Mail Merge (Surat Massal)

BAB
MAIL MERGE (SURAT MASSAL)
8

INDIKATOR UNJUK KERJA

1. Peserta didik dapat membuat surat yang benar dengan jumlah data yang banyak
2. Peserta didik dapat mempersiapkan surat
3. Peserta didik dapat mempersiapkan data (record)
4. Peserta didik dapat menggabung file surat dengan file data
5. Peserta didik dapat mencetak dokumen dengan fasilitas mail Merge

Mail Merge merupakan fasilitas didalam Microsoft Word yang dipergunakan untuk mengirim
satu surat dengan isi yang sama tetapi dikirimkan ke beberapa penerima. Didalam membuat
mail merge harus dipersiapkan 2 File utama. Yaitu :
 File Data
File data ini berisi tentang data-data yang akan dikirimkan, untuk membuat file data kita
bisa menggunakan beberapa cara.
 Menggunakan Wizard langsung dari fasilitas Mail Merge, tetapi cara ini jarang
diterapkan dalam aplikasi pekerjaan.
 Mengetikkan data didalam tabel pada microsoft Word
 Mengetikkan data didalam Microsoft Excel, cara ini paling banyak dipakai pada
aplikasi pekerjaan.

 File Surat
File ini berisi surat yang akan dikirim, dimana untuk file surat harus diketik di Microsoft
Word.

Disini akan dijelasan langkah-langkah sederhana dalam membuat mail merge.

A. Mempersiapkan File Data
Buka Microsoft Office 2010 kemudian langsung masukkan tabel untuk mengetikkan data
yang akan dikirim seperti contoh dibawah ini.

Untuk membuat File data ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
 Untuk file data tidak perlu diberikan judul, setelah anda buka aplikasi Microsoft Word
langsung masukkan tabel.
 Baris pertama dari tabel merupakan judul, pada judul tabel ini tidak diperbolehkan
ada tanda (titik).
 Setelah selesai mengetikkan tabelnya kemudian simpan tabel tersebut kemudian beri
nama file, misalnya kita beri nama Data Surat

B. Mempersiapkan File Surat.

Buat file baru kemudian susuaikan aturan yang diperlukan (Margin, Jenis Kertas,dll)
kemudian ketik surat yang akan dikirim. Gunakan fasilitas formating untuk mempercantik
surat yang akan dikirim sebelum surat tersebut digabung dengan Data Surat
Berikut Surat yang harus diketik :
Pengaturan:

Halaman : 80
 Mail Merge (Surat Massal)
Kertas Quarto (A4)
Margin : Kiri & kanan : 3 cm, Atas & Bawah : 2,5 cm
Font : Times New Roman ( judul : 14 & isi : 12)
Simpan dengan nama Surat Penawaran

LEMBAGA PENDIDIKAN KETERAMPILAN

PRIMA UTAMA
Jln. Cakrawala No. 122 – Jakarta
Telp.021-535.7200Faks.021 – 535.7300

Nomor Surat : 099/PU/IX/12 Jakarta, 9 September 2012

Lampiran : 1 (satu) Lembar
Hal : Program Intensif Karyawan

Kepada Yth.
«Nama»
«Alamat»
«Kota»

Dengan hormat,
Sehubungan telah dibukanya kursus komputer Program Intensif bagi Karyawan maka
dengan ini kami menawarkan paket program yang dapat diikuti sebagai berikut:

NO PAKET PROGRAM BIAYA POTONGAN TOTAL BIAYA

1 Microsoft Windows 60.000 6.000 54

2 Microsoft Word 90.000 13.500 76.5

3 Microsoft Excel 100.000 25.000 75

4 Microsoft PowerPoint 80.000 12.000 68

5 Microsoft Access 120.000 18.000 102

6 MYOB 200.000 20.000 180

7 AutoCad 180.000 18.000 162

Rata-Rata 717.5

Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi Sekretariat Sdri. Utami

Atas perhatiannya diucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Yunus Fanny
Manajer Operasional

C. Menggabung Surat (Mail merge)

Halaman : 81
 Mail Merge (Surat Massal)
1. Buka Surat Penawaran Anda
2. Klik tab menu Maillings
3. Pada group Start mail Merge klik Select Recipients

Klik Segitiga

4. Muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini klik Use Existing List..

Klik disini

5. Cari File Data Surat ke folder dimana file tersebut disimpan jika sudah ditemukan
kemudian klik pada file Data Surat kemudian klik Open

Cari Data Surat

6. Jika berhasil memasukkan Data Surat maka beberapa Icon yang sebelumnya tidak
aktif secara otomatis akan aktif. Perhatikan gambar dibawah ini.

Halaman : 82
 Mail Merge (Surat Massal)

Icon yang aktif setelah berhasil memasukkan data

7. Memasukan Field kedalam surat

 Tempatkan posisi kursor pada tempat dimana Field tersebut akan diletakkan

Letakan kursor disini

 Klik Icon Insert Merge Fields seperti gambar dibawah ini kemudian pilih nama,
alamat,kota berturut-turut, sampai terisi seperti ini

Field telah terisi

 Melihat hasil penggabungan dari surat dan data klik Icon Preview Result maka
tampilannya akan berubah seperti dibawah ini.

Hasil Preview Result

Halaman : 83
 Mail Merge (Surat Massal)
 Untuk melihat data masing –masing surat dapat menggunakan icon dibawah ini

Data Sebelumnya Data Berikutnya

Data Paling Awal Data Paling Akhir

 Melihat keseluruhan penggabungan data dan surat klik icon Finish & Merge
kemudian pilih Edit Individual Document kemudian pilih All klik OK.

Klik Icon

Klik Icon Edit Individual Document

Halaman : 84
 Mail Merge (Surat Massal)
Petunjuk:
1. Kertas quarto (A4) Batas Margin : Kanan & Kiri : 3 cm atas & Bawah : 2,5 cm
2. Font : Arial Judul : sesuai naskah, Teks 12, Jarak Spasi :1,5pt, berilah
3. Header : nama anda Footer : Mail marge
4. Data Surat : 4 record
5. Simpan dengan nama “ Mail marge”

“BANK ORION”

Jl. Laksda. Adisucipto 25 Jakarta  (021) 63799653

Jakarta, 10 Januari 2017

Nomor : «No_surat»/BO-JKT/I/2017
Perihal : Pembukaan Undian “ORION GOLD”
Lampiran : 1 (satu) kartu doorprize

Kepada Yth : «Nama»

«Alamat»
Di
«Kota» «Kode_pos»

Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Sdr. dalam acara
Pembukaan Undian Berhadiah Tabungan “ORION GOLD”
yang akan kami selenggarakan pada :
Hari / Tanggal : Sabtu / 10 Januari 2017
Waktu : Pukul 09.00 – 13.00 wib
Tempat : Rumah Makan “SELERAKU”
Jl. Pramuka 187 Jakarta Pusat
Atas kehadiran Bapak/Ibu/Sdr. kami ucapkan banyak
terima kasih.

Hormat kami,

Direktur Utama

(Drs. Maya Shita Lestari)

Halaman : 85
 Mail Merge (Surat Massal)
DAFTAR CEK UNJUK KERJA
BELUM
KOMPETEN
TUGAS-TUGAS YANG DITAMPILKAN KOMPETEN
 
Menyiapkan File data dan menyimpan
1.
dengan benar
Menyiapkan surat dan menyimpan dengan
2.
benar

3. Jumlah record (4)

Membuka dan memanggil File data dengan

4.
benar
Memasukan Variabel Field data kedalam
5.
surat

6. Menampilkan hasil (Mail Merge) 1 halaman

Menampilkan hasil penggabungan dengan

7.
banyak halaman

8. Memasukan WordtArt

9. Memasukan ClipArt

10. Menggunakan Tabulasi dengan benar

11. Menggunakan Indentasi dengan benar

12. Proposional naskah dengan setup halaman

PENILAIAN

Tanggal : _________________________________

Peserta Pelatihan telah dinilai KOMPETEN / BELUM KOMPETEN

Nama Peserta Pelatihan Nama Penilai

_____________________ __________________________

Komentar/Saran

Halaman : 86
 Mail Merge (Surat Massal)
Petunjuk:
1. Kertas quarto (A4) Batas Margin : Kanan & Kiri : 3 cm atas & Bawah : 2,5 cm
2. Font : Arial Judul : sesuai naskah, Teks 12, Jarak Spasi :1,5pt, berilah
3. Header : nama anda Footer : Bahtera Tour & Travels
4. Data Surat : 4 record
5. Simpan dengan nama “ Mail marge2”

BAHTERA TOUR AND TRAVELS

Jl. Kertapura Indah I A No.28 490266
BTT
DENPASAR - BALI

Nomor : «no»/BTT/III/12 Denpasar, 26 Maret 2012

Hal. : Proposal Kerjasama
Lamp. : 3 (tiga) lembar

Kepada,
Yth.«nama_perusahaan»
u.p «pemilik»
«alamat»

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang perusahaan yang Bapak/ibu pemimpin

untuk bergabung dalam Pameran Akbar TOUR AND TRAVELS
INTERNASIONAL 2012 yang akan diadakan di kota Denpasar pada
bulan Mei 2011 yang akan datang.
Besar harapan kami melalui kerjasama ini kita bisa meningkatkan
daya saing kita dipercaturan tour and travel dunia. Terlampir proposal
sebagai bahan pertimbangan dan informasi yang diperlukan.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapakan terima kasih.

Hormat kami,
BAHTERA TOUR & TRAVEL
Pimpinan

I kondang Dewa, MM

Halaman : 87
 Mail Merge (Surat Massal)
DAFTAR CEK UNJUK KERJA
BELUM
KOMPETEN
TUGAS-TUGAS YANG DITAMPILKAN KOMPETEN
 
Menyiapkan File data dan menyimpan
1.
dengan benar
Menyiapkan surat dan menyimpan dengan
2.
benar

3. Jumlah record (4)

Membuka dan memanggil File data dengan

4.
benar
Memasukan Variabel Field data kedalam
5.
surat

6. Menampilkan hasil (Mail Merge) 1 halaman

Menampilkan hasil penggabungan dengan

7.
banyak halaman

8. Memasukan Shapes

9. Memodifikasi Shapes

Menggunakan Tabulasi, pertaan Teks dengan

10.
benar

11. Menggunakan Indentasi dengan benar

12. Proposional naskah dengan setup halaman

PENILAIAN

Tanggal : _________________________________

Peserta Pelatihan telah dinilai KOMPETEN / BELUM KOMPETEN

Nama Peserta Pelatihan Nama Penilai

_____________________ __________________________

Komentar/Saran

Halaman : 88
 Mail Merge (Surat Massal)
Petunjuk:
1. Kertas quarto (A4) Batas Margin : Kanan & Kiri : 3 cm atas & Bawah : 2,5 cm
2. Font : Arial Judul : sesuai naskah, Teks 12, Jarak Spasi :1,5pt, berilah
3. Header : nama anda
4. Data Surat : 4 record
5. Simpan dengan nama “ Mail marge3”

KANTOR PELAYANAN PAJAK

KEBAYORAN BARU

Jln. Radio Dalam Raya No. 45 Jakarta Selatan

Telp. (021) 724 3546 – Fax (021) 724 3547

Nomor : «No»/SPD-KKP/12
Hal : Peminjaman Dokumen

Jakarta, 31 Mei 2012

Kepada Yth.
Bpk/Ibu «Nama»
«Alamat»
«Kota»

Dengan hormat,

Berdasarkan adanya Pemeriksaan Pajak Tahun 2011 maka KKP Kebayoran

Baru mengharapkan Saudara/I untuk meminjamkan dokumen-dokumen dan
catatan-catatan yang dibutuhkan dalam hal Pemeriksaan Pajak.
Dokumen ini selambat-lambatnya diserahkan dalam jangka waktu 7 hari sejak
diterimanya surat ini.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Sari Utrami)
Petugas Pajak

Halaman : 89
 Mail Merge (Surat Massal)
DAFTAR CEK UNJUK KERJA
BELUM
KOMPETEN
TUGAS-TUGAS YANG DITAMPILKAN KOMPETEN
 
Menyiapkan File data dan menyimpan
1.
dengan benar
Menyiapkan surat dan menyimpan dengan
2.
benar

3. Jumlah record (4)

Membuka dan memanggil File data dengan

4.
benar
Memasukan Variabel Field data kedalam
5.
surat

6. Menampilkan hasil (Mail Merge) 1 halaman

Menampilkan hasil penggabungan dengan

7.
banyak halaman

8. Memasukan WordArt

9. Memodifikasi WordArt

Menggunakan Tabulasi, pertaan Teks dengan

10.
benar

11. Menggunakan Indentasi dengan benar

12. Proposional naskah dengan setup halaman

PENILAIAN

Tanggal : _________________________________

Peserta Pelatihan telah dinilai KOMPETEN / BELUM KOMPETEN

Nama Peserta Pelatihan Nama Penilai

_____________________ __________________________

Komentar/Saran

Halaman : 90