Cara membuat mail merge

1. BUKA MENU MAIL MERGE DI WORD

Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.

2. TENTUKAN FORMAT DOKUMEN

Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan
sebagainya.
3. BUAT NASKAH DOKUMEN DI WORKSHEET
Buat naskah dokumen pada worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat dengan format
seperti berikut:

4. PILIH PENERIMA DOKUMEN

Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients.

Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file Excel,
Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila kamu belum
memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklik Create a New List.
5. GABUNGKAN SUMBER DATA DENGAN NASKAH DOKUMEN
misalnya kamu sudah memiliki file data source (recipients) dalam format Excel seperti contoh
berikut:

Jika sudah memiliki  data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel yang
sesuai, kemudian klik Open.

Kemudian akan muncul dialog box Open Workbook seperti berikut. Kamu bisa memilih
dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop
down Open Document in Workbook. Kemudian tentukan Cell Range pada file excel yang
digunakan.
 Penulisan cell range dipisahkan dengan simbol ( : ) yang berarti “sampai”. Pada contoh file excel
di atas menggunakan Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klik OK.
6. ATUR TATA LETAK DATA DAN NASKAH
Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara
data dan naskah agar sesuai.

Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada
naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor
pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik submenu Insert
Merge Field. 
Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data
yang diperlukan.
 Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskah worksheet akan terlihat seperti ini:

7. PERIKSA FORMAT DOKUMEN

Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Preview
Results.

Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan
mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan
dengan data yang ada.
Kamu juga masih bisa mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan
menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan “No. Telp.” sehingga hasilnya menjadi seperti berikut.
Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview
Results dan tombol next.
8. SIMPAN FILE MAIL MERGE
Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu mailings