
11. Untuk menambah data yang baru klik tombol New Entry.
kotak dialog yang muncul, letakkan kursor di sebelah
12. Setelah semua data diinput, klik tombol OK.
field nama, kemudian klik More Item, Pilih field
13. Kemudian tentukan tempat penyimpanan, dan ketikkan
Nama, kemudian klik Insert. Lakukan untuk
nama data sourcenya missal adalah123. Kemudian klik tombol
memasukkan field yang lainnya.
Save.
15. Klik tombol Next: Write your letter.
10. Untuk menghaous field, klik tombol Delete, dan klik Yes.
14. Kemudian klik Next: Write your letter. Pada
11. Untuk menambah data yang baru klik tombol New Entry.
kotak dialog yang muncul, letakkan kursor di sebelah
12. Setelah semua data diinput, klik tombol OK.
field nama, kemudian klik More Item, Pilih field
13. Kemudian tentukan tempat penyimpanan, dan ketikkan
Nama, kemudian klik Insert. Lakukan untuk
nama data sourcenya missal adalah123. Kemudian klik tombol
memasukkan field yang lainnya.
Save.
15. Klik tombol Next: Write your letter.
 16. Melihat masing-masing isi datanya Mail Merge dengan Rule (Rumus-rumus)
dengan mengklik Preview your letter. 1. If… Then… Else
a. Pada dokumen Mail merge klik ribbon bar
Mailings pilih Rules If… Then… Else…

17. Jika ingin melihat formulir dengan data berikutnya, silakan klik
tanda >>. Dan data sebelumnya silakan klik tanda <<.
18. Mengakhiri pembuatan formulir, klik Next: Complete the merge.
19. Untuk mencetak formulir, klik Print.
b. Pada kotak dialog Insert Word Field: IF 2. Next Record IF…
ketikkan pada:
a. Pada dokumen Mail merge klik ribbon bar
1). Field name, Comparation, Compare to, Insert Mailings Rules Next Record If
this text, dan Otherwise insert this text (pilihan).

b. Pada kotak dialog Insert World Field: Next

RECORD If ketikkan pada:
1)Field name, Comparation, dan
Compare to
 C. Klik OK. b. Pada kotak dialog Insert Word Field:
3. Skip Record If… Next Record If ketikkan pada:
a.Pada dokumen Mail Merge klik ribbon 1)Field name
bar Mailings→Rules → Skip Record 2)Comparation
If… 3)Compare to
 CONTOH 1 MEMBUAT AMPLOP SURAT

1. Buka atau aktifkan dokumen baru

yang masih kosong (ctrl + N)
2. Klik Tab Mailings.
1. Klik tanda panah bawah pada Start a. Tentukan ukuran
Mail Merge, kemudian pilih Envelopes. amplop pada bagian
Envelope size
misalnya size 10.
b. Atur posisi pada
bagian Delivery
address maupun
Return Adress
sesuai dengan
keinginan dengan
2. Kotak dialog cara mengubah
From Left maupun
envelope option akan From Top.
muncul, atur properties c. Klik tab Printing
Options untuk
sesuai kebutuhan memilih cara
meletakkan amplop
kemudian OK. pada printer.
5. Ketik teks yang diinginkan, misalnya

7. Cari dan pilih file data source

(dataundangan.mdb/dataundangan.xlsx)
yang telah dibuat sebelumnya kemudian

6. Pada Tab Mailings pilih Select recipients, kemudian open.

pilih Use Existing List 8. Untuk Merging, pilih posisi yang ingin
diinsertkan data mergingnya,

9. Lakukan langkah ke 8 dan sisipkan
alamat dan kota, sehingga hasilnya
dapat dilihat sebagai berikut.
CONTOH 2 MEMBUAT LABEL
1. Buka atau aktifkan dokumen baru yang
masih kosong (ctrl+N).
2. Klik Tab Mailings.

10. Kemudian Finish & Merge dan pilih

Print Document.
3. Klik tanda panah bawah pada Start 4. Muncul Label Option
ika memiliki pengaturan sendiri
mail Merge, kemudian pilih Labels
maka pilih new label. Pilih 30
Per page kemudian Ok.
5. Kertas akan terbagi menjadi 30 label dalam 1 halaman
6. Pada Tab Mailling pilih Select 7. Cari dan pilih file data
recipients, kemudian pilih Use source
Existing List (dataundangan.mdb/dataun
dangan.xlsx) yang telah
dibuat sebelumnya kemudian
open
8. Untuk melakukan Merging
dapat dilakukan dengan cara
mail merge pada
surat/envelope, atau bisa
dilakukan dengan cara pilih
address block
9. Setelah kotak dialog terbuka pilih match
field.
10. Kemudian lakukan pengaturan sebagai
berikut, kemudian ok
11. Akan muncul kotak dialog 12. Akan muncul Address block
sebagai berikut, kemudian ok. pada label yang dibuat
13. Pilih update labels pada tab mailling
agar semua data penerima dari data
source muncul
14. Setelah semua data
muncul pilih
preview result,
kemudian pilih
finish & merge dan
print documents
untuk mencetak.
 ADA
PERTANYAAN?
 KESIMPULAN

Mail merge adalah fiturdi Microsoft Word

untuk membuta surat massal, yang bisa dibuat
dengan manual dan wizard. Contoh dan
pengaplikasiannya dari mail merge dianytaranya
dalam pembuatan undangan, formulir, amplop
surat, label, dan sebagainya.