Mail Merge

Mail merge merupakan sebuah fitur yang terdapat di Ms Word untuk membantu
dalam pembuatan surat yang isinya sama namun penerima surat tersebut berbeda-
beda. Fitur ini akan sangat bermanfaat jika penerima berjumlah banyak. Selain
surat, mail marge juga sangat berguna dalam membuat dokumen lainnya, seperti
sertifikat, amplop dll.

Dalam pembuatan mail marge dibutuhkan 2 dokumen untuk menjalankannya,

yaitu:
1. Dokumen Master, merupakan dokumen yang isinya sama untuk semua
penerima, dokumen ini dibuat di Ms Word.
2. Dokumen Data Source, merupakan dokumen yang isinya khusus untuk
masing-masing penerima. Dokumen ini dapat dibuat menggunakan Ms Excel,
Access, Contact pada Outlook dsb.

Langkah-langkah Membuat Mail Merge

Berikut langkah-langkah membuat mail merge dengan menggunakan Word dan

Excel.

Langkah 1. Membuat Dokumen Data Source

1. Buat dokumen data source pada Excel, dalam hal ini akan dicontohkan untuk
membuat dokumen surat yang penerima dan alamatnya berbeda-beda. Buatlah
seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Source Surat.

Gambar 31. Dokumen Data Source Surat

Langkah 2. Membuat Dokumen Master
1. Buat dokumen master pada Word, dalam hal ini akan dicontohkan untuk
 membuat dokumen surat yang penerima dan alamatnya berbeda-beda. Buatlah
seperti contoh dan simpan dengan nama Data Master Surat.

Gambar 32. Dokumen Data Master Surat

Langkah 3. Menggabungkan Dokumen Data Source dengan Dokumen

Data Master

1. Pilih menu Mailing pada Word, klik Select Recipients pada Grup Start Mail
Merge.

Gambar 32. Select Recipients

2. Klik Use an Existing List, lalu pilih Dokumen Data Source Surat yang telah
dibuat sebelumnya. Setelah dipilih klik Open dan akan terbuka halaman
Select Table seperti Gambar di bawah ini, lalu klik OK.
 Gambar 33. Select Table

3. Selanjutnya tempatkan data pada tempanya masing-masing.

4. Letakkan kursor disebelah tulisan Yth., lalu klik Insert Merge Field dan pilih
Nama. Selanjutnya letakkan kursor di bawah tulisan di lalu klik Insert Merge
Field dan pilih Alamat. Berikut hasilnya.

Gambar 34. Tampilan Field

5. Untuk menampilkan hasil mail merge klik Preview Result

Gambar 35. Hasil Mail Merge

Langkah 4. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1. Klik Finish & Merge
 Gambar 36. Finish & Merge

a. Edit Individual Documents..., untuk menyimpan hasil mail merge ke

dokumen baru.
Terdapat tiga pilihan:
1) All, untuk mencetak semua surat
2) Current Record, untuk mencetak surat pada halalam yang aktif
3) From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Gambar 37. Merge to New Document

Klik OK dan hasil ada pada dokumen baru yang setiap surat akan
ditampilkan per halaman, lalu simpan dokumen baru tersebut.

b. Print Document, untuk mencetak dokumen mail merge. Terdapat tiga

pilihan seperti Gambar 37. Pilih sesuai kebutuhan lalu klik OK.
Latihan Mail Merge

Buatlah dokumen di bawah ini dan gunakan fitur Mail Merge untuk mengisi
bagian yang bergaris