PERBEDAAN ANTARA SURAT BIASA DAN SURAT BERANGKAI

Surat Biasa
Surat biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. Biasanya surat biasa hanya
ditujukan kepada satu alamat/pejabat yang dituju. Dan pada akhir surat biasa terdapat
tembusan.

Surat Berangkai

Surat berangkai adalah surat undangan, surat edaran ataupun surat pemberitahuan
yang ditujukan untuk beberapa penerima yang berbeda tanpa harus membuat dokumen untuk
setiap penerima undangan. Untuk membuat surat berangkai, Word for Windows telah
mempermudahnya dengan fasilitas Mail Merge. Dengan adanya fasilitas Mail Merge, kita
hanya perlu membuat dokumen asli sekaligan yang kemudian akan digunakan untuk semua
identitas penerima yang berbeda.

Tahapan Membuat Surat Berangkai (Dengan Microsoft Word 2007)

1. Membuka atau membuat dokumen utama, yang berisi informasi atau data umum yang
sama pada setiap surat.

Mis: a. Kepala Surat:

Kepada :
Di :
c. Isi Surat
d. Penutup Surat

2. Membuka atau membuat sumber data, yang berisi data yang berbeda-beda pada
setiap surat.

 Pilih menu Mailings  Start Mail Merge  Letters

 Setelah itu pilih menu Select Recipients  Type New Lists...

 Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field
yang akan  digunakan dengan menekan tombol CUSTOMIZE COLUMNS

 Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field
yang akan digunakan.
 Tambahkan field yang Anda butuhkan dengan menekan tombol add kemudian
ketik nama field lalu tekan tombol OK. 
 Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol OK
untuk menyimpan ADDRESS LIST ini kedalam format Microsoft office
Addres List dan beri nama yang sesuai (mis. DATA) lalu klik tombol SAVE.
 Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan
yg dibuat, klik tombol OK.

 Melihat tampilan Mail Merge yang telah selesai:

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor disamping Kepada, kemudian

pilih INSERT MERGE FIELD lalu insert kan tiap-tiap field tersebut ke
dalam dokumen sesuai letaknya.