BAHAN AJAR T.I.K.

SMAN 1 CILEUNGSI KELAS X

SEMESTER 2 TAHUN AJARAN 208-2009
MAIL MERGE

Pada dasarnya istilah mail merge adalah sebuah dokumen yang dibuat dengan
menggabungkan dua buah file. File-file itu terdiri atas dokumen utama dan dokumen
data. Yang dimaksud dengan dokumen utama yaitu dokumen inti yang berisi text atau
grafik yang sama untuk setiap halaman dalam mail merge. Contohnya dokumen tersebut
berisi alamat pengirim atau isi dari suatu surat yang akan dikirim. Dokumen data dalam
mail merge, adalah dokumen yang berisi informasi yang akan digabungkan dalam mail
merge. Contohnya adalah nama-nama dari penerima surat.
Dalam membuat mail merge, dokumen utama yang sudah dibuat disisipkan field-
field dari dokumen data. Sebagai contoh, didalam dokumen data yang dibua terdapat
tabel yang dengan jumlah field dua yang berlabel nama dan tempat
NAMA TEMPAT
Andhika SMP 3 Bogor
Dana SMPN 1 Cibinong
Rika SMPN 1 Jakarta Selatan
Kolom nama dan tempat dalam tabel tersebut adalah field-field dari dokumen data
yang akan disisipkan pada dokumen utama, sedangkan ANDHIKA, DANA, RIKA
beserta nama sekolahnya, adalah data-data yang akan digabungkan secara otomatis oleh
Ms.Word dalam sebuah dokumen baru yang disebut dengan merge document dengan
jumlah halaman sama dengan jumlah data pada dokumen data. Untuk contoh diatas, akan
terbentuk sebuah merge dokumen dengan tiga halaman.
Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat mail merge.
1. Buat dan simpanlah sebuah dokumen inti seperti biasanya
2. Kemudian dari menu Tools, pilih Letters and Mailings, Mail Merge
 sehingga muncul taskpane mail merge seperti gambar dibawah ini

3. Pada pilihan Select document type, pilih Letters, kemudian klik Next: Starting
document

4. Pada tampilan taks pane berikutnya, pilih Use the current document kemudian
klik Next: Select recipients
5. Tampilan berikutnya, pilih Type a new list kemudian klik Create untuk membuat
dokumen data baru. Lihat gambar dibawah ini
6. Pada kotak dialog yang muncul klik customize untuk membuat field baru

7. Pada tampilan dialog berikutnya, klik tombol Delete untuk menghapus field-field
yang ada, kemudian klik tombol Add untuk membuat atau menambahkan field
baru.
8. Setelah semua field yang ada dihapus dan tombol Add diklik, maka akan muncul
tampilan seperti dibawah ini

Ketikan nama field yang dibuat kemudian klik tombol ok. Ulangi sesuai dengan
jumlah field yang akan dibuat. Dalam contoh ini akan dibuat dua field, yaitu nama
dan tempat. Bila benar, maka tampilan berikutnya akan tampak seperti dibawah
ini. Kemudian klik tombol OK
9. Pada tampilan berikutnya, isikan data sesuai dengan nama field yang dibuat
kemudian klik New Entry untuk menambahkan data dan Close bila selesai.
simpan dengan nama data kemudian

10. Setelah disimpan akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Selanjutnya klik
tombol OK.

Setelah tombol ok diklik, akan muncul Mail Merge Toolbar yang nantinya akan
kita gunakan untuk menyisipkan field-field dari dokumen data. Klik icon seperti
yang terlihat pada gambar dibawah ini untuk mulai menyisipkan field

11. Pada tampilan dialog berikutnya, pilih field yang akan di sisipkan kemudian klik
tombol Insert. Bila benar akan muncul nama field dalam kurung siku pada
dokumen inti seperti terlihat pada contoh dibawah ini
12. Setelah selesai, klik icon Merge to New Document pada Mail Merge Toolbar
untuk mulai menggabungkan dokumen. Pada tampilan berikutnya

Pilih All untuk menggabungkan seluruh data yang pada dokumen data ke dokumen
inti kemudian klik tombol OK. Bila benar,
maka akan terbentuk sebuah dokumen
baru dengan jumlah halaman yang sama
dengan jumlah data pada dokumen data

>> SELAMAT MENCOBA <<