MODUL III

MAIL MERGE

I. TUJUAN
1. Membuat hasil pemeriksaan dengan menggunakan fitur mail merge

II. CARA KERJA

1. Pengertian mail merge
Mail merge merupakan sebuah fasilitas pada Microsoft Word yang digunakan untuk
membuat dokumen dengan template yang sama namun tujuan penerima nya berbeda. Mail
merge dapat digunakan untuk membuat surat undangan, memberi label pada amplop dan
membuat label untuk undangan. Sebagai ATLM kita dapat memanfaatkannya untuk membuat
laporan hasil pemeriksaan dengan pasien yang beda.

Untuk membuat mail merge terdapat 2 dokumen yang disediakan, yaitu:

a. Dokumen master: satu template dokumen yang sama untuk semua penerima
b. Data source: dokumen yang berisikan data penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, atau Contact pada Outlook. Data source
juga bisa kita buat secara manual di Microsoft Word pada saat pembuatan mail merge.

2. Langkah Kerja Membuat Mail Merge Dengan Memasukkan Data Source di Ms.Word
a. Buatlah template surat yang akan dikirim pada penerima (dokumen master). Contoh:

b. Untuk memulai mail merge, klik Mailings > Start Mail Merge > Letters (untuk surat)
c. Setelah itu, klik Select recipients. Ada 3 pilihan type new list (membuat daftar baru), use
existing list (menggunakan daftar yang sudah ada), select from outlook contacts
(menggunakan file yang ada pada Ms. Outlook). Kita klik type new list
d. Kemudian akan muncul kotak dialog New Address List. Secara otomatis, sudah ada
beberapa kolom seperti Title, First Name, Last Name, dll. Anda bisa mengubahnya sesuai
dengan list yang Anda inginkan dengan klik Customize column…
e. Anda bisa mengubah dengan cara klik Delete.. apabila ingin menghapus nama field. Klik
Add… untuk menambah field baru dan klik Rename… untuk mengubah nama field. Move
down untuk memindahakan field ke urutan bawah dan Move up sebaliknya.

f. Setelah itu, isikan data yang dibutuhkan dan klik New Entry untuk menambahkan data
baru. Setelah selesai memasukkan data, kemudian klik OK. Selanjutnya Anda diminta untuk
menyimpan data source yang telah dibuat.
g. Setelah membuat data source, pada dokumen master Anda, kemudian Anda tempat kursor
pada bagian yang akan diisi. Misal pada bagian Nomor untuk mengisi nomor surat.
Selanjutnya klik Insert Merge Field dan klik Nomor Surat. Lakukan cara yang sama untuk
field yang lain.
h. Maka akan tampil hasil sebagai berikut:

i. Untuk melihat preview dari mail merge, maka Anda bisa klik Preview Result dan Anda bisa
klik tombol [ << ] dan [ >> ] untuk memeriksa satu persatu halaman. Perhatikan tulisan
<<Nomor_Surat>>, <<Nama_Penerima>>, <<Alamat_>> & <<Kota_>> sekarang sudah
berubah menjadi data yang sudah dibuat sebelumnya.
 j. Untuk menyimpan dan mencetak mail merge, klik tombol Finish & Merge dan pilih Edit
Individual Documents. Kemudian akan muncul kotak dialog All (untuk menyimpan semua
halaman), current record (untuk menyimpan halaman yang aktif) dan From To untuk
menyimpan halaman yang dipilih saja. Klik All, maka akan terbentuk dokumen baru, dan
setiap surat akan diperlihatkan per halaman. Jangan lupa untuk menyimpan dokumen
tersebut.

3. Langkah Kerja Membuat Mail Merge Dengan Data Source dari Ms. Excel
a. Buatlah template surat yang akan dikirim pada penerima (dokumen master). Contoh:

b. Untuk memulai mail merge, klik Mailings > Start Mail Merge > Normal Word Document
c. Klik Select Recipient > Use an existing List > pilih dokumen excel berisikan data source yang
sudah lengkap.
d. Kemudian pilih sheets pada excel yang berisikan data. Klik sheets 1$ > OK

e. Pada dokumen master Anda, kemudian Anda tempat kursor pada bagian yang akan diisi. Misal
pada bagian Nomor untuk mengisi nomor ID. Selanjutnya klik Insert Merge Field dan klik
Nomor_. Lakukan cara yang sama untuk field yang lain.

f. Kemudian akan muncul tampilan berikut:

g. Untuk melihat preview dari mail merge, maka Anda bisa klik Preview Result dan Anda bisa klik
tombol [<<] dan [>>] untuk memeriksa satu persatu halaman. Perhatikan tulisan <<Nomor_>>,
<<NAMA>>, <<Umur_>>, <<Tanggal_>>, <<Hasil_AntiSARSCov2_igG>> dan
<<Hasil_AntiSARSCov2_igM>> sekarang sudah berubah menjadi data yang sudah dibuat
sebelumnya.

h. Untuk menyimpan dan mencetak mail merge, klik tombol Finish & Merge dan pilih Edit
Individual Documents. Kemudian akan muncul kotak dialog All (untuk menyimpan semua
halaman), current record (untuk menyimpan halaman yang aktif) dan From To untuk menyimpan
halaman yang dipilih saja. Klik All, maka akan terbentuk dokumen baru, dan setiap surat akan
diperlihatkan per halaman. Jangan lupa untuk menyimpan dokumen tersebut.
III. Instruksi Praktikum
1. Membuat Surat dengan Mail Merge menggunakan data source manual pada Ms.
Word
a. Pada dokumen master dengan judul “Dokumen Master_Surat”, buatlah mail merge
dengan mengisikan data sebagai berikut:

Nomor Nama Alamat Kota

001/FITKES/X/21 Firdha Rachmawati Jl. Adikusumah Kab. Bandung
No.10
002/FITKES/X/21 Taufik Gunawan Jl. Unjani No.20 Cimahi
003/FITKES/X/21 Erick Khristian Jl. Pasteur No.13 Bandung
004/FITKES/X/21 Patricia Gita Jl. Permana No. 21 Cimahi
b. Ikuti langkah kerja sesuai dengan yang telah dijelaskan pada bagian II.1
c. Simpan hasil mail merge pada folder Documents dengan mengganti nama file menjadi
NPM_Nama_Mail Merge_Surat

2. Membuat Laporan Hasil Pemeriksaan dengan Mail Merge menggunakan data Source
dari Ms. Excel
a. Pada dokumen master dengan judul “Dokumen Master_Hasil Pemeriksaan”, buatlah
mail merge dengan menggunakan dokumen dari Ms.Excel yang berjudul “Data
Source_Hasil Pemeriksaan”
b. Ikuti langkah kerja sesuai dengan yang telah dijelaskan pada bagian II.2
c. Simpan hasil mail merge pada folder Documents dengan mengganti nama file menjadi
NPM_Nama_Mail Merge_Hasil Pemeriksaan