PELAKSANAAN BIMBINGAN TIK

Kelas XII

REVIEW PENGOLAH KATA

A. Standar Kompetensi : Menggunakan perangkat pengolah kata dan

pengolah angka dengan variasi tabel, grafik, gambar
dan diagram untuk menghasilkan informasi
B. Rumusan Kompetensi : Menggunakan perangkat lunak pengolah kata
C. Materi Pokok : Membuat surat masal atau mail merge
D. Waktu : 19 September – 24 September 2022

MATERI
Mail Merge atau surat masal atau surat berantai merupakan fitur yang
membantu pengguna untuk membuat surat, undangan, format amplop, sertifikat,
dokumen, dan lainnya lebih ringkas.
Dengan Mail Merge, pengguna bisa lebih cepat dalam mengerjakan
dokumen berisi format yang sama, dalam jumlah banyak, dan memiliki identitas
yang berbeda. Sehingga, pengguna tidak perlu mengedit dokumen dengan format
yang sama satu per satu.
Untuk membuat Mail Merge, pengguna harus memiliki dua file. File pertama
adalah database atau sumber data di Microsoft Excel ataupun di Microsoft Access
dan file kedua adalah dokumen utamanya di Microsoft Word.
Membuat Mail Merge di Microsoft Word terdapat beberapa cara. Pada
materi ini akan dibahas pembuatan Mail Merge dengan dua cara.
A. Menggunakan Langkah Demi Langkah
Cara pertama ini mengikuti langkah-langkah sebagai berikut
1. Klik menu “Mailings” di deretan menu paling atas kemudian klik “Start Mail
Merge” dan pilih “Step by Step Mail Merge Wizard” (Gambar 1) sehingga
muncul task pane di sebelah kanan jendela word (Gambar 2)

Gambar 1 Start Mail Merge Gambar 2 Langkah 1

Bimbingan TIK Kelas XII – Mail Merge 1

2. Pada langkah 1 atau Gambar 2 di atas, pilih jenis dokumen yang akan Anda buat,
apakah surat, amplop, atau label.
Setelah memilih dokumen yang dibutuhkan, Klik “Next: Starting Document”

3. Pada langkah 2 (Gambar 3), Anda dapat memilih dokumen yang sedang dibuka
saat ini (Use the current document), memilih dari template (Start from a
template) atau mengambil dokumen yang sudah ada yang dibuat sebelumnya
(Start from existing document)

Gambar 3 Langkah 2 Gambar 4 Langkah 3

4. Pada langkah 3 (Gambar 4), terdapat pilihan untuk memasukkan sumber datanya
apakah menggunakan daftar yang sudah ada (Use an esisting list), memilih dari
kontak Outlook (Select from Outlook contacts), atau dengan mengetik atau
membuat daftar baru (Type a new list). Pada materi ini pembuatan sumber datanya
menggunakan Type a new list dengan menekan Create sehingga muncul New
Address List kemudian pilih Customize Columns (Gambar 5)

Gambar 5 New Address List dan Customize Address List

Bimbingan TIK Kelas XII – Mail Merge 2

 Hapus nama field yang tersedia dalam bahasa Inggris dengan menekan Delete pada
semua Field Names (Gambar 5) dan tekan Yes (Gambar 6).

Gambar 6 Menghapus Field Names

Pada Field Names ketikan data
sesuai kebutuhan Anda (Gambar
7). Tambahkan field lalu tekan
OK, tekan Add untuk menambah
field baru Kelas dan Asal
Sekolah. Setelah selesai
menambahkan field, tekan OK
untuk menutup Customize
Address List, sehingga muncul
Gambar 8 untuk mengetikan
sumber data Nama Lengkap,
Kelas dan Asal Sekolah. Untuk
menambahkan record/data klik
New Entry dan ketikan data
Gelsa dan Reyhan.
Gambar 7 Customize Address List

Gambar 8 New Address List

Setelah selesai mengetikan seluruh data pada New Address List, simpan file
(Gambar 9) dengan nama Data Siswa sebagai contoh. Tanda centang untuk
memunculkan record pada saat sumber data dimasukkan pada dokumen. Apabila
record tidak ingin dimunculkan, tanda centang pada Mail Merge Recipients
(Gambar 10) dapat dihilangkan. Data Siswa.mdb pada sumber data dapat dibuka
dengan cara double klik untuk menambah atau menghapus field maupun record.

Bimbingan TIK Kelas XII – Mail Merge 3

 Gambar 9 Save Address List Gambar 10 Mail Merge Recipients
5. Langkah berikutnya mengarahkan kursor pengetikkan ke tempat yang sesuai untuk
diisi sumber data. Misalnya teks field Nama_Lengkap, Kelas dan Asal_Sekolah
pada naskah yang akan dihubungkan dengan identitas dari file sumber data tadi.
Letakkan kursor di sebelah kanan titik dua kata “Nama:” kemudian klik
submenu Insert Merge Field lalu masukkan Nama_Lengkap, Kelas dan
Asal_Sekolah seperti gambar di bawah.

Gambar 11 Menyisipkan Sumber Data (Insert Merge Fields)

Terakhir pilih Preview Results untuk melihat hasil dari gabungan antara sumber
data dengan dokumennya (Gambar 12). File Naskah utama yang berisi
«Nama_Lengkap» dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan
data dari file sumber data pada Gambar 10. Untuk melihat data lain, klik
tombol Next Record atau Previous Record.

Gambar 12 Hasil dari Preview Result

Bimbingan TIK Kelas XII – Mail Merge 4

B. Menggunakan Langkah Singkat
Pembuatan Mail Merge cara kedua ini lebih singkat dari cara yang pertama.
Sebelumnya Anda sudah memiliki atau mempersiapkan file data
source (recipients) dalam format Excel seperti Gambar 13.

Gambar 13 Sumber Data yang Dibuat Excel

1. Apabila sumber data (recipients) sudah benar tidak ada lagi kesalahan, pilih
menu Mail Merge dan klik sub menu Select Recipients (Gambar 14)

Gambar 14 Select Recipients

2. Pilih Use Existing List (Gambar 14) sehingga muncul kotak dialog Select
Data Source (Gambar 15), kemudian pilih file yang sebelumnya telah berisi
data yang bernama Data Siswa.

Gambar 15 Select Data Source

Bimbingan TIK Kelas XII – Mail Merge 5

 3. Pada Select Table (Gambar 16), pilih Sheet yang berisi data. Di sini sumber
data terdapat pada Sheet1.

Gambar 16 Select Table

4. Setelah Menu Mailing aktif, masukan sumber data dengan memilih Insert
Merge Field seperti pada Gambar 11 di atas.
5. Terakhir pilih Preview Results untuk melihat hasil dari gabungan antara
sumber data dengan dokumennya (Gambar 12). File Naskah utama yang berisi
«Nama_Lengkap» dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan
urutan data dari file sumber data yang dibuat oleh Excel seperti Gambar 13.
Untuk melihat data lain, klik tombol Next Record atau Previous Record.
6. Apabila ingin melihat atau mencetak dokumen yang sudah tergabung dengan
sumber datanya dapat memilih Finish & Merge (Gambar 17). Apabila
memilih Edit Individual Documents, Anda dapat melihat hasil gabungan
dokumen dengan sumber data.

Gambar 17 Mencetak Dokuments

7. Namun jika memilih Print Documents, Anda dapat mencetak dokumen yang
sudah berisi data sesuai keinginan (Gambar 18). All untuk mencetak semua
dokumen, Current record untuk mencetak satu data dokumen yang sedang
aktif, atau dapat memilih dokumen berdasarkan halamannya. Dari (From)
halaman berapa sampai halaman ke (To) berapa.

Gambar 18 Merge to Printer

Bimbingan TIK Kelas XII – Mail Merge 6