KATA PENGANTAR

            Segala puji bagi Allah SWT tuhan yang telah menolong hambanya-Nya menyelesaikan
makalah ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan Dia mungkin penyusun tidak akan
sanggup menyelesaikan dengan baik.
            Makalah ini di susun agar pembaca dapat memperluas ilmu pengetahuan tentang Mail
Marge pada
Microsoft Office Word yang saya sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai dari berbagai
sumber. Penyusun juga mengucapkan terimakasih kepada Dosen Aplikasi multimedia
            Semoga makalah ini memeberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca, Walaupun
makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penulis mohon saran dan kritiknya.
 BAB I
PENDAHULUAN
A.      Latar belakang
Mail merge atau Surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan
kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, di butuhkan 2 buah file
untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada
surat tersebut di kirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut di gabungkan.
Secara sederhana maksudnya adalah, Data data yang di tulis dalam bentuk list/kolom di
axcel akan berfungsi sebagai sumber data para “Penerima surat” (Recipients) atau databasenya,
yang nantinya akan di tempatkan pada tulisan di document word sebgai alat surat, di mana
tulisannya tadi berfungsi sebagai “Format surat”-nya (Latters).Dengan menggunakan 12
langkah secara berurutan

B.      Rumusan masalah
1.      Apa pengertian mail merge ?
2.      Jelaskan langkah-langkah pembuatan mail merge ?
3.      Bagaimana cara pembuatan mail merge ?

C.      Tujuan
1.      Agar mahasiswa tau apa pengertian mail merge sebenarnya
2.      Agar mahasiswa bisa mengetahui langkah-langkah pembuatan mail merge
3.      Agar mahasiswa bias membuat sendiri mail mergenya.
D.     Manfaat
Dari penggunaan mail merge ini apabila anda seorang sekretaris sesuatu perusahaan,
misalnya ketika ingin membuat sertifikat atau surat undangan, apabila tamu yang di undang
sedikit, tentunya kita dapat membuat undangan satu persatu, apabila tamu undangan ingin di
undang itu jumlahnya ribuan orang, aplikasi yang cepat dan tepat dapat di menggunakan mail
merge. Kita hanya cukup membuat satu document utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar
dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Inilan peran utama dari mail
merge  selain di gunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat di
gunakankan untuk membuat.
1.      Surat undangan rapat
2.      Surat penawaran barang
3.      Surat pemberitahuan
4.      Sertifikat
5.      Membuat surat bisnis
6.      Proposal
7.      Surat keterangan dalam bidang pendidikan dll.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Uraian Materi

1.Pengertian Mail Merge

Mail merge merupakan aplikasi dalam surat menyurat yang sudah disediakan oleh sebuah

aplikasi yang digunakan untuk menulis di dalam komputer, seperti halnya Microsoft word. Mail

marge ini sangat memungkinkan si pengguna untuk dapat membuat surat dalam jumlah yang

sangat banyak dengan format isi yang sama dengan cepat. Mail merge ini biasanya dipakai

disekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB dan juga kartu siswa. Dimana mail merge

disini digunakan oleh sekolah yang memiliki jumlah siswa yang banyak. Dalam membuat mail

merge, ada 2 dokumen yang digunakan yaitu: Dokumen Master, yaitu merupakan dokumen

utama yang dimana isinya sama untuk semua penerima. Data Source, merupakan sebuah

dokumen dimana isinya hanya khusus untuk masinh – masing penerima saja. Seperti nama dan

alamat si penerima. Data source disini dapat berupa data yang ada di Excel, Access, Contack

pada outlook dan lain sebagainya. Sebelum mempelajari lebih jauh mengenai sumber data atau

data source, maka kita harus mengenal istilah fiels dan juga record. Field yaitu sekumpulan data

yang memiliki jenis yang sama . seperti field nama, tanggal lahir, alamat dan lain sebagainya.

Sedangkan record merupakan kumpulan dari beberapa field .

 Gambar 6. 1 Contoh Field dan Record

2. Langkah Membuat MAIL MERGE

Adapun langkah-langkah dalam membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Buka menu pada Ms. Word

Cara menggunakan mail merge yang pertama adalah masuk ke Microsoft Word dan gerakkan

kursor ke “menu bar” di bagian atas. Nantinya, kamu bisa langsung klik pada opsi Mailings, lalu

Start Mail Merge untuk menemukan cara mail merge sesuai menu yang tersedia.
2. Buat format dokumen

Setelah berhasil masuk ke dalam menu tersebut, pilih contoh mail merge sesuai format

yang ada. Pada umumnya, opsi untuk pemilihan format dapat dilakukan seperti Letters,

Email Messages, Envelopes, Labels, dan List.

Kamu bisa memilih format Normal Word Document apabila ingin melakukan custom

terhadap penggunaan fitur tersebut. Jadi, para pengguna dapat mengatur sendiri

kebutuhan membuat formatnya supaya terasa lebih fleksibel.

3. Tulis naskah pada worksheet

Setelah berhasil menentukan format, kini saatnya berlanjut untuk memulai cara

menggunakan mail merge sesuai tujuan. Kamu bisa mengisi naskah yang ingin ditulis

pada Worksheet yang telah disediakan.

Di bagian ini, kamu dapat menulis seperti nama penerima, alamat, telepon, tanggal,

keperluan, dan masih banyak lagi.

4. Pilih penerimaan dokumen

Cara menggunakan mail merge berikutnya yaitu menentukan siapa saja penerima dari

dokumen yang telah dibuat. Saat berada di tahap ini, Ketika draft naskahnya sudah

selesai, klik pada menu Mailings, lalu pilih opsi Select Recipients. Dari situ, kamu dapat

memilih penerima berdasarkan daftar data yang telah dibuat sebelumnya melalui jenis

file sesuai produk Microsoft lainnya.

5. Atur posisi naskah dan data

Masih membahas cara mail merge, kini saatnya untuk mengatur posisi antara naskah

beserta data yang sudah dibuat. Langkahnya dapat ditempuh melalui opsi Use an Existing

List sesuai daftar file dalam driver.

6. Cek format dokumen, pastikan sudah benar

Tahap lanjutan ketika menggunakan mail merge adalah proses pengecekan terhadap

format dokumen sebelum melakukan finishing. Untuk memeriksa hasil dari keseluruhan

naskah, klik pada opsi Preview Results.

Menu tersebut bakal menunjukkan seperti apa hasil pengolahan data pada dokumen

sesuai pengaturan yang ditentukan. Melalui tampilan worksheet tersebut, kamu masih

bisa melakukan penyesuaian agar terlihat rapi dan menghindari kesalahan data.
7. Simpan file mail merge

Langkah terakhir dalam menggunakan mail merge adalah tahap penyimpanan file setelah

memastikan isi naskah dan dokumennya benar. Terdapat tiga opsi berbeda yang muncul

saat klik Finish & Merge untuk menyelesaikan tahap pembuatan surat massal.

Gambar 6. 8 Preview Result

Menampilkan Surat Yang Sudah Digabungkan dan Mencetaknya Apabila kita

sudah selesai dokumen mail mergenya. Maka kita dapat mencetak dokumen

tersebut. Adapaun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a. Pilih lalu klik pada menu finish dan merge yang berada pada menu

mailing seperti gambar dibawah ini.

 Gambar 6. 9 Finish And Merge

b. Sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 6. 10 Tampilan Menu Cetak

Lalu pilih print dokumen. Dimana pilihan bisa digunakan untuk print

dokumen secara keseluruhan, current record atau berdasarkan halaman.

Lalu klik OK

Minimal 5
 BAB III

PENUTUP

A.KESIMPULAN

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya

sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama

bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk

membuat sertifikat, label, dan amplop.Track Changes adalah salah satu fitur Word yang sangat

berguna bagi penyunting dan korektor. Langkahnya sederhana saja, di Word 2003, klik Tools->

Track Changes. Di Word 2007, klik Review-> Track Changes

 Daftar Pustaka

Fauzi & Johar Arifin. 2001. Aplikasi Excel dalam Persentasi Bisnis, Elex Media Komputindo.

Abdurohman, Maman. (2014). Organisasi & Arsitektur Komputer. Bandung: Informatika.

Heriyanto, dkk. (2014). Sistem Komputer. Jakarta: Yudhistira. Jogiyanto. (1995). Pengenalan

Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, A., & Triwahyuni, T.C. (2003). Pengenalan

Teknologi Informasi. Yogyakarta. Kristanto, A. (2003). Jaringan Komputer. Yogyakarta: Graha

Ilmu. Suharno Pawirosumarto. 2009. Aplikasi Komputer Edisi 2, Mitra Wacana Media. Wahana

Komputer. 2010.Microsoft Word 2010 untuk Skripsi, tesis & KaryaIlmia, Andi. Pengantar

Aplikasi Komputer - Murdan Sianturi, S.Kom, M.Kom Halaman: 56