PEMBUATAN MAIL MERGE

PENDAHULUAN

Mail merge membantu dalam pembuatan sebuah dokumen (misalnya

surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan
mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan
amplop.

1.Pembuatan Dokumen Utama

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

 Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua

penerima.
 Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing
penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada
Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah pembuatan dokumen utama :

1. Buka dokumen Word dengan klik tombol New.

2. Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge.
3. Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan
nama file sesuai keinginan.
4. Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter,
dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
 Klik  Maillings
 Klik tombol Start Mail Merge

1
  Klik tombol Letter 

1.1. Membuat /menambahkan / menghapus / mengganti nama

field.

2
a. Klik Customized Columns

b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama
kolom terhapus.

3
c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai
dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e. Jika dirasa sudah cukup klik OK

4
f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang
dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian
klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik
Save.

i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk

memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau
bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan
menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

5
Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
Sampai disini jika akan memasukkan daftar field yang telah di buat tadi untuk
dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

6
Pada pilihan write your letter, pilih More item

Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen
kemudian klik insert

Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga
tampilannya akan seperti dibawah ini.

7
Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah
kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

1.2.Membuat Data Master

 Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini

dan simpan dengan nama Master Surat.
 Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
 Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah
berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

1.3 Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah
ini dan simpan dengan nama Data Surat.

8
2.Menggabungkan Data Master dan Data Source

1. ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

2. Selanjutnya kita akan memilih data source.

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada
kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk
menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber
data dan pastikan kotak First row of data contains column headers
dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing
tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada
Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan
pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan
dokumen akan seperti contoh di bawah ini.

9
 Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Catatan:

o Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal
pada Nama dan sebagainya.
o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada
daftar seperti contoh di bawah ini.

o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada
Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan
ditampilkan di daftar.

10
 9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah
antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results
dan lakukan perubahan yang diinginkan.

3.Pencetakkan Mail Merge

11
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

 Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak
surat yang dipilih saja.

 Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke

dokumen baru.

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut
tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per
halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

RANGKUMAN
Pembuatan mail merge tidaklah sulit, terutama bagi yang telah
terbiasa atau minimal tahu sedikit salah satu aplikasi Microsoft Office, yaitu
Microsoft Word.

12
Misal memakai mail merge untuk membuat undangan, di aplikasi ini hanya
perlu membuat file berisi sebuah label dengan semua nama dan alamat
penerima undangan, kemudian semua label data tersebut akan digabungkan
secara otomatis dengan menggunanakan fasilitas mail merge. Terbilang
cukup mudah dan sangat sederhana.

Ikatan Alumni Mahasiswa Universitas Gunadarma

TUNTUNAN LATIHAN
1. Lakukan langkah pembuatan Mail Merge
Depok Jawa Barat
2. TeksKepada
didalam
Yth.kurung tidak usah diketik, karena merupakan “Merge Field”
3. Simpan data surat dengan nama “Latih 3A” di folder Word milik anda
Bapak / Ibu
4. Untuk data isikan bebas, simpan dengan nama “data anggota” di folder
Peserta <<peserta>>
Word milik Anda.
<<kota>>

LATIHAN
Mengharap kehadiran bapak dan ibu, pada
Buatlah surat undangan sebanyak daftar anggota ikatan alumni.
Hari / tanggal : Minggu, 14 Oktober 2007

Waktu : 09.00 WIB sampai dengan selesai

Tempat : Auditorium UG Depok

Jl. Margonda Raya No.!00, Depok - Jawa Barat

Acara : - Keakraban

- Seminar Sosialisasi dan Kemasyarakatan

Atas perhatian yang diberikan, kami ucapkan banyak terima kasih.

Ketua Sekretaris

Prof. Dr. Baeng H. Prof. Ir. Wicaksono

NB.

Dana yang harus dikeluarkan.

Dana sumbangan : Rp. <<sumbang>>

13
DanaPendaftaran Rp. <<daftar>>

Dana Kesejahteraan : Rp. <<sejahtera>>

Data Anggota:

Nama Peserta Kota Sumbang Daftar Kesejahteraan

Paijono Malang 250.000,- 10000 50.000

Sungkowo Jakarta 150.000,- 10000 100.000

Taniawati Pati 100.000,- 10000 75.000

14
Papananda Bogor 200.000,- 10000 100.000

Astrabarata Semarang 200.000,- 10000 150.000

TUNTUNAN LATIHAN

1. Siapkan database di MS.Excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi

Nama dan alamat, atau dll yang mau ditampilkan di undangan.
2. Atur dokumen yang di Ms.Word buat baca data dari file excel tersebut
lewat mail. Pertama kita harus buata Databasenya dulu di MS. Excel
yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal,
dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat
atau data lainnya. Maka, Pertama. Buka dulu Ms.Excel
Kedua, Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan
sebagainya yang dibutuhkan

LATIHAN 2

Buatlah surat undangan bebas (pernikahan, ulang tahun, rapat dll). Masukan
data 10 data bebas. Simpan contoh surat 2 dengan nama latihan 3B.

15
16