Tugas Kelompok

Membuat Surat Otomatis Dengan Mail Mail Merge

Di Susun Oleh:

Muhammad Firyah Atillah (2204411895)

Nabil Ahmad Dzaki (2204411896)
Ahmad Fauzi (2204411897)
Nur Haizya S (2204411898)
Farwa Salira (2204411901)
1. Pengertian Mail Merge
Mail merge atau Surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk
mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara
teknis, di butuhkan 2 buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi
surat (dokumen master) sedangkan yang lainnya adalah sumber data (data
source).
● Dokumen Master yaitu dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

● Data Source yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing – masing
penerima, misalnya nama dan alamat penerima.Data source dapat berupa
data di Excel, Acces, Contact pada Outlook dan sebagainya.
2. Langkah-Langkah Pembuatan Surat Masal
(Mail Merge)

● Membuat Dokumen Master

● Membuat Data Source

● Membuat Mail Merge

Membuat Dokumen Master

•Buka Program Microsoft Word 2010

•Klik Tab Maillings.

•Klik tanda Panah Start Mail merge, Kemudian pilih Letters

Membuat Dokumen Master
•Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan rapat

• Simpan dengan Nama SuratUndangan.docx

Membuat Data Source
Data Source Dalam Format Excel
Untuk membuat data source dalam format excel, langkah – langkah
yang harus dilakukan yaitu :
1) Buka Ms Excel 2010.
2) Ketik data berikut dalam worksheet

3) Kemudian simpan dengan nama dataundangan.xlsx

 Membuat Mail Merge
Mail Merge dengan Data Source Excel
•Buka File SuratUndangan.docx.
•Klik Tab Maillings.

•Klik tanda panah bawah pada Select recipients, kemudian pilih Use Existing List
 Membuat Mail Merge
•Cari dan pilih file dataundangan.xlsx yang telah dibuat sebelumnya kemudian open

•Akan muncul kotak dialog, pilih sheet1$ dan pastikan tanda ceklis tertera pada first row of data
contains column headers, kemudian pilih ok.
 Membuat Mail Merge
•Untuk melakukan Merging, pilih posisi yang ingin
diinsertkan data mergingnya, sebagai contoh letakan
kursor ke bagian <nama> pada dokumen utama, hapus
bagian tersebut kemudian pilih Tab mailling, kemudian
pilih insert merge Field dan pilih nama

•Lakukan langkah ke 6 dan sisipkan alamat dan

kota, sehingga hasilnya dapat dilihat seperti ini.
 Membuat Mail Merge
•Untuk Melihat hasilnya, pada tab Mailling
pilih Preview Result

•Untuk Mencetak hasil Mergingnya, pada tab

Mailling pilih Finish & Merge
 Membuat Mail Merge
• Pada Pilihan Finish & Merge pilih print
Documents, jika ingin diprint.

• Jika ingin mengedit dokumen hasil mail merge terlebih

dahulu maka pada pilihan finish & merge, pilih edit
individual documents, nantinya akan terbentuk
dokumen baru dengan nama letter1
Membuat Mail Merge