TUGAS 2

1. Jelaskan fungsi hyperlink dan mail merge

2. Jelaskan beberapa contoh dokumen yang dibuat dengan menggunakan mail merge
3. Jawablah studi kasus berikut dengan tepat.

Soal 1 :
Seorang ibu rumah tangga sedang merencanakan acara ulang tahun anak semata wayangnya
yang masih duduk di bangku sekolah TK. Karena ingin lebih ekonomis, dia membuat sendiri
surat undangan yang ditujukan untuk teman-teman anaknya. Rencananya acara tersebut
akan dilaksanakan disebuah Taman Bermain. Setelah dilakukan pendataan untuk nama,
alamat dan no telp, jumlah siswa di TK tersebut sebanyak 95 siswa, dimana jumlah siswa TK
A berjumlah 40 siswa, dan 55 untuk TK B. Rencana kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada
hari Rabu, 18 Januari 2023 pada pukul 9 pagi. Dapatkah kamu menolong ibu tersebut untuk
membuat format suratnya ?

Soal 2 :
Setelah merancang format surat undangan, ibu RT tersebut mempunyai masalah baru.
Masalahnya adalah Ibu RT tersebut berfikir bahwa dia harus mengetikkan naskah surat
undangan tersebut sebanyak 85 lembar surat untuk dicetak. Menurut pendapat kamu, apakah
rencana pembuatan naskah surat sebanyak 85 lembar itu benar ? Jelaskan !

Soal 3 :
Pada saat ibu RT tersebut mulai mengerjakan naskah surat, dia mulai merasa bosan dan
sedikit menyita waktu apabila semua naskah surat harus dibuat untuk masing-masing siswa .
Setelah melakukan browsing melalui internet dengan topik yang dicari adalah “bagaimana
cara membuat surat pada aplikasi word”, ia menemukan cara baru yaitu melalui fasilitas Mail
Merge

yang terdapat pada aplikasi MS. Word.

Tuliskan Langkah-langkah pembuatan naskah surat melalui fasilitas “Mail Merge” tersebut !
 Soal 4:
Setelah membuat naskah surat dengan menggunakan fasilitas mail merge sesuai dengan
langkah yang tersedia, ibu RT tersebut ingin mengetahui hasil yang telah dikerjakannya selesai

dengan sempurna.
Dibawah ini adalah gambar dari sebagian perintah yang terdapat pada tab Mailing :
Fasilitas apakah yang terdapat pada command button yang dilingkari ? Jelaskan !

Soal 5 :

Setelah selesai melakukan perancangan dan pembuatan surat, ibu tersebut baru teringat
bahwa masih ada yang belum terundang, yaitu Kepala Sekolah, Guru berserta staf lainnya
sejumlah 20 orang. Dapatkah kamu menjelaskan/menunjukkan atau mendemostrasikan
cara/langkah untuk menambahkan data pada database mail merge yang telah dibuat
sebelumnya
JAWABAN

1. Hyperlink atau link digunakan untuk menghubungkan beberapa objek, file, halaman website, dan lainnya.
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk
penerima yang berbeda secara cepat dan mudah

2. Dengan fitur ini, aktivitas pengiriman undangan akan menjadi lebih ringkas karena Anda tidak perlu
membuatnya satu persatu untuk setiap penerima. Tidak hanya undangan, mail merge juga dapat digunakan
untuk memudahkan anda dalam membuat dokumen lain seperti newsletter, invoice tagihan, katalog, sertifikat

3. 1).1.Tempat/alamat acara
2. waktu acara
3. nama tamu yang diundang
4.nama yang ulang tahun
5.ulang tahun ke brp

2). MAIL merge merupakan fitur Microsoft Word yang memungkinkan Anda membuat surat, undangan atau
dokumen dengan lebih cepat. Dengan fitur ini, pengiriman undangan menjadi lebih ringkas karena Anda
tidak perlu membuat undangan satu per satu untuk setiap penerima.

3). 1.Buat file sumber data di Excel.

2.Atur format mail merge.
3.Tulis naskah dokumen di Word.
4.Hubungkan naskah dengan sumber data.
5.Sesuaikan tata letak naskah dan data.
6. Pratinjau hasil mail merge.
7.Simpan dokumen mail merge.

4). Disaat kita telah menyesuaikan data dengan ms word,kita bisa menekan tombol “preview result” untuk
melihat hasil data yang telah kita ganti atau replace
 5). Membuat File Sumber Data
Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus
untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan
surat ke banyak alamat.

Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor
telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel.
Berikut contoh data tersebut.
cara-membuat-mail-merge

Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui
Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan
sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.
Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di atas, ruang kosong berada setelah
kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama
ketika fitur mail merge diterapkan.

Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge
di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah
berikutnya.

Buka fila naskah utama di Microsoft Word

Kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge.
Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan.

Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu
Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan
surat, maka dipilih Letters.langkah membuat mail merge

Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use
Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada
pada gambar di bawah ini.

Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word
statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.mail merge word dan excel