IDENTITAS

MAHASISWI
Nama : Ni Putu Utami Darmaliani
Kelas : 2C/ D3 Akuntansi
NIM: 1915613143
No : 24
Matkul : Aplikasi Komputer 2
 BAB
32
MENGIMPOR DAN MEMBERSIHKAN DATA
MATERI BAB 32 :
01 02
Mengimpor data Memanipulasi dan
ke Excel 05 membersihkan
data
03 Mengekspor data
ke format lain 04
Menggunakan Meninjau daftar
fitur Isi Flash baru periksa untuk
untuk pembersihan data
mengekstraksi dan
MATERI 01. IMPORT DATA
Mengimpor Data
Sebelum Anda dapat melakukan apa pun dengan data, Anda harus memasukkannya ke dalam lembar
kerja. Excel dapat mengimpor format file teks yang paling umum dan dapat mengambil data dari
situs web.

Mengimpor Dari File

Bagian ini menjelaskan tipe file yang dapat dibuka langsung oleh Excel, menggunakan perintah File
➪ Open. Gambar 32.1 memperlihatkan daftar opsi fi le fi lter yang bisa Anda tentukan di kotak
dialog Open.
 FORMAT FILE SPREADSHEET
Selain format file saat ini (XLSX, XLSM, XLSB, XLTX, XLTM, dan XLAM), Excel 2016
dapat membuka file buku kerja dari semua versi Excel sebelumnya:
■ XLS: File biner yang dibuat oleh Excel 4, Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel 2002,
dan Excel 2003
■ XLM: File biner yang berisi makro Excel 4 (tidak ada data)
■ XLT: File biner untuk templat Excel
■ XLA: File biner untuk add-in Excel

Format File Basis Data

Excel 2016 dapat membuka format file database berikut:
■ Mengakses file: File ini memiliki berbagai ekstensi, termasuk .mdb dan .accdb.
■ File dBase: Diproduksi oleh dBase III dan dBase IV. Excel tidak mendukung file dBase II.
Selain itu, Excel mendukung berbagai jenis koneksi database yang memungkinkan Anda
mengakses data secara selektif. Misalnya, Anda bisa melakukan kueri pada database besar
untuk mengambil hanya catatan yang Anda butuhkan (daripada seluruh database).
Format File Teks
File teks berisi karakter mentah, tanpa format. Excel dapat membuka sebagian besar
jenis file teks:
■ CSV: Nilai yang dipisahkan koma. Kolom dibatasi dengan koma, dan baris dibatasi
dengan carriage return.
■ TXT: Kolom dibatasi dengan tab, dan baris dibatasi dengan carriage return.
■ PRN: Kolom dibatasi dengan beberapa karakter spasi, dan baris dibatasi dengan
carriage return. Excel mengimpor jenis file ini ke dalam satu kolom.
■ DIF: Format file yang awalnya digunakan oleh spreadsheet VisiCalc. Jarang
digunakan.
■ SYLK: Format file yang awalnya digunakan oleh Multiplan. Jarang digunakan.
 “MENGIMPORT DATA HTML”
 Mengimpor File HTML
Excel dapat membuka sebagian besar file HTML, yang dapat disimpan di drive lokal Anda atau di server
web. Pilih File ➪ Buka dan cari file HTML. Jika file ada di server web, Anda harus menyalin URL dan
menempelkannya ke bidang Nama File di kotak dialog Buka.
Cara kode HTML di Excel sangat bervariasi. Terkadang file HTML mungkin terlihat persis seperti di
browser. Di lain waktu mungkin memiliki sedikit kemiripan, terutama jika file HTML menggunakan
Cascading Style Sheets (CSS) untuk tata letak.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat mengakses data di Web dengan menggunakan fitur Get & Transform.

Mengimpor File XML

XML (Extensible Markup Language) adalah format file teks yang cocok untuk data terstruktur. Data
terlampir dalam tag, yang juga berfungsi untuk menggambarkan data.
Excel dapat membuka file XML, dan file sederhana akan ditampilkan dengan sedikit atau tanpa usaha. File
XML yang kompleks akan membutuhkan beberapa pekerjaan. Diskusi tentang topik ini berada di luar
cakupan buku ini.
Anda akan menemukan informasi tentang mendapatkan data dari file XML di sistem Bantuan Excel dan
online.
Mengimpor File Teks Ke
Dalam Rentang Yang
Ditentukan
 File CSV ini akan diimpor ke rentang.
1. Pilih Data ➪ Dapatkan Data Eksternal ➪ Dari Teks.
Kotak dialog Impor File Teks muncul.
2.Navigate ke folder yang berisi file teks.
3. Pilih file dari daftar, lalu klik tombol Impor. Panduan
Impor Teks muncul.
4.Gunakan Wizard Impor Teks untuk menentukan cara data
akan diimpor. Untuk file CSV, tentukan Dibatasi, dengan
Pembatas Koma.
5. Klik tombol Selesai. Kotak dialog Impor Data,

6. Klik tombol Properties. Kotak dialog Properti

Rentang Data Eksternal muncul.
7. Hapus centang pada kotak centang Save Query
Definition, dan klik OK untuk kembali ke kotak
dialog Import Data.
8. Di kotak dialog Import Data, tentukan lokasi untuk
data yang diimpor. Itu bisa berupa sel di lembar kerja
yang ada atau lembar kerja baru.
9. Klik OK, dan Excel mengimpor data
Menyalin Dan Menempelkan Data
Jika semuanya gagal, Anda dapat mencoba teknik salin dan tempel standar. Jika Anda dapat menyalin
data dari suatu aplikasi (misalnya, program pengolah kata atau dokumen yang ditampilkan dalam
penampil PDF), ada kemungkinan Anda dapat menempelkannya ke buku kerja Excel. Untuk hasil
terbaik, coba tempel menggunakan Home ➪ Clipboard ➪ Tempel ➪ Tempel perintah Khusus ,
dan coba berbagai opsi tempel terdaftar. Biasanya, data yang di-paste akan membutuhkan beberapa
pembersihan.

Menghapus Baris Duplikat

Jika data dikompilasi dari berbagai sumber, ini mungkin berisi baris duplikat. Sebagian besar waktu,
Anda ingin menghilangkan duplikat. Di masa lalu, menghapus data duplikat pada dasarnya adalah
tugas manual - meskipun itu dapat diotomatisasi dengan menggunakan teknik fi lter lanjutan yang
membingungkan. Tapi sekarang menghapus baris duplikat itu mudah, berkat perintah Hapus Duplikat
Excel (diperkenalkan di Excel 2007).
Mulai dengan memindahkan kursor sel ke sel mana pun dalam rentang data Anda. Pilih Data ➪ Alat
Data ➪ Hapus Duplikat, dan kotak dialog Hapus Duplikat,
Menggunakan Teks ke Kolom
Perintah Teks ke Kolom dapat mengurai string menjadi bagian-bagian komponennya.
Pertama, pastikan bahwa kolom yang berisi data yang akan dibagi memiliki kolom kosong yang
cukup di sebelah kanan untuk mengakomodasi data yang diekstraksi. Kemudian pilih data yang
akan diurai dan pilih Data ➪ Alat Data ➪ Teks ke Kolom. Excel menampilkan Panduan
Konversi Teks ke Kolom, yang terdiri dari serangkaian kotak dialog yang memandu Anda melalui
langkah-langkah untuk mengubah satu kolom data menjadi beberapa kolom. Gambar 32.8
menunjukkan langkah awal, di mana Anda memilih tipe data:
■ Dibatasi: Data yang akan dipisahkan dipisahkan oleh pembatas seperti koma, spasi, garis miring,
atau karakter lainnya.
■ Fixed Width: Setiap komponen menempati jumlah karakter yang sama.
Menggunakan Flash Fill
Panduan Teks ke Kolom berfungsi dengan baik untuk banyak jenis data. Namun terkadang Anda
akan menemukan data yang tidak dapat diuraikan oleh penyihir itu. Misalnya, Wizard Teks ke
Kolom tidak berguna jika Anda memiliki data lebar variabel yang tidak memiliki pembatas. Dalam
kasus seperti itu, fitur Flash Fill mungkin menghemat hari. Tetapi perlu diingat bahwa Isi Flash
berfungsi dengan sukses hanya ketika data sangat konsisten. Flash Fill diperkenalkan di Excel
2013.
Flash Fill menggunakan pengenalan pola untuk mengekstrak data (dan juga menggabungkan data).
Cukup masukkan beberapa contoh di kolom yang berdekatan dengan data dan pilih Data ➪ Alat
Data ➪ Flash Fill (atau tekan Ctrl + E). Excel menganalisis contoh dan upaya untuk mengisi sel
yang tersisa. Jika Excel tidak mengenali pola yang ada dalam pikiran Anda, tekan Ctrl + Z,
tambahkan satu atau dua contoh lain, dan coba lagi.
Contoh sederhana ini menunjukkan dua poin penting:
■ Anda harus memeriksa data Anda dengan cermat setelah menggunakan Flash Fill. Hanya karena
beberapa baris pertama benar, Anda tidak dapat berasumsi bahwa Isi Flash berfungsi dengan benar
untuk semua baris.
■ Flash Fill meningkatkan akurasi ketika Anda memberikan lebih banyak contoh.
 MENGUBAH FUNGSI TEKS
Tiga fungsi yang relevan adalah :
■ UPPER: Mengubah teks menjadi ALL UPPERCASE.
■ LOWER: Mengubah teks menjadi huruf kecil semua.
■ PROPER: Mengubah teks menjadi Proper Case. (Huruf pertama dalam setiap kata menggunakan huruf
kapital, seperti nama yang tepat.)
 Fungsi-fungsi ini cukup mudah. Mereka beroperasi hanya pada karakter alfabet dan mengabaikan semua
karakter lain dan mengembalikannya tidak berubah.
Jika Anda menggunakan fungsi PROPER, Anda mungkin perlu melakukan pembersihan tambahan untuk
menangani pengecualian. Berikut ini adalah contoh transformasi yang mungkin Anda anggap salah:
■ Surat yang mengikuti tanda kutip selalu ditulis dengan huruf kapital (misalnya, Jangan). Ini dilakukan,
tampaknya, untuk menangani nama-nama seperti O'Reilly.
■ Fungsi PROPER tidak menangani nama dengan huruf kapital tertanam, seperti McDonald.
■ Kata-kata "kecil" seperti dan dan selalu ditulis dengan huruf besar. Sebagai contoh, beberapa orang lebih
 MENGUBAH DATA DENGAN
FORMULA
Banyak contoh pembersihan data dalam bab ini menjelaskan cara menggunakan rumus dan fungsi
untuk mengubah data dengan cara tertentu. Misalnya, Anda dapat menggunakan fungsi UPPER
untuk mengubah teks menjadi huruf besar. Saat data ditransformasikan, Anda akan memiliki dua
kolom: data asli dan data yang diubah. Hampir selalu Anda ingin mengganti data asli dengan data
yang diubah. Inilah cara melakukannya:
1. Masukkan kolom sementara baru untuk formula untuk mengubah data asli.
2. Buat formula Anda di kolom sementara, dan pastikan bahwa formula melakukan apa yang
seharusnya dilakukan.
3. Pilih sel rumus.
4. Pilih Beranda ➪ Papan Klip ➪ Salin (atau tekan Ctrl + C).
5. Pilih sel data asli.
6. Pilih Beranda ➪ Papan Klip ➪ Tempel ➪ Nilai (V).
 DAFTAR PERIKSA
PEMBERSIHAN DATA
Bagian ini berisi daftar item yang dapat menyebabkan masalah dengan data.
Tidak semua ini relevan untuk setiap set data.
■ Apakah setiap kolom memiliki tajuk yang unik dan deskriptif?
■ Apakah setiap kolom data diformat secara konsisten?
■ Apakah Anda memeriksa duplikat atau baris yang hilang?
■ Untuk data teks, apakah kata-kata itu konsisten dalam hal kasus?
■ Apakah Anda memeriksa kesalahan pengejaan?
■ Apakah data mengandung spasi tambahan?
■ Apakah kolom disusun dalam urutan yang tepat (atau logis)?
■ Apakah ada sel kosong yang tidak boleh kosong?
■ Apakah Anda memperbaiki tanda minus tambahan?
■ Apakah kolom cukup lebar untuk menampilkan semua data?
EKSPOR
DATA
 Mengekspor Ke File Teks
Ketika Anda memilih File ➪ Save As, kotak dialog Save As memungkinkan Anda memilih dari berbagai format file teks. Tiga jenis
itu
■ CSV: File nilai yang dipisahkan koma
■ TXT: File yang dibatasi tab
■ PRN: Teks yang diformat

 File CSV
Saat Anda mengekspor lembar kerja ke file CSV, data disimpan seperti yang ditampilkan. Dengan kata lain, jika sel berisi 12.8312344
tetapi diformat untuk ditampilkan dengan dua tempat desimal, nilai akan disimpan sebagai 12.83.
Sel dibatasi dengan karakter koma, dan baris dibatasi dengan carriage return dan line feed.Jika Anda mengekspor file menggunakan
varian Mac, baris dibatasi hanya dengan carriage return (tanpa karakter umpan baris).

 File TXT
Mengekspor buku kerja ke file TXT hampir identik dengan format file CSV yang dijelaskan sebelumnya. Satu-satunya perbedaan
adalah sel-sel dipisahkan oleh karakter tab daripada koma. Jika lembar kerja Anda berisi karakter Unicode, Anda harus mengekspor
file menggunakan varian Unicode. Jika tidak, karakter Unicode akan disimpan sebagai karakter tanda tanya.

 File PRN
File PRN sangat mirip dengan gambar cetak lembar kerja. Sel-sel dipisahkan oleh beberapa karakter spasi. Juga, satu baris dibatasi
hingga 240 karakter. Jika garis melebihi batas itu, sisanya muncul di baris berikutnya. File PRN jarang digunakan.
 Mengekspor Ke Format File Lain
Excel juga memungkinkan Anda menyimpan pekerjaan Anda dalam beberapa format
lain:
■ Format Pertukaran Data: File-file ini memiliki ekstensi .dif. Tidak sering digunakan.
■ Symbolic Link: File-file ini memiliki ekstensi .sylk. Tidak sering digunakan.
■ Portable Document Format: File ini memiliki ekstensi .pdf. Ini adalah format file
"read-only" yang umum.
■ Dokumen Spesifikasi Kertas XML: File ini memiliki ekstensi .xps. Alternatif
Microsoft untuk file PDF. Tidak sering digunakan.
■ Halaman Web: File-file ini memiliki ekstensi .htm. Seringkali, menyimpan file
sebagai buku kerja akan menghasilkan direktori file tambahan yang diperlukan untuk
membuat halaman secara akurat.
■ OpenDocument Spreadsheet: File ini memiliki ekstensi .ods. Mereka kompatibel
dengan berbagai program spreadsheet sumber terbuka.
 THA
NKS!
CREDITS: This presentation template was created
by Slidesgo, including icons by Flaticon, and
infographics & images by Freepik.