Microsoft Word : Mail Merge

Materi pertemuan minggu ini adalah Microsoft Word 2007 dengan

materi Mail Merge. Fungsi ini banyak digunakan ketika kita membuat
suatu dokumen yang diperuntukan untuk orang banyak/tujuan yang
berbeda-beda secara cepat dan rapih, contoh dokumen yang sering
menggunakan mail merge adalah surat undangan, sertifikat, maupun
pengolahan nilai berupa rapot sederhana, dimana kita disini sebelum
membuat mail merge harus mempunyai data untuk direcord terlebih
dahulu.

Langkah pertama untuk praktik materi Mail Merge kita buat terlebih
dahulu dokumen dibawah ini dengan menggunakan kertas A4 :

Dapat download versi dokumen Word klik disini

Langkah kedua kita klik menu tab Mailings dan klik Start Mail
Merge seperti gambar di bawah ini :
Langkah ketiga setelah kita klik sub menu Step by Step Mail Merge
Wizard akan muncul jendela Mail Merge disebelah kanan dokumen kita
yang terdiri dari 6 langkah step 1 of 6, seperti gambar dibawah ini :

Klik Next : Starting document untuk langkah selanjutnya, untuk

langkah ke-2 kita pilih option Letter dan langkah ke-3 karena
kita belajar Micorosft Word kita pilih Type new list lalu klik seperti
gambar dibawah ini :
Setelah tombol Create di klik akan muncul jendela seperti dibawah ini :

Pada gambar diatas, klik Customize Column dan muncul jendela

Customize Address List, klik Add dan akan muncul jendela baru lagi
yaitu Add Field, di jendela ini tuliskan atau ketik : 1 Nama lalu klik Ok.

1 Nama akan masuk kedalam jendela Customize Address List, langkah

selanjutnya klik Add dan masukan atau ketik 2 Tempat dan klik Ok, klik
Add ketik 3 Tgl Lahir dan klik Ok, klik Add ketik 4 No Induk dan klik
Ok, klik Add ketik 5 Nilai Word dan klik Ok, klik Add ketik 6 Nilai
Excel dan klik Ok, klik Add ketik 7 Nilai Desain dan klik Ok, klik Add
ketik 8 Nilai Blog dan klik Ok, klik Add ketik 9 Klik Predikat Word dan
klik Ok, klik Add ketik 10 Predikat Excel dan klik Ok, klik Add ketik 11
Predikat Desain dan klik Ok, klik Add ketik 12 Predikat Blog dan klik
Ok, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

Setelah semua record dimasukan klik ok dan masukan data dibawah ini
:

1 Nama : Budi
2 Tempat : Jakarta
3 Tgl Lahir : 03 Maret 1996
4 No Induk : 2009101
5 Nilai Word : 80
6 Nilai Excel : 90
7 Nilai Desain : 85
8 Nilai Blog : 90
9 Predikat Word : Baik
10 Predikat Excel : Sangat Baik
11 Predikat Desain : Baik
12 Predikat Blog : Sangat Baik

Setelah semua dimasukan, klik New Entry untuk memasukan data

baru, dicobalah memasukan data seterah kalian sampai data ada 5 kali
sebagai contoh menggunakan Mail Merge.
Setelah semua data diketikan, langkah selanjutnya klik Ok, sampai
muncul jendela untuk menyimpan, simpan dengan nama file data nilai
sertifikat lalu klik Save, seperti gambar dibawah ini :

Setelah di Save, langkah selanjutnya adalah masuk ke Langkah ke-4

(Step 4 of 6), klik lah atau taruh lah cursor di belakang tanda titik dua
( : ) pada tulisan Nama Peserta Didik pada dokumen Sertifikat, setelah
itu klik More Item pada jendela Mail Merge disebelah kanan, seperti
gambar dibawah ini :
Lalu pilih 1 Nama dan terus klik Insert dan Close. Lakukan langkah
tersebut sampai dengan 12 Predikat Blog. Sehingga dokumen Sertifikat
kita akan nampak seperti gambar dibawah ini :

Langkah berikutnya langkah ke-5, klik lah Next Preview you

letters, tanda yang ada di gambar diatas akan berubah menjadi nama
yang kita telah kita ketikan. Untuk melihat data selanjutnya klik tanda
panah ke kanan pada bacaan Recipient, seperti gambar dibawah ini :
Langkah terakhir jika terlihat data sudah benar, yaitu klik langkah ke-
6 (Next : Complete the merge). Klik Print untuk mencetak hasilnya.