Word
Mail Merge
Dadang Surya Kencana, S.E., M.M.
Dadang Surya Kencana, S.E., M.M.
Profesi
● Dept. Head Quality Assurance LP3I Head Office (2019 - Sekarang)
● Dosen Tetap Politeknik LP3I Jakarta (2011 - Sekarang)
da2nkencana@gmail.com, dadang@lp3i.id
NIDN 0308098106 0812 9476 3443
PENGERTIAN MAIL MERGE
• Mail merge atau surat masal (surat gabung) merupakan fitur pada
Microsoft Word yang dapat membantu kita untuk membuat surat yang
akan ditujukan untuk orang banyak, atau sering disebut sebagai tools
untuk membuat surat masal.
• Microsoft Word 2007 memiliki Tab Mailings yang di dalamnya terdapat
fitur Mail merge terdapat pada menu bar “Mailing”.
FUNGSI
Gambar 1. Alur Kerja Mail Merge
• Mail merge berfungsi
mengumpulkan data-
data orang, seperti
nama, alamat, kota,
kode pos, dan
sebagainya.
Kemudian data -data
itu disimpan dalam
file khusus dan bisa
dipakai kapanpun
ketika akan membuat
surat.
Membuat Mail Merge dengan cara Manual
1. Membuat atau menyiapkan dokumen ❖Pada kotak dialog New Document pilih
utama atau dokumen master (Main Blank document;
Document).
❖Klik Office Button, kemudian klik New;
Office Button
❖Klik Create;
❖Pada jendela area kerja baru Microsofft Word, ketikkan surat undangan yang akan
dibuat:
❖Simpan surat undangan terebut, untuk mempermudah dalam pengelolaan
selanjutnya sebaiknya disimpan dalam satu folder dengan file data sourcenya.
2. Membuat atau meyiapkan data alamat sebagai sumber data
(Data Source).
❖ Klik Office Button, kemudian klik New;
❖ Pada kotak dialog New Document pilih Blanck
Document;
❖ Klik Create;
❖ Berikutnya akan muncul lembar kerja Word 2007, klik
menu Insert pilih Table kemudian isikan data penerima
undangan.
3. Menggabungkan (Merge) Main
Document dan Data Source.
❖Buka file Dokumen Master yang telah ❖Jika file Dokumen Master sudah terbuka,
dibuat sebelumnya; klik ribbon bar Mailings;
❖Pilih Open, cari lokasi file Dokumen
Master kemudian pilih nama file
(Dokumen Master) dan klik Open;
akan tampak seperti gambar kemudian klik starting document, seperti tampak
pada gambar. Sebagai contoh beri tanda pada radio
berikut;
button Use current document, kemudian klik Next:
select recepients;
15. Jika merge field sudah dimasukkan, klik Finish & Merge
pilih Edit Individual Document.
❖Klik OK.
10. Muncul
8. Pada tab Mailings klik Update Label. kotak dialog
Merge to New
9. Selanjutnya pada tab Mailings klik Document pilih
Finish & Merge Edit Individual All kemudian
klik OK.
document.
CARA MEMBERI FORMAT TEKS PADA DATA MAIL MERGE
Data yang sudah digabung antara
dokumen utama dan data sumber jika
ingin diberi cetak tebal atau diubah
ukuran dan tipe font-nya
CARA MEMBUAT HURUF BESAR DAN HURUF KECIL PADA
DATA MAIL MERGE
Format teks dengan menambahkan kode yang
disebut dengan formatting switch pada kode
field mail merge.
CARA MEMBERI FORMAT ANGKA, SIMBOL MATA
UANG DAN TANGGAL PADA DATA MAIL MERGE
1.Buka file dokumen utama (surat undangan) 3. Pada jendela Select Data Source, browse dan
2.Tambahkan data sumber (data penerima surat / pilih data sumber yang telah kita buat
recipients). Caranya: pada tab Mailings, klik sebelumnya, klik tombol Open
tombol Select Recipients, pilih Use Existing List...
4. Untuk memastikan apakah data 5. Maka akan muncul jendela Mail Merge
sumber telah masuk atau belum Recipients
maka kita bisa klik tombol Edit
Recipient List pada tab Mailings.
4. Kemudian untuk melakukan
pengeditan secara langsung pilih Data
Source. Kemudian klik tombol edit.
Sehingga muncul:
5. Merge Field dimasukkan satu persatu,
caranya:
a. Arahkan kursor ke posisi merge field
pertama
c. Maka pada merge field pertama di dokumen
utama akan tampak seperti berikut:
e. Selesai.
Preview Hasil Mail Merge
1. Pada tab Mailings, klik tombol Preview Result
3. Untuk melihat record selanjutnya, kita bisa menggunakan tombol control
(panah) pada menu ribbon, tab Mailings, group Preview Results.
3. Klik OK.
2. Setelah dokumen induk selesai 4. Pada kotak dialog yang muncul, pilih Letters
simpan dengan nama contoh pada bagian Select document type. Kemudian
klik Next: Starting document.
“Formulir”. Kemudian klik tab
menu Mailings.
3. Kemudian pilih Step by Step
Mail Merge Wizard.
5. Kemudian pada step selanjutnya, pilih
Use the current document, klik Next.
17. Jika ingin melihat formulir dengan data berikutnya, silakan klik
tanda >>. Dan data sebelumnya silakan klik tanda <<.
18. Mengakhiri pembuatan formulir, klik Next: Complete the merge.
19. Untuk mencetak formulir, klik Print.
b. Pada kotak dialog Insert Word Field: IF 2. Next Record IF…
ketikkan pada:
a. Pada dokumen Mail merge klik ribbon bar
1). Field name, Comparation, Compare to, Insert Mailings Rules Next Record If
this text, dan Otherwise insert this text (pilihan).