Mail Merge & Symbol() dan Insert

Object Equations() Dalam Ms.Word

Hafiz Muhardi, S.T., M.Kom

Tujuan Pembelajaran

 Mengerti cara membuat mail merge

 Mengerti cara menyisipkan simbol dan persamaan matematika
Mail Merge

 Mail Merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word
untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat
membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat
amplop secara masal. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus
menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama,
berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data , berisi
data alamat yang akan dikirim surat.
 Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas
Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
Mail Merge

 Cara Membuat Mail Merge

 Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail
Merge, yaitu:
 Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
 Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
 Menggabungkan Main Document dengan Data Source
 Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
 Menampilkan data pada Main Document
Mail Merge

Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail
Merge, yaitu:
 Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
 Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
 Menggabungkan Main Document dengan Data Source
 Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
 Menampilkan data pada Main Document
Mail Merge

A. Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail

Merge
 Buka dokumen word dengan kik tombol New
 Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge
 Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama
file sesuai keinginan.
 Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan
menggunakan langkah-langkah berikut.
 Klik Maillings
 Klik tombol Start Mail Merge
 Klik tombol Letter
 Mail Merge
B. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail
Merge
 Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel.
Lakukan langkah-langkah berikut :
 Buka dokumen word dengan kik tombol New
 Buat tabel dengan cara
 Klik Insert
 Klik tombol Tabel
 Klik tombol Insert Table Pada kotak dialog Insert Table
 Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns sesuai keinginan
 Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows sesuai keinginan.
 Masukkan data ke dalam tabel
 Simpan dokumen tabel tersebut dengan klik Save As dengan nama file sesuai
keinginan
 Mail Merge
C. Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
 Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan cara
 Klik tab View
 Klik tombol Switch Windows
 Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.
 Klik tab Maillings
 Klik tombol Select Recipients
 Klik tombol Use Existing List

 Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source
dengan langkah-langkah berikut
 Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source
 Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan
 Klik tombol Open.
 Mail Merge
D. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat
 Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field.
Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
 Klik tab Mailings
 Klik tombol Insert Merge Field
 Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field
yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.
 Mail Merge
E. Menampilkan Data pada Main Document Surat
 Klik tab Mailings
 Klik tombol Preview Results
 Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan
 Mail Merge
 F. Mencetak Dokumen Mail Merge
 Klik Tab Mailings
 Klik Finish & Merge
 Pilih Print Documents
 Kemudian pada kotak dialog pilih All (utk print semua halaman), current record (pilihan
Anda), from (pilihan halaman)
 Mail Merge I
Pertama buka microsoft excel anda.
Kita akan membuat penyimpanan data
disini namun kita harus memberi nama
pada sheet kita dahulu. Berikut cara
merename sheet di excel
 Mail Merge II
Jika sudah, langkah selanjutnya adalah membuat tabel sesuai dengan data yang akan
dimasukkan kedalam surat, contohnya seperti gambar dibawah. Setelah itu save data tersebut
 Mail Merge III
Langkah selanjutnya adalah kita buka microsoft
word. Disini silahkan anda desain format baku
yang nantinya akan diisi dari data excel kita
 Mail Merge IV
Kemudian ikuti setting berikut. Pada Ms. Word kita pilih menu Mailings >>
Start Mail Merge >>Step by Step Mail Merge Wizard.
 Mail Merge V
Pada menu samping kanan atas pilih Select Document
Type, pilih Letters >> Next:Starting Document.
Mail Merge VI
Lihat pada menu Select starting document, pilih Use the current
document >> Next:Select Recipients
 Mail Merge VII
Lihat pada menu Select recipients > Pilih Use an existing list > Klik Browse > Pilih File Sheet
Excel kita tadi > Pilih Next: Write Your Letter
Mail Merge VIII
Kemudian untuk mengisi
format yang sudah kita buat.
Arahkan mouse ke format
anda. Pilih tab Insert Merge
Field > Pilih isi kolom dengan
format anda
 Mail Merge
IX
Untuk melihat hasilnya anda
bisa pilih menu Preview
Result. Untuk mengganti data
selanjutnya klik anak
panahnya.
Langkah-langkah Insert Symbol() Dan
Insert Object Equations() Dalam
Ms.Word
(Persamaan Matematika)
Insert Symbol() Dan Insert Object
Equations()
 Fasilitas pada microsoft word yang disediakan untuk menuliskan rumus
atau notasi matematika yang tidak terdapat pada keyboard adalah insert
symbol/Object. Menu symbols dalam insert terdiri dari dua yaitu equation
dan symbol.
 Cara Insert Symbol Dalam
Ms.Word
1. Arahkan kursor ke tempat yang akan disisipkan simbol
2. Klik tab Insert pada Ms. Word
3. Lalu pada pojok kanan atas klik panel Symbol >> more Symbol, lalu pilihlah simbol yang
diperlukan
 Cara Insert Object Equation Dalam
Ms.Word
1. Klik tab Insert pada Ms. Word
2. Lalu pada pojok kanan atas klik panel Equation, nantinya akan bermunculan rumus dan juga symbol
yang diperlukan untuk membuat persamaan matematika, lalu pilihlah rumus yang diperlukan
Tugas
1. Buatlah Sebuah Surat Undangan instansi/kedinasan (Lengkap dengan Kop Surat)
2. Buatlah daftar penerima dalam bentuk file excel dengan kebutuhan (Sesuaikan
dengan Kebutuhan) Contoh :
a. Nama Instansi
b. Alamat Instansi Yang dituju.
c. Nama anggota/personil yang diundang.
3. Gabungkan Dengan menggunakan Fungsi MailMerge.
4. Kemudian terbitkan dan Lampirkan hasil Mail Merge yang dilakukan.
5. Kumpulkan Pada Gclassroomnya dalam bentuk File Pdf.
Sekian dan Terimakasih