MEMBUAT MAIL MERGE

DASAR TEORI MAIL MERGE

Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah
banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau
mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan,sertifikat, surat
keterangan karyawan, dan sebagainya
Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:

• Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak
berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan
dibuat. Contohnya template surat berikut ini:

• File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data
source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb. Contohnya seperti
berikut:

Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber terlebih
dahulu dalam format spreadsheet Excel.Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari
sumber (spreadsheet), kemudian menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada
seluruh dokumen dengan informasi yang relevan sesuai dengan perintah.

Singkatnya, cara membuat mail merge meliputi proses-proses berikut:

1. Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
2. Membuat data source dalam format Excel, atau format lain yang didukung.

Page | 1 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
4. Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
5. Menyimpan file.

Langkah – langkah Membuat Mail Merge di Microsoft Word

1. Buka menu Mail Merge di Word
2. Tentukan format dokumen
3. Buat naskah dokumen di word
4. Pilih penerima dokumen (excel)
5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen
6. Atur tata letak data dan naskah
7. Periksa format dokumen
8. Simpan file mail merge

LATIHAN 1. Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.

2. Membuat data source (nama dll) dalam format Excel

3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.

• Buka menu Mail Merge di Word

Page | 2 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.

• Tentukan format dokumen

Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan
sebagainya.

4. Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.

• Pilih penerima dokumen

Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients.

Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file Excel,
Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List.

Page | 3 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 • Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen

Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel yang sesuai,
kemudian klik Open.

Jika muncul dialog box seperti di bawah ini, klik OK.

• Atur tata letak data dan naskah

Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara
data dan naskah agar sesuai.

Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada
naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor
pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik submenu Insert Merge
Field.

Page | 4 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai dengan yang kamu inginkan. Misalnya pada contoh kamu ingin
memasukkan data Nama di sebelah “Nama:”

Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data
yang diperlukan.

Page | 5 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskah akan terlihat seperti ini:

• Periksa format dokumen

Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Preview
Results.

Page | 6 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan
mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan
dengan data yang ada.

Kamu juga masih bisa mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan
menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan “No. Telp.” sehingga hasilnya menjadi seperti berikut.
Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview
Results dan tombol next.

Page | 7 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W
 5. Menyimpan file.

• Simpan file mail merge

Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu
Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:

• Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil
penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di
sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing
data.

• Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih
dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu
menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.

• Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.

Page | 8 ©2024 INFORMATIKA – SMAN 3 MALANG

HAPPY NUR P W