Panduan Ms.

Word Latihan 4

Tujuan :

 Membuat Mail Merge

 Menyisipkan Gambar, Word Art, Autoshape dan tanggal sistem.

Menyisipkan gambar

Gambar dapat anda tampilkan melalui menu insert, Clip Art.., pilih salah satu jenis gambar, klik tombol
insert. Untuk mengubah ukuran gambar, tempatkan pointer mouse tepat pada tanda handle pada gambar
sehingga bentuk pointer berubah menjadi “ “. Lanjutkan dengan Drag sehingga memperoleh ukuran yang
diinginkan.

Gambar 23. Cara mengubah ukuran gambar

Membuat Word Art

Word Art dapat dibuat melaui menu insert, Word Art. Setelah anda melakukan perintah di atas, anda
diminta untuk memilih style Word Art. Pilih salah satu style, kemudian tuliskan teks-nya.

Gambar 24. Kotak dialog Word Art

Menyisipkan AutoShape

Terdapat banyak pilihan bangunan yang disediakan oleh Microsoft Word yang dapat anda pilih. Klik tab
insert, Shapes, pilih bentuk yang diinginkan.
Gambar 25. Kotak dialog AutoShapes

Setelah anda klik, pointer mouse akan berubah menjadi bentuk crosshair (+). Tempatkan pointer tersebut
ke area kerja anda dan drag untuk memperoleh ukuran yang diinginkan. Sedangkan untuk menuliskan teks
di dalam bangun, klik kanan mouse di gambar AutoShapes, klik add text dan tuliskan teksnya dalam kotak
tersebut.

Menyisipkan tanggal

Apabila anda sering membuat naskah dengan menggunakan tanggal misalnya dalam pembuatan surat, anda
bisa menyisipkan tanggal komputer ke dalam naskah anda. Aktifkan menu insert, Date & Time, sehingga
muncul kotak dialog berikut :

Gambar 26. Kotak dialog untuk menyisipkan tanggal

Anda dapat memilih format tanggal yang anda inginkan. Apabila check box pada Update automatically
diaktifkan, tanggal pada naskah anda akan selalu mengikuti tanggal komputer.

Mail Merge

Mail Merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word 97 untuk membuat surat massal hanya
dengan menggunakan satu main document.

Mail Merge adalah surat berantai yang artinya surat yang bentuk dan jenisnya sama tetapi nama, alamat
serta tanggalnya berbeda, surat tersebut isinya sama tetapi ditujukan kepada orang banyak yang mempunyai
indentitas berbeda-beda, sehingga tidak perlu membuat surat secara berulang-ulang hanya membuat satu
surat saja dan kita tinggal memasukan data-data yang diperlukan untuk mengisi surat, dan secara otomatis
surat tersebut sudah tertampil sedemikian rupa sesuai dengan data yang dimasukan.

Tahap-tahap pembuatan mail merge adalah sebagai berikut :

1. Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah sebuah dokumen yang hendak
kita buat, misalkan yang akan kita ketik adalah surat, seperti di bawah ini. Untuk teks yang saya beri
tanda kurung seperti <nama>, <alamat>, <kota>, <hari/tanggal>, <tempat>, dan <waktu>. itu
nantinya sebagai tempat kode mail merge. Untuk titik-titik dan tulisan berwana merah artinya jangan
di isi, dikosongkan saja, tidak usah diketik.

2. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada Menu
Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start maili Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge
Wizard.
3. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail
Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting document.

4. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih
Next: select recipients.

5. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik pada Next: Write
Your Letter.
6. Setelah kita klik tombol Next: Write Your Letter, Jendela New Address list akan terbuka seperi
gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan enam address yaitu <nama>,
<alamat>, <kota>, <hari/tanggal>, <tempat>, dan <waktu>, maka kita buat kelima address tersebut
secara manual, dengan cara, klik pada tombol Customize Columns.

7. Setelah kita klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di
bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names yang tidak kita butuhkan dengan cara Klik pada
tombol Delete, kemudian Yes.
8. Setelah kita menghapus semua Field names , klik pada Add… , untuk menambahkan Field baru,
kemudian ketikkan nama Field pada isian Add Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan
ini “nama”, “alamat”, “kota” , hari/tanggal, tempat, dan waktu.

9. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. Setelah selesai klik tombol OK.
10. Selanjutnya isilah pada nama, alamat, kota, hari/tanggal, tempat, dan waktu sesuai dengan data
yang telah kita rencanakan. Misalkan data yang akan kita buat ditujukan untuk Dedi Jakaria, Ema
Suryani, dan Dede Iskandar. Maka hasinya seperti dibawah ini. Setelah selesai klik OK.
11. Setelah kita klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file Save Address List. berikan nama
file-nya pada kolom File name (pemberian nama filenya bisa sesuka kita, misalkan: File Surat
Undangan Reuni). kemudian klik tombol Save.

12. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada tombol OK

13. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu
untuk ruang <nama>, <alamat>, <kota>, <hari/tanggal>, <tempat>, dan <waktu>. Letakkan kursor
pada ruangan kosong untuk alamat, kota, hari/tanggal, tempat, dan waktu dan seterusnya.
14. Setelah kita letakkan kursor di tempat tadi (satu persatu mulai dari nama, alamat, dst, klik pada
menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan
langkah yang sama untuk menampilkan hari/tanggal, tempat dan waktu.

15. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

16. Selanjutnya untuk menampilkan hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish & Merge
>,pilih edit individual documents >, pilih all untuk menampilkan keseluruhan data berdasarkan urutan
di database, kemudian klik OK.

17. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

18. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke
kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.