MODUL 5

MAIL MERGE

TIM PENGAJAR APLIKOM

POLITEKNIK NEGERI MALANG – PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
 APLIKASI KOMPUTER PERKANTORAN – MAIL MERGE 1

MODUL 5
MAIL MERGE

A. Kompetensi Dasar
Mahasiswa mampu menggunakan Tools Mailings pada Ms. Word 2013, khususnya
Mail Merge untuk:
• Membuat Mail Merge
• Mencetak hasil Mail Merge

B. Alokasi Waktu
2 SKS (6x50 Menit)

C. Petunjuk

D. Teori

MENGGABUNGKAN SURAT, AMPLOP, DAN LABEL UNTUK PERSURATAN

Untuk membuat format umum dari surat, amplop atau label, Anda harus

menggabungkan (merging) format dari dokumen yang Anda miliki. Selama proses

penggabungan dari source file, dokumen-dokumen ini akan berada pada tempat yang

sama seperti pada source file. Jika proses telah selesai, Anda bisa menyimpannya untuk

selanjutnya dipakai pada file baru atau untuk langsung Anda cetak.

1. Mempersiapkan File

Jika Anda ingin mendapatkan alamat untuk surat Anda, label atau amplop dari

daftar kontak Outlook atau buku alamat pada komputer Anda maka Anda bisa
 APLIKASI KOMPUTER PERKANTORAN – MAIL MERGE 2

melakukannya. Tapi jika Anda belum memasukkan alamat atau data alamat ada pada

tabel Word, lembar kerja Excel, database Access, atau query Access, pastikan data

Anda berada pada susunan yang tepat.

• Tabel Word : simpan tabel dan berikan nama kolom yang sesuai untuk isi tiap

kolomnya. Pada proses penggabungan, ketika Anda akan memasukkan data

alamat, Anda bisa memilih dari nama tiap kolom tabel alamat yang Anda simpan

tadi. Berikut adalah contoh tabel Word.

Gambar 1 Tabel Word untuk Mail Merge

• Lembar Kerja Excel: susunlah lembar kerja dalam bentuk tabel dengan nama

kolom yang menggambarkan isi tiap kolomnya dan tidak ada cell kosong dalam

kolom apapun. Word akan memasang alamat dan data lain dari pilihan nama

kolomnya.

• Tabel database Access atau query : pastikan Anda mengetahui nama kolom pada

tabel database maupun query dimana Anda simpan alamatnya. Selama proses

merge, Anda akan diminta untuk memberikan nama kolomnya. Jika Anda merasa

nyaman dengan Access, query tabel database untuk data yang tersimpan akan

dibutuhkan. Words memberikan suatu cara untuk memilih data mana yang Anda

butuhkan untuk bentuk surat, label, atau amplop. Namun untuk melakukan query
 APLIKASI KOMPUTER PERKANTORAN – MAIL MERGE 3

pertama kali pada Access, Anda bisa memulainya dengan data yang Anda

perlukan dan hindarkan diri Anda untuk mengambil data pada Word.

2. Menggabungkan Dokumen dengan File Sumber

Setelah Anda mempersiapkan file sumber, lalu gabungkan dokumen dengan

file sumber. Lakukan langkah-langkah berikut.

a) Buat atau buka sebuah dokument

b) Pada tab Mailings, klik tombol Start Mail Merge.

c) Pilih Letters, Envelopes, or Labels pada drop-down list.

d) Persiapkan sebuah dasar untuk membuat surat, amplop atau label untuk

persuratan.

e) Klik pada tombol Select Recipients dan pilih pilihan pada drop-down list untuk

menghubungkan Word pada file sumber atau file tempat Anda menyimpan

informasi alamat. Jika alamat tersebut berasal dari Microsoft Outlook, pilih Select

from Outlook Contacts (Outlook harus menjadi program email default untuk

mendapatkan alamat dari Outlook), kemudian pada kkotak dialog Select Contact,

pilih Contacts dan klik Ok.

f) Klik tombol Edit Recipient List.

g) Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, pilih nama orang yang akan Anda

kirimkan surat, lalu klik OK.

 APLIKASI KOMPUTER PERKANTORAN – MAIL MERGE 4

Gambar 21 Mail Recipients

h) Masukkan kumpulan alamat pada surat, amplop, dan label Anda.

i) Klik tombol Preview Results pada tab Mailings untuk melihat tampilan

sebenarnya.

j) Klik pada Next Record dan Previous Record pada tab Mailings untuk melewatkan

penerima ke penerima dan memastikan bahwa Anda telah memasukkan informasi

dengan tepat.

Jika ada yang kurang tepat, buka file sumber dan perbaiki kesalahan yang

ada. Ketika Anda simpan file tersebut, perbaikan akan terjadi pada dokumen

contoh.

3. Mencetak Surat, Amplop, dan Label

Untuk melakukan pencetakan, persiapkan dahulu kertas yang akan dicetak. Untuk

surat, Anda bisa mempersiapkan kertas seperti biasanya Anda akan mencetak

dokumen. Untuk amplop, akan sedikit mengalami kesulitan karena Anda harus secara

teliti membaca buku petunjuk printer yang Anda pakai agar bisa mempersiapkan
 APLIKASI KOMPUTER PERKANTORAN – MAIL MERGE 5

kertas amplop yang sesuai. Sedangkan pada label, Anda harus mempersiapkan kertas

label pada printer Anda.

Untuk melakukan pencetakan, Anda bisa menyimpannya pada dokumen baru

atau langsung dicetak.

• Menyimpan dokumen baru: klik tombol Finish & Merge dan pilih Edit

Individual Documents (atau Alt+Shift+N). Anda akan menemukan kotak

dialog Merge to New Document Dialog. Klik OK. Setelah Word membuat

dokumen tersebut, simpan dan cetaklah.

• Mencetak langsung: klik pada tombol Finish & Merge dan pilih Print

Documents (atau Alt+Shift+M) untuk mencetaknya tanpa

menyimpannya dalam sebuah dokumen. Klik OK pada kotak dialog

Merge to Printer dan kemudian atur pencetakan pada kotak dialog Print.