MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

A. SEKILAS TENTANG MAIL MERGE

MAIL MERGE adalah Fasilitas yang ada di Ms. Word yang berfungsi untuk membuat surat
berantai.
Mail MERGE ada dua langkah :
1. Langkah pertama data sourcenya di buat di MS.Word
2. Langkah kedua data sourcenya di buat di MS. Excel
Sebenarnya kegunaan mail merge dalam kenyataanya tidak hanya digunakan untuk surat
bertantai tapi bisa juga digunakan untuk membuat :
1. Amplop berantai
2. Label undangan dll

A. MEMBUAT MAIL MERGE DATA SOURCE DI MS. WORD

Langkah-langkah untuk membuat surat berantai adalah :
1. Buat contoh suratnya
2. Buat Kop Surat langkahnya adalah :
a. Buat table untuk kop surat kolom 3 baris 1
1. Klik Menu Insert
2. Klik Table
3. Lalu sorot kolom 3 baris 1

4. Maka akan muncul 3 kolom dan 1 baris di lembar kerja lalu set
sebagai berikut .

5. Hilangkan Border di tabelnya caranya adalah

a. Aktifkan Table tool
b. Blok table yang akan dihilangkan bordernya
c. di border klik lalu pilih no border

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

6. Setelah itu set kolom pertama dengan Clip Art

Langkah-langlahnya adalah :
a. Klik menu insert
b. Klik clip art
c. Nanti akan muncul jendela clip art lalu klik go
d. Simpan kursor di kolom ke 1
e. Lalu ambil gambarnya
f. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
g. Begitu juga untuk kolok ke 3

7. Kolom ke dua isi dengan fungsi Word Art

1. Langkah-langkahnya adalah klik menu insert lalu klik word art
2. Lalu pilih stylesnya

3. Lalu ketik teksnya maka akan tampil sebagai berikut

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

8. Setelah itu baru ketik naskah suratnya contoh :

9. Setelah kita ketik naskahnya maka kita keluarkan fungsi mail MERGE
a. Klik menu Mailing
b. Klik Star Mail Merge
c. Pilih step by step mail wizard
Akan muncul tampilan sebagai berikut:

10.

Fungsi Mail Merge ada enam langkah (Step)

a. Di Step 1 Pastikan Leter yang di aktifkan
b. Pindah ke step 2 dengan menekan next

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

Di step 2 pastikan use the current document yang aktif

c. Lalu pinahkan ke step 3 dengan menekan next

d. Di step 3 pastikan aktif type a new list

1. Lalu pilih create

2.
Di
Di
Di
3.

ISI KOLOM KOLOM SESUAI KEBUTUHAN

last name isi PUTRI
Address line 1 isi JL. DAGO 23
City isi BANDUNG
Kalau sudah selesai data ke 1 maka isi data ke dua dengan

mengklik new entry

Lalu isi sesuai data yang di perlukan..

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

4. Lalu klik OK

5. Klik ok
6. Maka akan muncul

7. Di save di data souce

8. Nama filenya isi mis : UNDANGAN
9. Klik Save
e. Pindahkan ke Step 4 dengan mengklik next

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

1. Simpan kursor di belakang sdr lalu klik more item

2. Lalu pilih First Name lalu klik Insert lalu klik close nanti akan
tampak gambar sebagai berikut

3. Di belakang saudara akan muncul teks <<firs_name>>

4. Selanjutnya tinggal mengambil data last name, address line 1
dan city
5. Akan muncul seperti gambar di bawah ini

f. Selanjutnya tinggal pindahkan ke step 5

1. Di step 5 akan dimunculkan data ke I perlembar

2. Kalau mau melihat keseluruhannya tinggal pindahkan ke step 6
g. Step 6
1. Klik next maka akan tampil gambar sebagai berikut :

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

2. Klik edit individual leters

3. Lalu klik ok
4. Akan muncul sebagai berikut :

5. Selesai

B. MEMBUAT SURAT BERANTAI DATA SOURCENYA DI EXCEL

Kalau kita hendak membuat surat berantai data soucenya di ecel langkah-langkahnya
sebagai berikut :
1. Kalau membuat surat masternya sama sepeerti uraian di atas.
2. Langkah kedua buat data sourcenya di ms. Excel
a. Buka ms excelnya
1. Klik star
2. Klik All Program
3. Klik Microsof Office
HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM
12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

4. Maka akan muncul lembar kerja dari MS Excel

5. Lalu isi data sebagai berikut

6. Cara memberikan Border

a. Blok data yang ada
b. Klik icon border
c. Pilih All Border

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

3. MENGGABUNGKAN DATA SOURCE DENGAN SURAT
a. Klik Menu Mailings
b. Pilih pilih step by step mail MERGE wizard
c. Di step 1 pastikan leter yang di ceklis lalu next
d. Di Step 2 pastikan use the current document
e. Di step 3 pastikan use an existing list
f. Lalu pilih browse

g. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

h. Klik open
i. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

j.

Lalu klik Ok

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

k. Klik Ok
l. Pindahkan ke step 4
m. Gabungkan antara data source dengan data suratnya sama langkah-langkahnya
seperti diatas
n. Sampai Step 6

C. Langkah-langkah Membuat amplop Beranti menggunakan data

sourcenya di ms word
1. Buka Ms Wordnya
2. Klik Menu Mailing s
3. Klik Step by step merge Wizard

4. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

5. Di step 1 pastikan Amplop yang diaktifkan

6. Lalu Klik next untuk pindah ke Step 2
7. Di step 2 klik emplope option
HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM
12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

8. Di emplope size pilih ukuran size 10 misalnya sebenarnya banyak ukuran

amplop
9. Lallu pindahkan ke step 3 dengan menekan next
Maka akan muncul tampilan berikut ini

10.

Di bagian amplop atas set kop amplop seperti rincian di atas dengan

menggunakan table

11.

Setelah pengeditan amplop sudah selesai kita tinggal menentukan

membuat data sourcenya di word atau di excel

12.
Untuk pengerjaannya sama seperti kita membuat surat berantai
13.
Rincian pengerjaannya bisa dilihat di atas
14.
Sampai Step 6

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12

MATERI AJAR KOMPUTER I MAIL MERGE

HJ. ERNIS HENDRAWATI, S.KOM., M.KOM

12