Modul Pendidikan Jarak Jauh Pendidikan Tinggi Kesehatan

Kegiatan Fasilitas Mail Merge

Belajar 9

Tujuan Pembelajaran Umum

Rekan mahasiswa, setelah mempelajari kegiatan belajar 4 ini diharapkan Anda akan
dapat menjelaskan dan mempraktikkan kembali apa itu fasilitas Mail Merge.

Tujuan Pembelajaran Khusus

Untuk mencapai tujuan umum tersebut ada tiga indikator yang harus Anda kuasai
yaitu dapat menjelaskan: (a) pengertian fasilitas mail merge, (b) membuat dokumen
utama dalam bentuk Microsoft Word dan membuat sumber data dalam bentuk
Microsoft Excel,
c) melakukan entry data dan d) mengoperasikan mail merge dan membuka kembali
dokumen.

PokPookk-Pookk-Pook kMoakteMriateri
II.
Untuk mencapai tersebut pokok-pokok materi yang harus Anda pelajari meliputi
pengertian fasilitas mail merge, cara bagaimana membuat dokumen utama dalam
bentuk Microsoft Word, bagaimana membuat sumber data dalam bentuk Microsoft
Excel, bagaimana melakukan entry data, mengoperasikan mail merge dan membuka
kembali dokumen.

2
 3
Uraian
Materi

Pada KB 4 ini akan dibahas mengenai fasilitas Mail Merge. Fasilitas ini, sebenarnya
merupakan fasilitas yang terdapat dalam program Microsoft Word yaitu suatu program untuk
membuat surat secara massal atau dalam jumlah banyak. Namun demikian, dalam modul
Microsoft Excel kali ini juga disertakan materi Mail Merge karena dengan Microsoft Excel-lah
olahan data-data dibuat untuk mail merge. Apakah Anda sudah dapat membayangkan
bagaimana fasilitas mail merge ini? Mari bayangkan sejenak, apabila Anda menjadi seorang
Ketua Cabang Ikatan Bidan Indonesia akan mengirimkan surat undangan kepada seluruh
Bidan di cabang Anda, apakah Anda akan mengetik satu persatu surat undangan tersebut?
Atau menggunakan fasilitas copy dan paste, apabila jumlah bidannya 200 orang atau bahkan
lebih? Ya, fasilitas mail merge ini akan memudahkan Anda dalam mengatasi permasalah
semacam ini.
Ya, fasilitas Mail Merge sangat bermanfaat untuk membuat surat dan amplop dengan
mencantumkan nama, alamat, dan dokumen lainnya secara massal. Hal ini tentunya akan
sangat memudahkan pekerjaan yang kita laksanakan. Pada bagian ini anda akan diberikan
penjelasan mengenai langkah-langkah membuat mail merge dengan menggunakan data
dari Microsoft Excel yang berturut turut yaitu membuat dan memperbaiki dokumen utama,
membuat dan memperbaiki sumber data pada dokumen utama, membuat dan memperbaiki
amplop, menyertakan sumber data pada amplop dan membuka dokumen merge dan
amplop.
A. Membuat Dokumen Utama
Rekan mahasiswa, untuk menggunakan fasilitas mail merge, maka Anda perlu membuat
dokumen utama terlebih dahulu. Dokumen utama ini berupa format yang nantinya akan diisi
secara otomatis melalui fasilitas mail merge ini. Nah Langkah membuat dokumen utama
yaitu:
1. Bukalah Microsoft Word
2. Buatlah Naskah Surat
3. Simpanlah naskah surat tersebut dan berilah nama sesuai selera anda, misalnya
“Undangan Rapat”.
4. Kemudian Tutuplah/Close File;

Modul Pendidikan Jarak Jauh Jenjang Diploma 3 Program Studi

 Modul Pendidikan Jarak Jauh Pendidikan Tinggi

Catatan: (Dengan membuat naskah surat dalam lembar kerja Microsoft Word yang akan
dimasukkan datanya melalui Mail Merge maka anda sudah dapat mengetahui data apa
saja yang perlu anda siapkan pada sumber data utama dalam Microsoft Excel). Untuk
lebih jelas, perhatikan contoh surat undangan dibawah ini:

Gambar 4.1 : contoh surat untuk mail merge

Dari contoh surat undangan diatas, dapat anda ketahui bahwa anda membutuhkan
beberapa data untuk mengisi surat tersebut antara lain:
1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Nama Orang Yang Diundang
4. Alamat Orang Yang Diundang
5. Hari Acara
6. Tanggal Acara
7. Waktu Acara
8. Tempat Acara
9. Acara Pertemuan
Nah setelah Anda membuat format surat undangan tersebut, selanjutnya Anda perlu
membuat data-data yang dibutuhkan tersebut dalam Microsoft Excel.

4
 5
B. Membuat Sumber Data pada Dokumen Utama
Langkah – langkahnya yaitu sebagai berikut:
Bukalah Microsoft Excel dan buatlah Data seperti gambar berikut:

Gambar 4.2 : data surat dalam microsoft excel

Jangan lupa berilah Nama pada Sheet, misalnya “Data Und Halal”, selanjutnya simpanlah
data tersebut. Agar Anda mudah menggunakannya dalam mail merge nanti lebih baik
simpanlah pada direktori dan dengan nama yang sama dengan dokumen utama), kemudian
tutup/close file.

C. Entry Data
Langkah - langkah untuk melakukan entry data melalui Mail Merge sebagai berikut:
1. Bukalah File Microsoft Word yang telah dibuat (Contoh:Undangan Rapat)
2. Bukalah Tab Menu Mailing>Select Resipients>Use Existing List seperti gambar berikut:

Gambar 4.3 : tampilan langkah menggunakan fasilitas mail merge

Modul Pendidikan Jarak Jauh Jenjang Diploma 3 Program Studi

 3. Setelah diklik pilihan diatas, maka akan
terlihat tampilan seperti kotak dialog
sebagai berikut:

Gambar 4.4 : tampilan kotak dialog langkah mail merge

Apabila terlihat kotak dialog seperti diatas, maka Klik direktori penyimpanan data.
4. Klik file Excel Undangan Rapat, maka akan terlihat kotak dialog sebagai berikut:

Gambar 4.5 : tampilan kotak dialog langkah mail merge 2

5. Setelah terlihat seperti gambar diatas, lalu Klik file Microsoft Excel Undangan
Rapat.
6. Akan terlihat pilihan Sheet yang ada dalam File, maka pilihlah sheet yang merupakan
sumber data untuk Mail Merge sebagai berikut:

Gambar 4.6 : tampilan kotak dialog langkah mail merge 3

7. Setelah muncul tampilan seperti diatas, maka pilihlah nama sheet sesuai dengan
dokumen utama (Data Und Halal), lalu OK. Dengan demikian, maka Mail Merge sudah
aktif.

6
 7
8. Langkah selanjutnya yaitu menempatkan data pada surat yang telah anda buat yaitu
Klik Insert Merge Field pada Tab Menu dan akan muncul nama-nama data yang telah
anda buat untuk ditempatkan dalam surat, seperti gambar di samping:

Gambar 4.7 : tampilan kotak dialog langkah mail merge 4

9. Klik pada tempat data yang telah kita siapkan dalam surat yang akan isi data, dan Klik
daftar data pada Insert Merge Field, maka data secara otomatis sudah masuk dalam
lembar surat yang anda buat, seperti gambar sebagai berikut:

Gambar 4.8 : tampilan kotak dialog langkah mail merge 5

Modul Pendidikan Jarak Jauh Jenjang Diploma 3 Program Studi

 Modul Pendidikan Jarak Jauh Pendidikan Tinggi Kesehatan

10. Untuk mengetahui apakah data

yang telah dipasang dalam surat
telah benar maka anda dapat
menampilkannya dengan Klik pada
Tab Menu Mailings>Preview Result,
maka akan terlihat sebagai berikut:

Gambar 4.9 : tampilan Preview Result

11. Untuk menjalankan Mail

Merge dapat dilakukan
dengan Klik Tab Menu
Mailings> Previous atau
Next Record (Item pada
Tab Menu yang
menunjukkan angka),
sehingga anda dapat
mencetaknya/print out.
Selengkapnya adalah
seperti gambar berikut:

Gambar 4.10 : tampilan kotak dialog langkah mail merge 6

12. Setelah Mail Merge jadi dan pekerjaan telah selesai maka file dapat di close file
tersebut.

D. Membuka Dokumen Merge

Setelah Mail Merge file ditutup/close,
maka untuk membukanya kembali anda
tinggal mengaktifkannya seperti ketika
membuka file pada umumnya, namun
perlu dipahami bahwa file Microsoft
Word yang telah menggunakan Mail
Merge ketika dibuka akan memberikan
dialog seperti gambar berikut ini:
Gambar 4.11 : tampilan kotak dialog langkah menampilkan mail merge

Setelah muncul dialog diatas maka pilih Yes untuk menampilkan dokumen yang telah
anda buat. Apabila dipilih No maka Mail Merge yang telah dibuat akan tidak aktif. Bagaimana
rekan mahasiswa, apakah Anda merasa terbantu dengan fasilitas mail merge ini? Nah, untuk
memperlancar bagaimana mengoperasikan fasilitas mail merge ini ulangi sekali lagi langkah-
langkah diatas.

8
 9
Rangkuman

Rekan mahasiswa, setelah Anda pelajari

Langkah awal dalam membuat mail merge
kegiatan belajar 4 diatas, tentu Anda memiliki
adalah membuat dokumen utama dalam
gambaran apa itu fasilitas mail merge dan
bentuk Microsoft Word ini berupa format
bagaimana menggunakannya? Nah, coba
yang nantinya akan diisi secara otomatis
sekarang cocokkan apa yang telah Anda
melalui fasilitas mail merge ini, misalnya
pahami dengan rangkuman berikut ini.
format surat undangan yang didalamnya
Fasilitas Mail Merge sebenarnya merupakan
ada format kosong yang berisi antara lain:
fasilitas yang terdapat dalam program
tanggal surat, nomor surat, nama orang yang
Microsoft Word yaitu suatu program untuk
diundang, alamat orang yang diundang, hari
membuat surat secara massal atau dalam
acara, tanggal acara, waktu acara, tempat
jumlah banyak. Namun demikian, dalam
acara, acara pertemuan. Nah setelah Anda
modul Microsoft Excel kali ini juga disertakan
membuat format surat undangan tersebut,
materi Mail Merge karena dengan Microsoft
selanjutnya Anda perlu membuat data-data
Excel-lah olahan data-data dibuat untuk mail
yang dibutuhkan tersebut dalam Microsoft
merge. Fasilitas Mail Merge sangat
Excel. Langkah-langkahnya adalah membuka
bermanfaat untuk membuat surat dan
program Microsoft Excel kemudian membuat
amplop dengan mencantumkan nama,
data untuk mengisi format yang telah dibuat
alamat, dan dokumen lainnya secara massal.
di Microsoft Word. Jangan lupa berilah Nama
Hal ini tentunya akan sangat memudahkan
pada Sheet, misalnya “Data Und Halal”,
pekerjaan yang kita laksanakan. Pada bagian
selanjutnya simpan data tersebut. Agar
ini anda akan diberikan penjelasan mengenai
mudah menggunakannya dalam mail merge
langkah-langkah membuat mail merge
nanti lebih baik simpanlah pada direktori dan
dengan menggunakan data dari Microsoft
dengan nama yang sama dengan dokumen
Excel yang berturut turut yaitu membuat dan
utama), kemudian tutup/close file.
memperbaiki dokumen utama, membuat dan
Selanjutnya adalah melakukan entry data
memperbaiki sumber data pada dokumen
melalui Mail Merge dengan mengoperasikan
utama, membuat dan memperbaiki amplop,
menu Tab Menu Mailing.
menyertakan sumber data pada amplop
dan membuka dokumen merge dan amplop.

Modul Pendidikan Jarak Jauh Jenjang Diploma 3 Program Studi

 Modul Pendidikan Jarak Jauh Pendidikan Tinggi

Evaluasi
Formatif
Bagaimana, apakah Anda telah memahami mengenai materi yang ada pada KB 4 ini? Jika
sudah coba jawablah pertanyaan berikut ini dengan melingkari jawaban yang Anda anggap
benar dibawah ini:
1. Apakah program yang dijalankan untuk 4. Apakah Program yang digunakan dalam
menggunakan fasititas mail merge? membuat dokumen utama?
A. Microsoft Word A. Microsoft Word
B. Microsoft Excel B. Microsoft Excel
C. Microsoft Word dan Microsoft Excel C. Microsoft Word dan Microsoft Excel
D. Microsoft Word dan D. Microsoft Word dan Microsoft
Microsoft Powerpoint Powerpoint
E. Microsoft Excel dan E. Microsoft Excel dan Microsoft
Microsoft Powerpoint Powerpoint
2. Apakah contoh fungsi mail merge? 5. Berdasar kasus diatas manakah proses
A. Membuat data-data membuat sumber data pada dokumen
B. Membuat format surat undangan utama?
C. Membuat undangan secara massal A. Membuat undangan halal bihalal
D. Membuat presentasi dengan slide B. Membuat format surat undangan
yang banyak C. Membuat draft nama yang
E. Membuat perhitungan dengan data akan diundang
yang banyak D. Memasukkan data-data tersebut
Kasus: Undangan halal bihalal akan dibuat dalam format yang telah disediakan.
diperuntukkan semua bidan di Cabang IBI E. Membuat data untuk hari tanggal
“Indah Raya” sebanyak 500 orang. Dibuatlah rapat, waktu dan tempat serta nama
draft daftar nama yang akan diundang. dan alamat yang terundang.
Kemudian dibuat format surat undangan. 6. Apakah program yang digunakan untuk
Dibuatlah data untuk hari tanggal rapat, membuat sumber data?
waktu dan tempat serta nama dan alamat A. Microsoft Word
yang terundang. Kemudian data-data B. Microsoft Excel
tersebut dimasukkan dalam format yang C. Microsoft Word dan Microsoft Excel
telah disediakan. D. Microsoft Word dan Microsoft
3. Berdasar kasus diatas manakah proses Powerpoint
Membuat Dokumen Utama? E. Microsoft Excel dan Microsoft
A. Membuat undangan halal bihalal Powerpoint
B. Membuat format surat undangan 7. Berdasar kasus diatas manakah proses
C. Membuat draft nama yang entry data?
akan diundang A. Membuat undangan halal bihalal
D. Memasukkan data-data tersebut B. Membuat format surat undangan
dalam format yang telah disediakan. C. Membuat draft nama yang akan
E. Membuat data untuk hari tanggal diundang
rapat, waktu dan tempat serta nama D. Memasukkan data-data tersebut
dan alamat yang terundang. dalam format yang telah disediakan.
E. Membuat data untuk hari tanggal
rapat, waktu dan tempat serta nama
dan alamat yang terundang.

10
 11
8. Apakah menu yang diperintahkah dalam
10. Apakah menu yang digunakan untuk
melakukan proses mail merge?
menyimpan hasil kerja mail merge?
A. Tab Menu
A. Tab Menu
B. Tab Home
B. Tab Home
C. Tab Insert
C. Tab Insert
D. Tab Mailing
D. Tab Mailing
E. Tab Page Layout
E. Tab Page Layout
9. Apakah menu yang diperintahkah dalam
menampilkan data yang telah dimasukkan
dalam mail merge?
A. Tab Menu
B. Tab Home
C. Tab Insert
D. Tab Mailing
E. Tab Page Layout

Tugas
Mandiri
Untuk memperkaya informasi mengenai kegiatan belajar 4, kerjakanlah tugas dibawah ini
dengan mencari referensi yang sebanyak-banyaknya dan kemudian diskusikan dengan
fasilitator Anda.
1. Buatlah dokumen utama berupa format undangan rapat kelas yang ditujukan semua
mahasiswa program pendidikan PJJ dengan rincian sebagai berikut:
Rapat dilaksanakan hari Sabtu tanggal 12 Desember 2013 pukul 15.00 WITA, acara
persiapan studi banding ke Yogyakarta. Format ini menggunakan program Microsoft
Word.
2. Buatlah sumber data nama mahasiswa kelas PJJ dan alamat rumah masing-masing.
Format ini menggunakan program Microsoft Excel.
3. Lanjutkan bagaimana menampilkan data-data dan cetaklah semua surat undangan
tersebut.
SELAMAT MENGERJAKAN!

Modul Pendidikan Jarak Jauh Jenjang Diploma 3 Program Studi