Pengertian Mail Merge

Mail merge adalah fitur pembuatan surat massal Microsoft Word. Mail merge juga
dapat diartikan sebagai suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam
format yang sama secara lebih cepat dan praktis. Untuk menggunakan fitur ini,
dibutuhkan untuk membuat dua jenis file yang berbeda yaitu Microsoft Excel dan
file Microsoft Word.

Satu file merupakan sumber data yang dibuat di Microsoft Excel sedangkan
file kedua adalah naskah utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah
utama biasanya berisi badan surat maupun desain amplop pembungkus surat
tersebut.

Surat yang bisa dibuat dengan fitur ini misalnya adalah surat promosi penjualan,
surat undangan, tagihan, dan masih banyak lagi jenis dokumen lainnya. Fitur
yang bisa digunakan pengguna di mail merge di antaranya,

1. Letter atau surat

2. Mailing label atau label surat
3. Envelope atau amplop

4. Directories atau direktori

Bagian penting yang ada di mail merge adalah main document atau dokumen
utama dan data source atau sumber data. Dokumen utama adalah isi surat
yang bentuknya tetap yaitu satu teks atau bentuk dokumen yang akan dikirim.
Intinya, berupa format dasar yang akan dikirimkan ke banyak penerima.

Sementara sumber data adalah data yang akan digabungkan (merge) ke dokumen
utama. Sumber data ini asalnya bisa berbeda-beda. Keempat sumber data
meliputi di antaranya,

1. Microsoft Office Excel Worksheet

2. Microsoft Office Word Table
3. Microsoft Office Outlook Contact List
4. Microsoft Office Access Database Tables
Fungsi Mail Merge

Fungsi mail merge adalah membuat jumlah surat secara massal dalam sekali
proses. Ketika digunakan pada sistem Microsoft Word, nantinya bisa
menggunakan banyak metode yang tersedia di dalamnya. Apabila sudah
mempunyai satu template, nantinya hanya perlu melakukan edit sesuai
kebutuhan dari jenis surat dan dokumennya.

Anda juga dapat menentukan siapa saja yang akan menjadi penerima surat
berdasarkan undangan secara mudah. Tidak perlu lagi menulis satu per satu
dalam dokumen Microsoft Word yang berbeda asalkan formatnya masih sama.

Manfaat Mail Merge

Manfaat mail merge cukup banyak terutama bagi Anda yang bekerja dalam
suatu perusahaan atau instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus
masalah administrasi, seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.

Misalnya saat perusahaan atau instansi sedang menggelar suatu acara,

seminar, dialog atau pelatihan apa pun itu, maka tamu yang diundang sedikit,
tentunya kita dapat membuat undangannya satu persatu, namun ketika tamu
undangan banyak mencapai ribuan orang, jika tidak menggunakan Mail Merge
akan kewalahan.

Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga
dapat dipakai untuk membuat di antaranya surat pemberitahuan, surat undangan
rapat, surat penawaran barang, sertifikat, membuat surat bisnis, proposal, surat
keterangan dalam bidang pendidikan dan lain-lain.
Cara Menggunakan Mail Merge

1. Membuat file master surat di Word

Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan Anda sudah

menyiapkan file master surat undangan yang akan Anda berikan nama penerima
yang berbeda. Pastikan semua penulisan sudah benar dan tidak ada typo.
Kosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan
mail merge.

2. Membuat database penerima di Excel

Setelah file master surat sudah jadi, langkah selanjutnya Anda bisa memulai
dengan membuat file baru di Microsoft Excel. Silahkan buat tabel sesuai dengan
kebutuhan mulai dari nomor, nama, alamat, no HP dan email. Isikan semua
datanya dan pastikan semua sudah tertulis dengan benar.

3. Mengkoneksikan mail merge dengan Excel

Untuk memulai menyambungkan surat dengan database email, caranya berikut

ini.

a. Membuka menu ‘Mailings’. Langkah pertama silahkan pilih menu

Mailings, lokasinya berada pada bagian menu atas Microsoft Word.

b. Memilih menu ‘Start Mail Merge’. Setelah menu Mailings terpilih, silahkan

buka dan pilih menu Start Mail Merge, lokasinya berada pada pojok kiri
atas dekat dengan menu Save.
c. Memilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’. Kemudian scroll ke

bawah pada Start Mail Merge dan pilih menu Step-by-Step Mail Merge
Wizard yang lokasinya paling bawah sendiri.
d. Pilih “Document type“. Pada menu document type, ada beberapa pilihan

seperti Letters, Email messages, Envelopes, Labels dan Directory.

Karena disini kita akan membuat surat maka silahkan memilih ‘Letters’.
e. Pilih “Next: Starting document“. Silahkan pilih starting document untuk
 melanjutkan ke starting document.
f. Pilih “Select starting document“. Pada select starting document, Anda 3
pilihan berbeda. Silahkan Anda memilih paling atas sendiri ‘Use the
current document’, menu ini berarti Anda menggunakan dokumen Anda
sendiri yang sudah dibuat sebelumnya.
g. Pilih “Next: Select recipients“. Silahkan pilih starting document untuk

melanjutkan ke select recipients.

h. Pilih menu “Use an existing list“. Pada menu select recipients, silahkan

Anda memilih Use an existing list kemudian pilih menu ‘Browse’, silahkan
pilih lokasi database penerima yang sudah Anda buat sebelumnya. Jika
sudah benar silahkan klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel excel seperti yang
Anda buat sebelumnya, silahkan klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.
i. Selanjutnya pilih menu “Next: Write your letter“

4. Inset Mail Merge pada surat

Terakhir, Anda tinggal memasukan mail merge pada surat. Caranya pilih menu
Insert Merge Field, lokasinya masih satu menu dengan Mailings. Kemudian
masukan Field sesuai dengan bagian nama, alamat dan nama email. Pastikan
Field sesuai dengan lokasinya, nantinya pada sebelah tulisan Nama, Alamat
dan Email akan ada tulisan <<F2>>, <<F3>> dan <<F4>>.

5. Preview hasil Mail Merge

Terakhir, Anda bisa melihat setting mail merge yang sudah Anda buat apakah
berhasil atau tidak. Anda bisa mengeceknya pada menu ‘Preview Results’, untuk
mengecek daftar namanya Anda bisa menggeser tanda panah di samping
preview results. Kode F2, F3 dan F4 yang Anda tulis tadi akan terisi dengan
nama, alamat dan email. Surat yang Anda buat ini bisa langsung Anda print atau
simpan pada hardisk komputer.