Mailing

1
s

1. Defenisi

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk
mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara
teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi
surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan,
kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Mail merge adalah proses menggabungkan informasi umum (seperti membentuk

huruf atau email massal) dengan informasi spesifik (seperti alamat penerima
tertentu, nama, atau judul). Di Word, proses ini selesai menggunakan dua
komponen: sebuah dokumen utama (misalnya surat formulir yang Anda ingin
dikirim ke sejumlah orang), dan sumber data (daftar penerima yang meliputi
nama, alamat, nomor telepon, judul, dll). Sumber data ini bisa menjadi buku
alamat email, Microsoft Excel spreadsheet, database, atau file lainnya. Dokumen
utama berisi teks standar yang semua huruf akhir akan berisi, tetapi juga
mengandung placeholder variabel, seperti "Alamat Bock" atau "Sambutan Line".
Penampung ini generik diganti dengan informasi spesifik untuk setiap penerima
diperoleh dari rekaman data sumber.
 Mailing
2
s

Bagian-Bagian Yang Terdapat Pada Mailings

Create:

 Envelopes, untuk membuat dan mencetak amplop

 Labels, untuk membuad dan mencetak label

start mail merge:

 Start Mail Merge, untuk memulai membuat mail merge dan dapat
digandakan untuk beberapa penerima yang berbeda.
Bagian-bagian yang terdapat dalam Start Mail Merge, yaitu:
 letters
 E-mail message
 Envelopes
 Labels
 Directory
 Normal word Document
 Step by step mail merge wizard
 Select Recipients, untuk memilih orang-orang yang terdapat di dalam
daftar, yang menjadi penerima surat.
Bagian-bagian yang terdapat dalam Select Recipients, yaitu:
 Type new list, Pada kotak dialog New Address List, ketik informasi
yang ingin Anda sertakan untuk entri pertama di bawah Masukkan
Alamat Informasi. Untuk melengkapi entri pertama dan beralih ke
entri baru, klik New Entry. Ulangi langkah ini sampai Anda telah
menambahkan semua entri alamat yang Anda inginkan dan kemudian
klik Tutup. Pada kotak dialog Save Address List, ketik nama untuk
daftar alamat di kotak nama file, lalu pilih folder untuk menyimpan
daftar masuk Secara default, daftar alamat disimpan dalam folder Data
My Sumber. Klik Save.
 Mailing
3
s

 Use existing list, Klik Browse .... Pada kotak dialog Pilih Sumber
Data, cari dan klik sumber data yang Anda inginkan. Secara default,
My Data Sumber folder akan terbuka. Klik open. Tergantung pada
jenis sumber data yang Anda pilih, kotak dialog lain mungkin muncul
meminta Anda untuk meminta informasi tertentu. Semua entri dalam
sumber data muncul di kotak dialog Mail Merge Recipients, di mana
Anda dapat menyempurnakan daftar penerima untuk memasukkan
dalam gabungan.
 Select from outlook contacts, Klik choose contacts folder. Pada kotak
Daftar Kontak Pilih folder dialog, klik daftar kontak yang Anda
inginkan, kemudian klik OK. Semua kontak dalam folder muncul di
kotak dialog Mail Merge Recipients, di mana Anda dapat
menyempurnakan daftar penerima untuk memasukkan dalam
gabungan.
 Edit Recipient list, jika Anda perlu untuk membuat perubahan ke daftar
penerima

write & insert Fields:

 Highlight merge fields
 Address block,untuk memilih elemen alamat yang Anda inginkan untuk
memasukkan dan format yang Anda inginkan. Klik OK. Jika kotak dialog
Match Fields muncul, Word mungkin tidak mampu menemukan beberapa
informasi yang dibutuhkan untuk blok alamat
 Greeting line, untuk memilih salam yang meliputi salam, format nama,
dan tanda baca berikut. Pilih teks yang ingin Anda muncul dalam kasus di
mana Word tidak dapat menafsirkan nama penerima. Klik OK. Jika kotak
dialog Match Fields muncul, Word mungkin tidak mampu menemukan
beberapa informasi yang dibutuhkan untuk blok alamat.

 Insert merge field

 Mailing
4
s

 Rules
 Match fields
 Update labels

preview results :
 Preview results, untuk melihat kembali hasil data yang telah dibuat
 Find recipients, untuk mencari penerima
 Auto check for errors, untuk melihat kesalahan-kesalahan yang terdapat
pada data

Finish :
 Finish & Merge, mail merge telah selesai dibuat

Cara Kerja Mail Merge

Untuk memulai Mail Merge di klik Word 2007, baru pada tab Mailings. Pita,
kelompok perintah yang Anda lihat pada setiap tab, menggantikan toolbar dan
menu. Perintah yang terorganisir dalam kelompok-kelompok yang terkait dengan
kegiatan seperti yang Anda lihat di bawah ini di Buat, Start Mail Merge, dan
Menulis & Bidang Masukkan kelompok pada tab Mailings.

Bila Anda klik pada tanda panah di samping Mulai Mail Merge, daftar drop-down
muncul seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Pilih opsi terakhir, "Langkah demi
Langkah Mail Merge Wizard."
 Mailing
5
s

Tombol ini menampilkan jendela tugas seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Pilih Surat (atau apa pun jenis yang Anda inginkan) sebagai jenis dokumen dan
kemudian klik "Next: Dokumen Mulai" link di bagian bawah panel tugas untuk
pergi ke langkah berikutnya untuk memilih dokumen Anda mulai.

Anda memiliki pilihan untuk menggunakan dokumen saat ini Anda buka, untuk
memilih template, atau untuk menelusuri dokumen yang ada tidak terbuka. Untuk
praktik ini, pilih "Mulai dari template." Tombol ini menampilkan daftar link yang
anda klik pada "Pilih template."
 Mailing
6
s

Ini akan membuka "Pilih Template" kotak dialog ditampilkan. Pilih "Letters" tab
dan pilih "Merge Oriel Surat." Klik OK.

Ini akan membawa Anda ke Langkah 3 dalam proses Mail Merge di mana Anda
"Pilih penerima."

Memilih Penerima

Pilih "Gunakan daftar yang ada" dan klik pada link "Browse". Cari dan buka file
yang berisi sumber data Anda. Untuk latihan ini, gunakan MailMergeList.xls.
 Mailing
7
s

Hal ini akan membuka kotak dialog berikut di mana Anda pilih tabel (kisaran
bernama didefinisikan dalam Excel) yang berisi mail penerima penggabungan info
yang Anda ingin menarik ke dalam gabungan bidang dalam dokumen Anda. Pilih
"seminar" atau "pelatihan" atau apapun Anda bernama kisaran dalam spreadsheet
Anda yang berisi nama dan alamat yang Anda ingin gunakan untuk surat
penggabungan ("peserta" adalah rentang didefinisikan dipilih sebagai ditunjukkan
di bawah ini).

Pastikan untuk memeriksa boks yang mengindikasikan bahwa "baris pertama dari
data berisi header kolom" sehingga label lapangan (Nama Belakang, Nama
Pertama, Address1, dll) pada spreadsheet Anda tidak akan salah untuk data.

Ini akan membuka Mail Merge Penerima kotak dialog di bawah ini. Di sini Anda
dapat memilih penerima untuk menyertakan atau hapus oleh centang kotak
centang dengan nama.
 Mailing
8
s

Anda dapat mengurutkan dan menyaring daftar menggunakan daftar drop-down

yang terletak pada masing-masing nama field ditunjukan dengan panah hitam
segitiga. Catatan juga terdapat link untuk Sort dan Filter atau Cari Duplikat dan
penerima dalam "daftar penerima Perbaiki" bagian.

Klik pada link "Next: Tulis surat Anda" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya
untuk mengedit mail merge konten template surat.

Memasukkan Merge Fields

Perhatikan bahwa Blok Alamat dan Line Greeting bidang sudah dimasukkan ke
dalam template surat. Jika Anda tidak menggunakan mail merge sudah terformat,
surat, Anda hanya cukup klik pada link di sebelah kanan untuk memasukkan blok
Alamat, Greeting baris, atau item lebih (lebih gabungan field). Anda juga
memiliki opsi ini sama pada toolbar Mailings di atas-Anda tidak harus
 Mailing
9
s

menggunakan wizard setiap kali Anda melakukan mail merge. Pilih tanggal dan
mengganti isi surat Anda sendiri dan kemudian pergi ke langkah berikutnya untuk
melihat surat-surat Anda dengan mengklik link di bagian bawah panel tugas.

Pencocokan Fields
Ketika Anda mengklik pada link blok Alamat, kotak dialog berikut akan muncul
di mana Anda dapat memilih format alamat. Juga, Anda dapat mengklik tombol
Fields Match untuk menyesuaikan field alamat yang hilang (yang Match Fields
tombol juga pada tab Mailings dalam "Menulis dan Insert Fields"
pengelompokan).

Mengklik pada tombol Bidang Match menampilkan kotak dialog berikut.

Gunakan Alamat 1 daftar drop-down untuk memilih nama Street lapangan dari
 Mailing
10
s

spreadsheet Excel.

Meninjau Hasil
Anda memiliki tombol pada kedua kelompok Hasil Preview pada Mailings pita
serta jendela tugas untuk melihat info penerima yang berbeda sebelum
melanjutkan ke langkah selanjutnya untuk menyelesaikan penggabungan.
 Mailing
11
s

Melengkapi Gabung
Ketika Anda mengklik pada link, "Next: Lengkap penggabungan," muncul
sebagai berikut:

Klik link "Edit huruf individu" yang dapat Anda lihat dari ujung layar adalah link
ke ini juga sebuah tombol pada "Finish & Merge" dropdown list pada Pita
Mailings "Gabung ke dokumen baru.".
 Mailing
12
s

Link Mencetak pada Task Pane atau Dokumen Cetak pada dropdown list Ribbon
memungkinkan Anda untuk menggabungkan langsung ke printer. Ketika Anda
mengklik pada link untuk mengedit surat-surat, kotak dialog berikut akan muncul:

Anda dapat memilih apakah akan menggabungkan semua atau catatan yang
dipilih. Klik OK dan kemudian sebuah dokumen merger baru berjudul Letters1
dibuat. Ini berisi huruf individu untuk setiap penerima. Jika anda melihat status
bar, Anda akan melihat bahwa itu menunjukkan beberapa huruf.

Penghematan
 Mailing
13
s

Menyimpan pekerjaan Anda dengan mengklik tombol Office baru yang

menggantikan menu file.

Pilih "Save As" untuk melihat pilihan baru untuk menyimpan dalam format yang
berbeda.
 Mailing
14
s

Yang baru "default" format file. Docx, format file baru untuk dokumen Word. Ini
adalah salah satu dari XML format baru Kantor. Anda juga memiliki pilihan
untuk menyimpan dalam format Word 97-2003 sehingga file Anda kompatibel
dengan versi tersebut dan dapat dibuka di dalamnya. Namun, dengan versi Word
sebelumnya, Anda dapat membuka file yang dibuat dalam versi 2007 oleh pergi
ke Pusat Download di situs Microsoft dan men-download Microsoft Office
Compatibility Pack untuk Office 2007 Word, Excel dan PowerPoint File Format.