CARA MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS

1. Membuat Basis Data Baru

1).Klik tab File dan pilih "New". Basis data adalah tempat penyimpanan data anda dalam
berbagai bentuk. Anda bisa memilih untuk membuat basis data kosong, atau memilih dari
template yang sudah ada.
 Basis data kosong adalah basis data standar Access, dan dianjurkan untuk penggunaan lokal.
Membuat basis data lokal akan menyertakan sebuah tabel.
 Basis data web didesain untuk kompatibel dengan perangkat web Access. Membuat basis data
web akan menyertakan sebuah tabel.
 Template adalah basis data yang telah didesain untuk berbagai penggunaan. Pilihlah template
jika anda tidak ingin menghabiskan waktu mendesain basis data.

2).Berilah nama basis data. Setelah anda memilih jenis basis data, berikan nama yang
mencerminkan isinya. Hal ini sangat berguna jika anda akan bekerja dengan banyak basis data
yang berbeda. Masukkan nama basis data anda di kotak "File Name". Pilih "Create" untuk
membuat berkas basis data baru.
2. Menambahkan Data ke Basis Data

1).Tentukan struktur terbaik untuk data anda. Jika anda membuat basis data kosong, anda
akan perlu memikirkan cara mengatur data anda dan menambahkan struktur data yang tepat.
Ada berbagai cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data anda di Access:
 Tabel - Tabel adalah cara utama penyimpanan data dalam basis data anda. Tabel dapat
dibandingkan dengan lembar kerja di Excel: data diatur dalam kolom dan tabel. Karenanya,
mengimpor data dari Excel dan program pengolah angka lainnya adalah proses yang mudah.
 Form - Form adalah cara menambah data pada basis data anda. Meskipun anda bisa menambah
data ke basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan data
secara visual.
 Laporan - Laporan berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data anda.
Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa
banyak keuntungan yang dihasilkan, atau di mana kebanyakan pelanggan berada. Laporan
didesain untuk dicetak.
 Query - Query adalah cara anda menerima dan memilah data. Anda dapat menggunakannya
untuk menampilkan entri tertentu dari berbagai tabel. Anda juga bisa menggunakan query
untuk menambah dan memperbarui data.
 2).Buatlah tabel pertama anda. Jika anda memulai basis data kosong, anda akan mulai dengan
sebuah tabel kosong. Anda bisa mulai memasukkan data di tabel ini, baik secara manual atau
dengan menyalinnya dari sumber lain.
 Setiap bagian data harus disimpan dalam kolom (field) tersendiri, sementara data harus
ditempatkan dalam barisnya masing-masing. Misalnya, data setiap konsumen disimpan dalam
sebuah baris, sementara field yang tersedia adalah informasi berbeda tentang konsumen
tersebut (nama depan, nama belakang, alamat email, dll)
 Anda bisa memberi nama label kolom untuk memudahkan anda mengetahui nama setiap field.
Klik ganda kepala kolom untuk mengganti namanya.

3).Impor data dari sumber lain. Jika anda ingin mengimpor dari berkas atau lokasi yang
didukung, anda dapat mengatur Access untuk menerima informasi tersebut dan
menambahkannya pada basis data anda. Hal ini berguna untuk menerima data dari server web
atau sumber terbagi lainnya.
 Klik tab External Data
 Pilih jenis berkas yang ingin anda impor. Dalam bagian "Import and Link", anda akan melihat
beberapa pilihan jenis data. Anda bisa mengklik More untuk melihat lebih banyak pilihan. ODBC
artinya Open Database Connectivity, dan termasuk basis data seperti SQL.
 Jelajahi lokasi data. Jika data tersebut berada di server, anda perlu memasukkan alamat server.
 Pada jendela selanjutnya, pilih "Specify how and where you want to store the data in the current
database". Pilih "OK". Ikuti langkah-langkah untuk mengimpor data anda.
 4).Tambahkan tabel lainnya. Anda akan ingin menyimpan catatan yang berbeda di basis data
yang berbeda. Hal ini akan membuat basis data anda berjalan dengan mulus. Contohnya, anda
mungkin memiliki tabel informasi pelanggan dan tabel lainnya untuk informasi pemesanan.
Anda kemudian bisa menautkan tabel informasi pelanggan ke tabel informasi pemesanan.
 Pada bagian "Create" di tab Home, klik tombol "Table". Tabel baru akan muncul pada basis data
anda. Anda bisa memasukkan informasi dengan cara yang sama seperti tabel pertama.

3. Mengatur Hubungan Antar Tabel

1).Pahami bagaimana kunci bekerja. Setiap tabel akan memiliki kunci utama yang unik unutk setiap
entri. Pada awalnya, Access membuat kolom ID yang jumlahnya akan naik pada setiap entri. Kolom ini
akan bertindak sebagai "primary key". Tabel juga bisa memiliki "foreign key", yaitu field yang ditautkan
dari tabel lain pada basis data. Field yang ditautkan akan memiliki data yang sama.

 Misalnya, pada tabel Order, anda mungkin memiliki field ID Pelanggan untuk mencatat apa yang
dipesan oleh pelanggan. Anda bisa membuat hubungan untuk field tersebut dengan field ID di
tabel Pelanggan.

 Menggunakan hubungan antar tabel akan membantu konsistensi, efisiensi, dan kemudahan
akses data anda
2).Klik tab Database Tools, lalu klik tombol Relationships di bagian Relationships. Hal ini akan
membuka jendela baru dengan pratinjau seluruh tabel pada basis data. Setiap field akan ditampilkan di
bawah nama setiap tabel.

 Anda harus membuat field untuk "foreign key" sebelum membuat hubungan. Misalnya, jika
anda ingin menggunakan ID Pelanggan di tabel Order, buatlah field bernama Pelanggan di tabel
tersebut dan kosongkan fieldnya. Pastikan formatnya sama dengan field yang akan anda tautkan
(misalnya angka).

3).Tarik field yang ingin anda gunakan sebagai foreign key ke field yang anda buat untuk foreign
key. Klik Create pada jendela yang muncul untuk mengatur hubungan antar field. Sebuah garis akan
muncul di antara kedua tabel yang menghubungkan kedua field.

 Centang kotak cek "Enforce Referential Integrity" saat membuat hubungan. Ini artinya, jika data
diubah pada salah satu field, data pada field lainnya juga akan ikut berubah. Hal tersebut akan
membuat data anda lebih akurat.
4. Membuat Query

1).Pahami peran query. Query adalah aksi yang memungkinkan anda melihat, menambah, dan
menyunting data pada basis data dengan cepat. Ada banyak jenis query, mulai dari pencarian sederhana
hingga pembuatan tabel baru berdasarkan data yang sudah ada. Query adalah hal penting dalam
pembuatan laporan.[1]

 Query dibagi menjadi dua jenis utama: Select dan Action. Query pertama menarik data dari
tabel dan dapat menghitungnya, sementara yang kedua dapat menambah, menyunting, serta
menghapus data dari tabel.

2).Gunakan Query Wizard untuk membuat query Select dasar. Jika anda ingin menggunakan query
Select dasar, gunakan Query Wizard untuk memandu anda mengikuti langkah-langkahnya. Anda bisa
mengakses Query Wizard dari tab Create. Hal ini memungkinkan anda menampilkan field tertentu dari
sebuah tabel.
4.1 Membuat Query Select dengan Kriteria

1).Bukalah Query Design. Anda dapat menggunakan kriteria untuk memperkecil query Select anda dan
hanya menampilkan informasi yang anda perlukan. Untuk memulai, klik tab Create, dan pilih Query
Design.

2).Pilih tabel anda. Kotak Show Table akan terbuka. Klik ganda tabel yang ingin anda gunakan, dan klik
Close
3).Tambahkan field yang akan ditarik datanya. Klik ganda setiap field pada tabel yang ingin anda
tambahkan pada Query. Field tersebut akan ditambahkan pada daftar Design.

4).Tambahkan kriteria. Anda bisa menggunakan berbagai jenis kriteria, seperti teks atau fungsi.
Misalnya, jika anda ingin menampilkan harga yang lebih tinggi dari $50 dari field Harga,
masukkan >=50 pada kriteria. Jika anda hanya ingin menampilkan pelanggan dari Inggris,
masukkan UK pada kotak Criteria.

 Anda bisa menggunakan berbagai kriteria dalam setiap query.

5).Klik "Run" untuk melihat hasilnya. Tombol ini berada pada tab Design. Hasil Query anda akan
ditampilkan di jendela. Tekan Ctrl+S untuk menyimpan query..

4.2 Membuat Query Select dengan Parameter

1).Bukalah Query Design. Query dengan parameter memungkinkan anda mengatur data apa saja yang
ingin anda terima setiap kali anda menjalankan query. Misalnya, jika anda memiliki basis data pelanggan
dari berbagai kota, anda bisa menggunakan query dengan parameter untuk menanyakan kota mana
yang ingin anda tampilkan datanya.
2).Buatlah query Select dan tentukan tabelnya. Tambahkan field yang ingin diambil datanya pada query
dengan mengklik ganda pada pratinjau tabel.

3).Tambahkan parameter pada bagian Criteria. Parameter ditandai dengan karakter "[]" di sekitarnya.
Teks dalam braket akan ditampilkan pada permintaan yang muncul saat query dijalankan. Misalnya,
untuk meminta masukan kota, klik sel Criteria untuk field Kota, dan masukkan [Kota mana?]

 Anda bisa mengakhiri parameter dengan ? atau :, namun tidak dengan ! atau .
4).Buatlah query dengan banyak parameter. Anda bisa menggunakan banyak parameter untuk
membuat jarak khusus pada hasil query anda. Misalnya, jika field pilihan anda adalah Tanggal, anda bisa
mendapat hasil antara tanggal tertentu dengan mengetikkan code>Between[Tanggal Mulai:] And
[Tanggal Selesai:]. You will receive two prompts when you run the query.

4.3 Membuat Query Pembuatan Tabel

1).Klik tab Create dan pilih Query Design. Anda bisa menggunakan query untuk mengambil data spesifik
dari tabel yang sudah ada dan membuat tabel baru dengan data tersebut. Hal ini sangat berguna jika
anda ingin membagi bagian tertentu dari basis data anda, atau membuat form untuk bagian tertentu
basis data. Anda akan membuat query Select biasa terlebih dahulu
2).Pilih tabel yang ingin anda ambil datanya. Klik ganda tabel-tabel tersebut. Anda bisa memilih
beberapa tabel sekaligus jika perlu.

3).Pilih field yang ingin anda ambil datanya. Klik ganda setiap field yang ingin anda tambahkan dari
pratinjau tabel. Field tersebut akan ditambahkan pada daftar query anda.