Cara Membuat Mail Merge di Ms Word Mudah

dan Praktis
Microsoft word hadir berbagai fitur yang dapat mempermudah seseorang dalam mengerjakan tugasnya.
Salah satu fiturnya adalah mail merge, berikut ini penjelasan mengenai cara penggunaan fitur mail
merge.

Berbagai jenis microsoft yang dapat digunakan salah satunya adalah microsoft word | Pixabay
Microsoft word menghadirkan fitur mail merge yang digunakan untuk mendukung pembuatan surat
dengan aplikasi word. Mail merge biasanya digunakan agar penulisan sebuah tulisan dengan format
yang sama akan lebih cepat terselesaikan.
Meskipun demikian, proses penggunaan mail merge untuk sebagian orang terbilang rumit karena
banyaknya langkah-langkah yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, melalui artikel ini akan dijelaskan
cara membuat mail merge di microsoft word dengan mudah dan praktis.
Simak langkah-langkahnya di bawah ini:

Membuat sumber file

Pada tahapan pertama yang harus dilakukan adalah membuat sumber file. Pada tab microsoft, pilih ikon
“mailing” kemudian pilih “start mail merge”. Setelah itu akan muncul pilihan jenis format yang
dibutuhkan, apakah akan membuat sebuah surat, label, pesan email dan lain sebagainya.

Membuat naskah
Buat naskah utama yang akan digunakan pada microsoft word, maksud naskah utama ini juga
menyesuaikan kebutuhan. Naskah utama berisi konten sesuai dengan jenis format yang telah dipilih,
misalnya jika format yang ingin dibuat adalah surat maka tulis mengenai badan surat tersebut.
Penggunaan mail merge bisa digunakan dalam banyak hal dan tidak hanya surat, mail merge bisa untuk
membantu seseorang menyusun biodata dirinya. Jika seseorang akan membuat biodata dirinya, tentu isi
naskah akan berisi seputar data diri, seperti nama, alamat, pendidikan dan sebagainya.

Menghubungkan sumber file dan naskah

Tahapan berikutnya adalah menggabungkan naskah utama dengan sumber file yang telah ditentukan
sebelumnya. Blok seluruh isi naskah utama yang telah dibuat, kemudian pilih “Mailings”, pilih ikon
“Start Mail Merge” setelah memilih jenis format yang diinginkan maka kita akan diarahkan pada
bagian sub menu, yaitu select recipient.

Pilih fitur use existing list

Pilih fitur “Use an Existing List” pada microsoft word dan cari sumber data yang telah dibuat
sebelumnya. Sumber data ini dapat ditemukan melalui file excel yang telah dibuat dan akan terhubung
dengan microsoft word.

Pilih jenis sheet

Pilih jenis sheet yang sesuai dengan sumber data dan akan muncul pilihan “Select Table”, disini kamu
bisa menyesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang sudah ada dan klik OK.

Merapikan tata letak

Langkah berikutnya adalah merapikan tata letak antara sumber data dan naskah utama, penyusunan
antara keduanya dilakukan agar tata letak keduanya sesuai. Maksudnya adalah jika seseorang membuat
naskah utama mengenai biodata, maka isi data dirinya akan dihubungkan pada data yang telah
dituliskan pada sumber data. Cara melakukannya adalah dengan meletakkan kursor pada isi naskah
utama.

Insert merge field

Setelah kursor berhasil diarahkan pada isi naskah utama yang dibutuhkan, klik “Insert” dan pilih
“Merge field” dan pilih opsi yang dibutuhkan untuk menyesuaikan antara sumber data dengan naskah
utama.Jika berhasil dilakukan maka lakukan hal serupa pada keseluruhan isi naskah utama, sehingga
setiap bagian akan sama juga.

Preview result
Setelah selesai melakukan merge field, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengecek
kembali hasil kerja yang telah dibuat dengan menggunakan preview result, Hal yang perlu dilakukan
adalah klik ikon “preview result” pada sub menu yang ada pada menu microsoft word “mailing”.
More Coverage:
Cara Membuat Margin 4433 di Microsoft Word dengan Mudah dan Rapi!
Cara Membuat Tanda Tangan di Microsoft Word
Cara Membuat Struktur Organisasi di Word
Demikian beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam membuat mail merge dengan menggunakan
microsoft word dengan mudah dan praktis. Pada dasarnya kebutuhan dokumen yang akan dibuat
mungkin memiliki beberapa perbedaan, untuk itulah pemilihan jenis format akan mempengaruhi isi
dari pembuatan naskah utama.
Penggunaan microsoft word akan lebih memudahkan seseorang dalam menyusun dokumen dengan
jenis yang sama, sebagaimana misalnya jika seseorang akan membuat surat maka segala bentuk seperti
KOP surat, format surat tidak akan jauh berbeda hanya perlu disesuaikan saja isinya.
Sehingga akan lebih menghemat waktu pengerjaan karena tidak perlu dilakukan secara manual
membuat sebuah surat, seperti garis pinggirnya, logo, nama dan lain sebagainya. Semoga informasi
yang telah disampaikan dapat membantu.