Panduan Ms.

Word Latihan 4

Tujuan :

 Membuat Mail Merge

 Menyisipkan Gambar, Word Art, Autoshape dan tanggal sistem.

Menyisipkan gambar

Gambar dapat anda tampilkan melalui menu insert, Clip Art.., pilih salah satu jenis gambar, klik
tombol insert. Untuk mengubah ukuran gambar, tempatkan pointer mouse tepat pada tanda handle
pada gambar sehingga bentuk pointer berubah menjadi “ “. Lanjutkan dengan Drag sehingga
memperoleh ukuran yang diinginkan.

Gambar 23. Cara mengubah ukuran gambar

Membuat Word Art

Word Art dapat dibuat melaui menu insert, Word Art. Setelah anda melakukan perintah di atas,
anda diminta untuk memilih style Word Art. Pilih salah satu style, kemudian tuliskan teks-nya.

Gambar 24. Kotak dialog Word Art

Menyisipkan AutoShape

Terdapat banyak pilihan bangunan yang disediakan oleh Microsoft Word yang dapat anda pilih.
Klik tab insert, Shapes, pilih bentuk yang diinginkan.
Gambar 25. Kotak dialog AutoShapes

Setelah anda klik, pointer mouse akan berubah menjadi bentuk crosshair (+). Tempatkan pointer
tersebut ke area kerja anda dan drag untuk memperoleh ukuran yang diinginkan. Sedangkan untuk
menuliskan teks di dalam bangun, klik kanan mouse di gambar AutoShapes, klik add text dan
tuliskan teksnya dalam kotak tersebut.

Menyisipkan tanggal

Apabila anda sering membuat naskah dengan menggunakan tanggal misalnya dalam pembuatan
surat, anda bisa menyisipkan tanggal komputer ke dalam naskah anda. Aktifkan menu insert, Date
& Time, sehingga muncul kotak dialog berikut :

Gambar 26. Kotak dialog untuk menyisipkan tanggal

Anda dapat memilih format tanggal yang anda inginkan. Apabila check box pada Update
automatically diaktifkan, tanggal pada naskah anda akan selalu mengikuti tanggal komputer.

Mail Merge

Mail Merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word 97 untuk membuat surat massal
hanya dengan menggunakan satu main document.

Mail Merge adalah surat berantai yang artinya surat yang bentuk dan jenisnya sama tetapi nama,
alamat serta tanggalnya berbeda, surat tersebut isinya sama tetapi ditujukan kepada orang banyak
yang mempunyai indentitas berbeda-beda, sehingga tidak perlu membuat surat secara berulang-
ulang hanya membuat satu surat saja dan kita tinggal memasukan data-data yang diperlukan untuk
mengisi surat, dan secara otomatis surat tersebut sudah tertampil sedemikian rupa sesuai dengan
data yang dimasukan.

Tahap-tahap pembuatan mail merge adalah sebagai berikut :

1. Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah sebuah dokumen yang
hendak kita buat, misalkan yang akan kita ketik adalah surat, seperti di bawah ini. Untuk teks
yang saya beri tanda kurung seperti <nama>, <alamat>, <kota>, <hari/tanggal>,
<tempat>, dan <waktu>. itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. Untuk titik-titik dan
tulisan berwana merah artinya jangan di isi, dikosongkan saja, tidak usah diketik.

2. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada
Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start maili Merge, lalu klik pada Step by
step Mail Merge Wizard.
3. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela
Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting
document.

4. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document,
kemudian pilih Next: select recipients.

5. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik pada Next:
Write Your Letter.

6. Setelah kita klik tombol Next: Write Your Letter, Jendela New Address list akan terbuka
seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan enam address
 yaitu <nama>, <alamat>, <kota>, <hari/tanggal>, <tempat>, dan <waktu>, maka kita buat
kelima address tersebut secara manual, dengan cara, klik pada tombol Customize Columns.

7. Setelah kita klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list seperti
gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names yang tidak kita butuhkan
dengan cara Klik pada tombol Delete, kemudian Yes.

8. Setelah kita menghapus semua Field names , klik pada Add… , untuk menambahkan Field
baru, kemudian ketikkan nama Field pada isian Add Field dan klik tombol OK. (nama field
pada latihan ini “nama”, “alamat”, “kota” , hari/tanggal, tempat, dan waktu.
9. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. Setelah selesai klik tombol OK.

10. Selanjutnya isilah pada nama, alamat, kota, hari/tanggal, tempat, dan waktu sesuai dengan
data yang telah kita rencanakan. Misalkan data yang akan kita buat ditujukan untuk Dedi
Jakaria, Ema Suryani, dan Dede Iskandar. Maka hasinya seperti dibawah ini. Setelah selesai
klik OK.
11. Setelah kita klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file Save Address List.
berikan nama file-nya pada kolom File name (pemberian nama filenya bisa sesuka kita,
misalkan: File Surat Undangan Reuni). kemudian klik tombol Save.
12. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada tombol
OK

13. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan
tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, <kota>, <hari/tanggal>, <tempat>, dan <waktu>.
Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat, kota, hari/tanggal, tempat, dan waktu
dan seterusnya.

14. Setelah kita letakkan kursor di tempat tadi (satu persatu mulai dari nama, alamat, dst, klik
pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field
nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan hari/tanggal, tempat dan waktu.
15. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

16. Selanjutnya untuk menampilkan hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish
& Merge >,pilih edit individual documents >, pilih all untuk menampilkan keseluruhan data
berdasarkan urutan di database, kemudian klik OK.
17. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

18. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda
panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.
 Latihan 4

1. Aktifkan Microsoft word. Buat surat massal dengan contoh main document seperti di bawah
ini dengan teknik mail merge

JL. Jakarta-Bogor Km. 45 Cibinong 16915  021-8752944

Bogor, (tanggal sekarang)

Kepada Yth.

<<nama>>

Di

<<kota>>

Dengan hormat,

Bersama ini kami panggil saudara/I untuk mengikuti lanjutan test kesehatan, yang akan
diselenggarakan pada :

Hari / Tanggal : <<hari>>, <<tgl>>

Jam : <<jam>>

Tempat : <<tempat>>

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Nama Anda

Manager HRD
2. Simpan main document tersebut dengan nama Surat.doc

3. Data-data yang harus dimasukkan adalah sebagai berikut :

 Muhammad Yusuf, Jl. Sukamulya 111, Bogor, Sabtu 14 April 2012, 10.00-12.00, Gedung
A Lantai 1

 Siti Aminah, Jl. Rangga Gading 27, Bogor, Selasa 17 April 2012, 08.00-12.00, Gedung A
lantai 1

 Firza Dwi Nugraha, Jl. Dadali 74, Bogor, Rabu 18 April 2012, 10.00-12.00, Gedung C
lantai 35

 Anindita Safitri, Jl. Atang Sanjaya 32, Bogor, Sabtu 21 April 2012, 09.30-11.30, Gedung C
lantai 35

4. Simpanlah data di atas dengan nama data suarat.doc

5. Gabungkan main document dengan data-nya menjadi document baru, simpan dengan nama
surat panggilan.