Ms.

Office Excel 2010

I. Pendahuluan
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar
kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk
sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi
dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft
yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer
yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini
program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak
pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis
Mac OS

II. Tipe Data

Data yang dimaksud terdiri atas dua jenis data yang dimasukkan kedalam lembar
kerja yaitu:
- Teks ( Label )
 Merupakan data yang diawali dengan huruf.
Contohnya : AMIKOM.
 Merupakan data yang di awali dengan tanda ‘ (kutip tunggal ) untuk
penulisan angka . contohnya : ‘5853578.
- Nilai ( Value )
 Data yang diawali dengan Angka atau Karakter + - = . $ dan @.

1
III. Memasukkan Serangkaian Data
Kita dapat memasukkan serangkaian data umum secara berurutan, misalkan
nama, bulan, tahun, untuk melakukannya, ikuti langkah berikut :
Memasukan bulan
1) Masukkan data yang pertama, misalkan : JAN untuk JANUARI.
2) Gerakkan pointer kesudut bawah kotak sampai pointer tersebut berbentuk
seperti gambar dibawah ini,

3) Tekan Mouse dan jangan dilepas, kemudian sorot sampai ke sel yang akan
ditampilkan rangkaian datanya sehingga didapat hasil seperti:

Memasukan angka atau nomor

1) Masukkan data yang pertama, misalkan angka 1 pada cell
A1 dan angka 2 pada cell A2

2) Tempatkan pointer pada A1 sampai kursor membentuk tanda

plus (+), kemudian klik dan tahan mouse tarik sampai cell
A2.

3). Tunjuk bagian bagian kanan bawah pointer sampai

membentuk tanda plus (+), klik, tahan dan tarik kebawah
sejumlah nomor yang akan anda buat

2
IV. Memasukkan Data Dengan Menggunakan Form
Kita dapat memasukkan data dengan menggunakan Form yang telah disediakan
oleh Microsoft Excel.Hal ini dapat mempermudah pemasukkan data.
1. Mengaktifkan Menu Form
- Klik File | Option | Customize Ribbon | Pada Customize the Ribbon buat New
Group pada Tab Home | Pada Choos Command Form aktifkan All Command |
cari command Form | klik add agar ditambahkan pada New Group yang
sebelumnya dibuat.

- Jika benar maka pada tab Home terdapat menu Form

2. Menggunakan Menu Form

- Buatlah field yang akan anda gunakan sebagai tempat penyimpanan data

3
- Block field yang anda buat atau select range B4:E4 | Klik menu Form jika
keluar dialog box seperti dibawah ini, klik OK

- Maka akan muncul form sebagai berikut :

- Anda bisa memasukkan data anda melalui Form tersebut dan masuk ke dalam
table worksheet anda :

4
 V. Memperbaiki Data Yang Telah Dimasukkan
1. Letakkan petunjuk sel pada sel yang akan diperbaiki.
2. Tekan F2 atau klik dua kali pada sel yang akan diperbaiki. (status bar akan
berubah menjadi edit)
3. Pindahkan kursor ketempatyang akan disisipkan atau diperbaiki, ganti dengan
yang baru, tekan Enter.

VI. Menyimpan Worksheet

1. Dari menu file , pilih perintah File, pilih perintah Save atau tekan Ctrl+s atau

dapat langsung pula dengan icon .

2. Untuk penyimpanan pertama kali, pada menu di File klik Save As.
3. Kemudian pada file Name, tuliskan nama file yang dikehendaki.
4. Kemudian tentukan juga , drive dan Directori mana anda menyimpan file
tersebut.
5. Selanjutnya klik tombol OK atau langsung tekan Enter

VII. Menambah Jumlah sheet

1. Kik kanan icon Tabulasi sheet
2. Pilih dan klik Insert
3. Pilih dan klik Icon Worksheet

5
VIII.Menutup Worksheet
1. Dari menu File pilih perintah close.
2. Bila Worksheet anda mengalami perubahan sebelum disimpan maka MS Excel
akan menampilkan pesan untuk menyimpan file anda tersebut.

IX. Membuka Worksheet Baru

Dari menu File pilih perintah Newatau tekanCtrl+N atau klik icon . Bila anda
membutuhkan lembar kerja yang ada diposisi bawah (sheet1, sheet2, dst).

X. Membuka File Worksheet

1. Dari menu File pilih perintah Open atau tekan Ctrl+O atau klik icon .
2. Pindahkan ke drive atau ke directori tempat file yang anda cari berada, dan
pilih ( klik ) nama file yang anda cari.
3. Klik OK atau tekan Enter.

XI. Menyimpan Latihan Kerja Dengan Nama Lain

Dari menu File pilih Save As, Kemudian tentukan Drive atau Directory tempat
menyimpan dan tentukan nama filenya setelah itu klik OK.

XII. Proteksi Worksheet

Anda dapat memberikan password pada worksheet yang anda buat, hal ini
digunakan untuk kebutuhan keamanan data yang ada.
1. Membuat Password Worksheet
- Click Tab File | Info | Protect Workbook | Encrypt With Password

6
- Maka akan terbuka jendela untuk memasukkan password anda, masukkan
password anda dan klik OK

- Konfirmasi password anda dengan memasukkan kembali password yang

sebelumnya anda masukkan

7
 - Coba anda tutup worksheet yang anda beri password tersebut dan coba
dibuka kembali. Maka anda kan diminta memasukkan password untuk dapat
membuka worksheet tersebut

XIII.Keluar Dari Ms. Excel

Sebelum keluar dari Microsoft Excel terlebih dulu kita Close pada File menu file
yang sedang aktif, baru kemudian setelah itu, pada file menu juga pilih perintah
Exit atau dapat langsung dengan menekan langsung tombol Alt+F4.

XIV. Customisasi Layout

1. Page Setup
Untuk menata tata letak halaman dapat dilakukan setting halaman baik
sebelum mulai mengetikkan naskah maupun setelah naskah yang dimaksud
sudah ada.Setting halaman dapat dilakukan untuk mengatur Ukuran Kertas,
Orientasi Kertas, Margin Halaman, Ukuran Header dan Footer. Beberapa
Istilah:
 Margins : Batas ukuran halaman.
 Header : Kepala halaman (teks yang diulang pada bagian atas tiap
halaman).
 Footer : Kaki halaman (teks yang diulang pada bagian bawah tiap
halaman).
 Paper Size : Ukuran Kertas
Klik Page Layout | Pada bagian Page Setup click pada bagian pojok kanan
bawah agar terbuka jendela Page Setup :

8
Jendela Page Setup terdiri atas beberapa pilihan antara lain :
a. Margins : menentukan batas halaman
 Top : Batas atas (jarak antara ujung atas kertas dengan baris
pertama naskah yang tercetak).
 Bottom : Batas bawah (jarak antara ujung bawah kertas dengan baris
terakhir naskah yang tercetak).
 Left : Batas kiri (jarak antara tepi kiri kertas dengan huruf pertama
dari teks paling kiri yang tercetak).
 Right : Batas kanan (jarak antara tepi kanan kertas dengan huruf
terakhir dari teks paling kanan yang tercetak).
 Gutter : Batas halaman (jarak ujung kertas dengan teks halaman
tempat pengetikan).
 Gutter position : Pilihan batas halaman yang diinginkan (umumnya
terdiri dari atas dan kiri).
b. Orientation Digunakan untuk seting layout kertas
 Portrait :Naskah dicetak dengan layout kertas tegak.
 Landscape :Naskah dicetak dengan layout kertas mendatar.
c. Pages Digunakan untuk membuat halaman dalam jumlah banyak terdiri
dari :
 Normal : Ukuran halaman penuh sesuai ukuran margin

9
  Mirror Margin: Menentukan ukuran dua halaman yang saling
berhadapan sesuai dengan ukuran margin dalam dan luar (inside dan
outside) yang telah ditentukan.
 2 Pages Per sheet : Membagi halaman menjadi dua bagian yang
sama besar
 Book Fold : Membuat halaman buku (lihat perbedaannya pada menu
Preview).
d. Apply to Digunakan untuk memberlakukan format tersebut ke seluruh
dokumen (Whole Document) atau hanya untuk halaman aktif saja (This
point forward).
e. Paper : Menentukan ukuran kertas
 Paper Size : Ukuran kertas (Kuarto/Letter, Folio/Legal, A4, dan
lainnya)
 Width : Ukuran lebar kertas sesuai dengan jenis ukuran kertas
yang dipilih pada Paper Size.
 Height : Ukuran tinggi kertas sesuai dengan jenis ukuran kertas
yang dipilih pada Paper Size

Latihan
1. Buatlah lembar kerja berikut ini:
2. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama lat1.xls.

3. Simpan kembali dengan nama file yang sama.

XV. Operasi Matematika Pada Ms – Excel

Simbol Fungsi
+ (plus) Penjumlahan
- (minus) Pengurangan
* (asterisk) Perkalian

10
 / (slash) Pembagian
^ (carret) Pangkat

Contoh : Pada sel A1 berisi angka 1000 dari B1 berisi 25 dan akan melakukan
proses perkalian kemudian hasil perhitungan akan diletakkan di sel C1.
Langkah langkah penulisan rumus,
1) Letakkan petunjuk sel ke sel C5
2) Ketik rumus: =1000*25 atau =A1*B1.
3) Tekan Enter

XVI. Fungsi Matematika

Fungsi adalah suatu perumusan yang siap pakai untuk digunakan sebagai alat
dalam membantu perhitungan. Fungsi – fungsi yang disediakan Ms – Excel
dikelompokkan menjadi beberapa kelompok fungsi yang diantaranya adalah
kelompok keuangan, matematika, statistic, logika, database dsb.
 SUM : Fungsi untuk menghitung penjumlahan banyak data pada range.
Bentuk umum :=SUM(range)
Contoh : =SUM(C6:C10)
 AVERAGE : fungsi untuk menghitung nilai rata-rata suatu range.
Bentuk umum : = AVERAGE(range)
 MAX : fungsi mencari nilai terbesar pada suatu range.
Bentuk umum := MAX(range)
 MIN: Fumgsi mencari nilai terkecil pada suatu range.
Bentuk umum : = MIN(range)
 Fungsi Round ( number,num_digits) : Digunakan untuk membulatkan
suatu angka
Contoh : jika akan memasukkan suatu angka 12345.67 sel A1, maka :
=ROUND(A1:1) menampilkan 12345.7
=ROUND(A1:0) menampilkan 12346
=ROUND(A1:-1) menampilkan 12350
=ROUND(A1:-2) menampilkan 12300
 Fungsi INT (number) : Digunakan untuk membulatkan suatu angka yang
mendekati bilangan integer.
Contoh : INT(5.893) menghasilkan 5.
 Fungsi MOD (number:divitor) : Digunakan untuk menghasilkan modulus
pembagian dua bilangan (sisa pembagian ).
Contoh: =MOD(24:7) menghasilkan 3.

11
  Fungsi SQRT(number) : Digunakan untuk menghsilkan akar kuadrat dari
suatu bilangan positif.
Contoh: =SQRT(81) menghasilkan 9.

Untuk lebih memahami tentang manfaat dan kegunaan fungsi, kita akan langsung
mencobanya dalam contoh yang sederhana berikut ini :
1) Pilih sel untuk menempatkan hasil perhitungan, yaitu sel C13.
2) Ketik fungsi dan argument sesuai dengan yang diinginkan, yaitu
= SUM ( C7:C11 )
3) tekanEnter.

XVII. Fungsi Teks

Fungsi teks merupakan fungsi-fungsi dalam MS Excel yang digunakan untuk
kebutuhan pengeditan atau mensortiran text.
 FungsiLEFT(teks,jumlah karakter) : Digunakan untuk mengambil sebagian
data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Contoh : =LEFT(“AMIKOM”:4) maka akan menghasilkan AMIK
 Fungsi RIGHT(teks,jumlah karakter) : Digunakan untuk mengambil
sebagian data yang berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang
diinginkan.
Contoh : =RIGHT(“AMIKOM”:3) maka akan menghasilkan KOM
 Fungsi MID(teks,kedudukan mulai mengambil : jumlah karakter) :
Digunakan untuk mengambil teks mulai pada kedudukan tertentu sebanyak
karakter yang diinginkan.
Contoh: =MID(“AMIKOM”:2:4 maka akan menghasilkan MIKO.
 Fungsi UPPER ( teks ) : Digunakan untuk mengubah karakter dalam teks
menjadi huruf kapital.
Contoh: =UPPER(“ppa”) maka akan menghasilkan PPA.
 Fungsi LOWER( teks ) : Digunakan untuk mengubah karakter teks menjadi
huruf kecil.
Contoh: =LOWER(“EXCEL”) menjadi excel.

12
 TUGAS

Berdasarkan tabel diatas:

a). Tentukan cara untuk membuat judul “Jumlah Stok Buku di Agen”(tepat
tengah tabel)
b). Bagaimana langkah membuat tulisan miring seperti tulisan “Judu
Buku”,”Jumlah Buku”,”Harga Satuan”,”Harga Total”?
c). Bagaimana langkah untuk membuat tampilan seperti kolom 8 (No. 4)
d). Bagimana fungsi untuk mengisi kolom harga total serta tentukan harga total
tiap-tiap buku?
e). Tentukan fungsi untuk menentukan jumlah keseluruhan dari “Jumlah Buku”,
“Harga Satuan”,”Harga Total”?

XVIII.Jenis-Jenis Alamat Sel

 Alamat Relatif.
Yaitu alamat-alamat sel yang berubah secara otomatis sesuai dengan lokasi
barunya pada saat dipindahkan atau di copy.
Contohnya :=A1+A2
 Alamat Absolut
- Ditandai dengan memberikan $ didepan kolom dan didepan baris pada alamat
sel.
- Contoh: =$A$1

13
 - Suatu rumus yang mengandung alamat absolut, bila rumus tersebut di copy
atau dipindahkan kelokasi lain maka alamat absolute tersebut tidak berubah.
 Alamat Semi Absolut
- Ditandai dengan memberikan $ didepan kolom atau didepan baris pada
alamat sel .
Contoh : $A1 atau $A$1.
- Suatu rumus yang mengandung alamat semi absolut, bila rumus tersebut di
copy atau dipindahkan kelokasi lain maka alamat semi absolute tersebut akan
tetap, tetapi karena barisnya merupakan alamat relative maka akan
menyesuaikan dengan arah penyalinan, begitu pula sebaliknya.

XIX. Fungsi Logika

Dengan fungsi logika Ms-EXCEL dapat melakukan penilaian apakah suatu
pernyataan benar atau salah.
Jika menggunakan opersai logika diperlukan ekspresi atau pernyataan logika. Untuk
menggunakan operasi logika atau pernyataan logika diperlukan salah satu operator
relasi berikut :
Operator Relasi Keterangan
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan

Contoh : =100>50 maka hasilnya TRUE

Bila kita menggabungkan dua atau lebih ekspresi logika maka diperlukan operator
logika AND atau OR. Operator logika tersebut adalah sbb:
 Operator logika AND
Bentuk umum :
AND(ekspresi logika1 : ekspresi logika2:…)
Contoh :

14
 Operator logika OR
Bentuk umum :
OR(ekspresi logika1:ekspresi logika2:….)
Contoh:

 Fungsi Logika IF
Bentuk umum:
IF(ekspresi logika:perintah-1:perintah-2)
Artinya : Bila ekspresi logika BENAR maka Perintah-1 akan dilaksanakan, bila
SALAH maka perintah-2 dilaksanakan.
Contoh 1:
Ketentuan:
jika Nilai >=60 , maka keterangan “LULUS”, jika tidak, maka “GAGAL”.
Jawab : =IF(C6>=60:”LULUS”:”GAGAL”)

Contoh 2:

15
 Ketentuan:
1. Isikan kolom”KONVERSI” dengan ketentuan:
 jika NILAI>=80, maka KONVERSI= “A”.
 jika NILAI>=70 dan NILAI<80, maka KONVERSI=”B”.
 jika NILAI>=60 dan NILAI<70, maka KONVERSI=”C”.
 jika tidak memenuhi ketentuan diata, maka KONVERSI=”D”.
2. Untuk kolom “KETERANGAN” isikanlah dengan ketentuan:
 jika KONVERSI =”A”, atau KONVERSI =”B”, atau KONVERSI =”C”,
maka keterangan “LULUS”.
 Jika tidak memenuhi keterangan tersebut, maka KETERANGAN=
“GAGAL”.
Jawab :
D5:=IF(C5>=80:”A”:IF(AND(C5>=70:C5<80):”B”:IF(AND(C5>=60:C5<70):”C”:”
D”)))
E5:= IF(OR(D5=”A”:D5=”B”:D5=”C”):”LULUS”: ”GAGAL”)
TUGAS
Lengkapi tabel berikut :

Nama Kode Jk Kode Jabatan Status Jum Gaji Tunj. Bonus Total
anak Anak gaji
Budi L MNG M 2
Lina P DIR S
Rudi L ADM M 2
Iwan L ADM S
Silvi P MKT M 1
Eric L MNG M 4
Dian P MKT S
Indah P MKT M 2
Safitri P ADM S
Nana P ADM M 3
Ketentuan:

16
1. Jk adalah Jenis Kelamin, L = “laki-laki” P = “Perempuan”
2. Isikan pada pada Jabatan, MNG = Manager, Dir = Direktur, ADM = Administrasi,
MKT = Marketing
3. Isikan pada Gaji jika :Direktur = Rp 7.500.000,00, Manager = Rp 3.500.000.00,
Marketing = Rp 2000.000.00 yang lainya = Rp 1.500.000,00
4. Tunjangan anak adalah 10% untuk anak pertama, 5% untuk anak kedua, 3% untuk
anak ketiga dan seterusnya.
5. Bonus, Direktur = 15% dari Gaji, Manager 12% dari Gaji, Marketing = 20 % dari
Gaji dan yang lain 10 persen dari gaji
6. Total gaji = Gaji + Tunjangan Anak + Bonus

17
Lengkapi Tabel Berikut
No. Kode Nama Kelas Tujuan Jam Tarif
Brkt
1 BA-345BN
2 GA-345EK
3 GA-345VI
4 LN-234EK
5 BA-233EK
6 DR-345EK
7 WG-233BN
8 MD-234EK
9 GA-344BN

Ketentuan:
1. Nama diambil 2 karakter dari kiri, BA = Batavia, GA = Garuda, LN = Lion Air,
WG= Wing Air, MD = Mandala.
2. Kelas Diambil 2 karakter dari kanan, BN = Bisnis, EK = Ekonomi, VI = VIP
3. Tujuan diambilkarakter ke-4 dari kiri, jika 3 = Luar Negeri, 2 = dalam Negeri
4. Jam Berangkat adalah karakter ke-3 dari kanan jika 5 = Siang, 4 = Sore, 3 =
Pagi
5. Tarif tujuan luar negeri
Garuda VIP = 1.200.000, Bisnis = 800.000, Ekonomi 550.000
Batavia VIP = 1.100.000, Bisnis = 700.000, Ekonomi 500.000
Lion Air VIP = 1.150.000, Bisnis = 770.000, Ekonomi 525.000
Deraya VIP = 1.300.000, Bisnis = 850.000, Ekonomi 590.000
Wing Air VIP = 1.150.000, Bisnis = 820.000, Ekonomi 550.000
Mandala VIP = 1.200.000, Bisnis = 650.000, Ekonomi 475.000
Tarif tujuan Dalam negeri negeri
Tarif semua kelas Ekonomi adalah 325.000, VIP = 600.000, yang lainnya
400.000

XX. Fungsi Pembacaan Tabel (Vlookup Dan Hlookup)

Pembacaan suatu tabel menggunakan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP. Jika suatu
tabel tersusun secara vertical, maka fungsi yang digunakan untuk membaca tabel
tersebut adalah fungsi VLOOKUP. Sedangkan fungsi HLOOKUP digunakan untuk
membaca suatu tabel yang disusun secara horizontal.
Adapun bentuk penulisan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP sebagai berikut:
=VLOOKUP (nilai_kunci, range_data, nomor_index_kolom)
18
 =HLOOKUP (nilai_kunci, range_data, nomor_index_baris)
Keterangan:
 nilai_kunci adalah suatu nilai pada kolom atau baris pertama pada tabel utama
yang digunakan sebagai kunci untuk pembacaan tabel.
 range_data merupakan daerah (range) data untuk tabel informasi yang akan
dibaca.
 nomor_index_kolom adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom dari
data yang ingin diambil dari tabel informasi.
 nomor_index_baris adalah angka untuk menyatakan posisi suatu baris dari
data yang ingin diambil dari tabel informasi.

Contoh:
Berikut ini disajikan tabel informasi mengenai jenis barang, kualitas serta harga per
kilogamnya. Selain itu, disajikan pula tabel utama daftar penjualan sembako pada
toko Amarta.

Kerjakan tabel utama di atas dengan langkah kerja sebagai berikut:

1. Nama barang ditentukan dengan membaca tabel barang berdasarkan 2 karakter
pertama dari kode barang pada tabel utama. Sehingga, formula pada sel D18
adalah:
=VLOOKUP(LEFT(B18,2),$B$4:$C$7,2)
2. Kualitas ditentukan dengan membaca tabel kualitas berdasarkan 2 karakter
terakhir dari kode barang pada tabel utama. Sehingga, formula pada sel E18
adalah:

19
 =HLOOKUP(RIGHT(B18,2),$C$10:$D$12,2)
3. Harga/kg ditentukan dengan membaca tabel harga berdasarkan kode barang
tabel utama. Sehingga, harga/kg untuk sel F18 ditentukan dengan formula
berikut:
=VLOOKUP(B18,$F$4:$G$11,2)
4. Total Harga didapatkan dari hasil perkalian antara jumlah dengan Harga/kg.
Sehingga, formula untuk Total Harga sel G18 adalah =C18*F18
5. Potongan didapatkan dari besarnya prosentase potongan pada tabel kualitas
dikalikan dengan total harga. Pembacaan tabel kualitas ditentukan berdasarkan 2
karakter terakhir dari kode barang pada tabel utama. Sehingga, besarnya
potongan pada sel H18 ditentukan dengan formula berikut:
=G18*HLOOKUP(RIGHT(B18,2),$C$10:$D$12,3)
6. Jumlah Bayar didapat dari Total Harga dikurangi Potongan. Sehingga, formula
untuk sel I18 adalah =G18-H18
Berdasarkan langkah-langkah tersebut, hasil perhitungan daftar penjualan sembako
pada toko Amarta adalah sebagai berikut:

XXI. GRAFIK
Grafik adalah tampilan data numerik (baik angka murni maupun hasil perhitungan)
dalam bentuk gambar untuk membantu dalam menarik kesimpulan (membuat
tafsiran, membandingkan, melihat kecenderungan) atas suatu data.

Membuat grafik dengan ChartWizard.

Berikut adalah contoh data yang dipilih untuk membuat grafik.

20
Langkah – langkah pembuatan grafik dengan penempatan pada lembar kerja
1. Blok lah range data yang akan dibuat grafik, misalkan : blok range B6:E11.
2. Pilih menu Insert pilih Chart. Contoh ini menggunakan jenis Column

3. Maka muncul Chart atau Grafik sebagai berikut :

21
TUGAS
1. Salinlah data berikut ini ke dalam lembar kerja Anda! Kerjakan soal-soal di
bawahnya! Kemudian simpan lembar kerja Anda dengan nama Latihan??.xls!

Ketentuan soal:
a. Golongan ditentukan berdasarkan 1 karakter pertama dari Kode Gaji.
b. Jabatan ditentukan berdasarkan Golongan dengan membaca tabel Golongan.
c. Jumlah anak diambil dari 1 karakter terakhir dari Kode Gaji.
d. Gaji Pokok ditentukan berdasarkan Golongan dengan membaca Tabel Golongan.
e. Tunjangan Istri ditentukan dengan melihat 1 karakter kelima dari Kode Gaji. Jika
1, maka besarnya Tunjangan Istri ditentukan sebesar 10% dari Gaji Pokok.
Selain itu, berarti tidak mendapatkan Tunjangan Istri.
22
 f. Tunjangan Anak sebesar 5% dari Gaji Pokok diberikan kepada maksimal 2 orang
anak.
g. Pajak dikenakan berdasarkan Jabatan sebesar prosentae pajak yang dikenakan
dikalikan gaji pokok ditambah Tunjangan Istri dan Tunjangan Anak. Prosentase
Pajak diketahui dengan membaca tabel Pajak.
h. Total Gaji diperoleh dari Gaji Pokok ditambah dengan Tunjangan Istri dan
Tunjangan Anak dikurangi Pajak.

2. Buatlah grafik untuk data-data di bawah ini, kemudian simpan dengan nama
grafik1.xls!

dengan ketentuan: tipe grafik adalah Line, sumbu x adalah Nomor Siswa dan sumbu y
adalah nilai IPS siswa, sehingga didapat tampilan sebagai berikut:

Data Prestasi Belajar IPS Siswa

pada PreTest dan Post Test I dan Post Test II

100

80
Nilai IPS Siswa

60 PreTest
Post Test I
40 Post Test II
20

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nomor Siswa

23
XXII. Sharing Files1
Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni
penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah
file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara
simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook.
Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah
file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas
tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.

Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing
Windows.Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa
fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud
adalah: merge cell, delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah
dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures,
objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat,
mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals,
membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.

Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file

Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini
dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset
didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses
penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang
sama terhadap file Excel tersebut.

Membuat Sharing Workbook

Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa
langkah berikut:
1. Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai
tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan
Folder > Sharing and Security
2. Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users
to Change My Files.
3. Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Review | Share Workbook
4. Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time,
kemudian klik OK.

1
http://guntingbatukertas.com/
24
5. Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di
share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah
user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.
6. Fasilitas Advanced pada Share Workbook. Jika kita lihat gambar di atas,
terdapat tab Advanced di sebelah tab Editing dengan detail sebagai berikut:

- Track changes :
Keep change history for 30 days. Dengan menandai pilihan ini, maka
segala perubahan yang terjadi selama 30 hari akan disimpan. Logikanya jika
ada beberapa data yang sebenarnya tidak ingin diubah, namun ternyata ada
user yang telah mengubahnya, maka data dapat di-restore/dikembalikan.
Don’t keep change history. Pilihan ini membuat Excel tidak mencatat
history setiap perubahan yang terjadi.
- Update change :
25
 When file is saved. Pilihlah ini jika Anda ingin setiap perubahan yang
dilakukan oleh masing-masing user dapat diupdate ke dalam file Excel saat
menyimpan file.
Automatically every 15 minutes. Pada pilihan ini masih terdapat dua opsi,
yaitu :
Save my changes and see others’ changes. untuk menyimpan Excel Anda
tiap 15 menit sekaligus memperlihatkan perubahan-perubahan yang dilakukan
oleh pengguna lainnya.
Just see other users’ changes. File Excel Anda tidak akan di Save setiap 15
menit sekali, tapi namun hanya menampilkan perubahan-perubahan yang
dilakukan oleh pengguna selain Anda.
- Conflicting changes between users :
Ask me which changes win. Pilih pilihan ini berfungsi untuk memunculkan
peringatan setiap ada perubahan yang terjadi pada cell/lokasi yang sama oleh
beberapa pengguna sekaligus. Excell akan melakukan konfimasi perubahan
oleh pengguna mana yang akan disimpan.
The changes being saved win menentukan perubahan paling akhir yang
akan disimpan. Update ini menimpa penyimpanan sebelumnya yang dilakukan
oleh pengguna manapun.
- Include in personal View:
Print settings. Pilihan ini membuat print setting tiap pengguna akan selalu
disimpan khusus untuk masing-masing dan tidak saling tumpang tindih. Print
setting ini akan berubah jika pengguna sendiri yang merubahnya. Dengan
kata lain, masing-masing user mempunyai setting print yang berbeda sesuai
yang diinginkan.
Filter settings. Filter-filter yang telah dibuat seorang pengguna buat tidak
akan berubah walaupun pengguna lainnya mengubahnya. Filter setting akan
berubah jika pengguna yang bersangkutan yang merubahnya sendiri.
Membuat Sharing Workbook dengan Menjaga History Agar Tidak Terhapus
Oleh Yang Tidak Berhak
Pada pilihan default, Windows memberikan hak pengguna yang pertama kali
membuka workbook menjadi pengguna exklusif, artinya ia dapat saja mengubah
settingan workbook, atau bahkan menutup sharing workbook. Saya sarankan Anda
ikuti langkah berikut agar sharing workbook tidak berubah serta history setiap
perubahan tidak terhapus oleh pengguna yang tidak memiliki hak:
1. Buka Review | Share Workbook.
2. Hilangkan tanda pada check box Allow changes by more than one user at the
same time, kemudian klik OK.

26
 3. Buka Review | Protection | Protect Shared Workbook.
4. Tandai check box Sharing with track changes.
5. Isi passwordnya, lalu klik OK.
6. Konfirmasi ulang passwordnya, lalu klik OK.

Mengijinkan dan Menggagalkan Perubahan Yang Terjadi

Untuk mengetahui apa saja yang berubah, Pilih Tools > Track Changes > Highlight
Changes.
Untuk mengijinkan dan Menggagalkan perubahan yang terjadi, Anda dapat memilih
Review | Track Changes

XXIII.Template
Template digunakan untuk menyimpan pengaturan dokumen yang telah dibuat,
sehingga ketika akan digunakan kembali tidak perlu melakukan melakukan
pengaturan yang sama. Microsoft Excel 2010 sudah menyediakan template-
template yang ada.Anda juga dapat membuat template sesuai dengan kebutuhan
anda sendiri.
1. Menggunakan Template Microsoft Windows Excel 2010
- Pilih File | New | Sample Templates
- Pilih template yang diinginkan kilk Create

27
 2. Membuat Template Sendiri
- Pilih File | New | Blank Documment
- Lakukan pengaturan yang dibutuhkan (page setup, paper size, paragraph,
style dll)
- Simpan File | Save | Tentukan letak directory penyimpanan | beri nama file |
pada save type pilih Excel Template | Save

XXIV. Pivot Table

Dengan menggunakan fasilitas Pivot Table, anda dapat memuat sebuah rekapitulasi
dari sebuah data excel yang ada. Rekapitulasi ini dapat mempermudah anda
menganalisa data yang ada karena disuguhkan dengan tampilan ringkasan yang
lebih mudah dibaca.
Dalam contoh yang akan kita buat ini, kita menggunakan sebuah data rental mobil
untuk menampilkan Biaya Sewa dari setiap penyiwa, cabang dan merek mobil.
28
1. Membuat Pivot Table
- Ketiklah Daftar Rental Mobil di atas
- Kemudian select nama field (Judul Kolom) dan semua data yang ada, atau
range B3:G13
- Pilih Insert | Pivot Table maka akan terbuka jendela seperti ini :

- Bagian dari Jendela Create Pivot Table :

 Chose the data that you want to analyze : merupakan bagian untuk
memilih data mana yang akan di analisa. Select a table or rangejika
data yang anda gunakan pada lembar kerja yang sedang aktif. Karena
anda sebelumnya telah memilih area yang akan di analisa maka pada
Table/Range sudah terisi. Use an external data source jika anda
menggunakan lembar kerja dari file lain.
29
  Chose where you want the PivotTable report to be placed, untuk
menentukan di mana menempatkan PivotTabel. New Worksheet untuk
meletakkan Pivot Table pada lembar kerja baru (sheet baru) yang terpisah
dari data asli. Existing Worksheetuntuk meletakkan Pivot Table pada
lembar yang ada.
- Dalam contoh ini settingan yang digunakan adalah settingan default seperti
gambar di atas. Klik OK maka akan terbuka Worksheet baru seprti di bawah
ini

- Field PENYEWA drag ke Row Labels

- Field MEREK drag ke Column Labels
- Field TOTAL drag ke Values
- Field Cabang drag ke Report Filter

30
- Maka hasil rancangan Pivot Table yang dibuat akan langsung terlihat pada
lembar kerja

31
2. Membuat Povot Chart
- Masih menggunakan data sebelumnya, select range yang akan dirancang
dalam hal ini menggunakan range B3:G13

- Pilih Insert | Pivot Table maka akan terbuka jendela seperti ini
:

- Kita gunakan settingan default yang ada (seperti membuat pivot table
sebelumnya) maka akan terbuka worksheet seperti ini :

- Field PENYEWA drag ke Row Labels

- Field MEREK drag ke Column Labels
- Field TOTAL drag ke Values
- Field Cabang drag ke Report Filter

32
 - Maka hasil rancangan Pivot Table dan Pivot Chart yang dibuat akan langsung
terlihat pada lembar kerja

XXV. Macro
Macro adalah suatu perintah utama yang terdiri dari beberapa perintah atau script
pada sebuah aplikasi (tidak hanya excel/office tapi juga aplikasi-aplikasi

33
lainnya) untuk membuat otomatisasi. Script tersebut, akan memerintahkan
aplikasi untuk melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang.
Selanjutnya, macro tak hanya menjalankan script, tapi juga dapat merekam
kegiatan keyboard dan mouse. Alhasil, pengguna aplikasi tersebut, cukup
melakukan pekerjaan satu kali saja, merekamnya dan aplikasi akan menuliskan
scriptnya. sehingga, Pengguna cukup menjalankan script tersebut untuk
melakukan pekerjaan yang sama.

Setting Excel untuk Macro

Cara Memunculkan tab Developer

Tab developer adalah tempat tool-tool yang berkaitan dengan macro dan VBA.
Secara default, tab ini tidak muncul, karena pada dasarnya, tidak semua pengguna
membutuhkannya. Untuk memunculkan tab developer, ikuti langkah berikut:
1. Pilih tab file  option

2. Pilih menu “costomize ribbon”  beri tanda centang pada “developer” dan klik
tombol “ok”

34
Menjalankan Macro pada Excel
Macro, sering dijadikan pintu oleh para hacker dan orang-orang tak bertanggung-
jawab untuk menyusupkan program jahat termasuk virus. Karena itulah, secara
default, macro dibuat disable. Pada office 2007 ke atas, bahkan dibedakan antara
extension Excel yang tidak memiliki macro, dengan yang dapat menjalankan
macro.
.xlsm --> extension Excel agar bisa menjalankan macro
.xlsx --> tidak bisa menjalankan macro
Tidak sekedar itu, meski file telah kita simpan menggunakan .xlsm sekalipun, kita
harus memilih opsi agar bisa menjalankan macro. Jika, saat membuka file .xlsm,
maka akan muncul pemberitahuan (security warning). Klik “Enable Content”

Setting Security Macro dan VBA

Untuk mengatur security macro adalah dengan langkah sebagai berikut :
1. Pilih tab developer  macro security

35
2. Beri tanda centang pada developer macro setting dan klik tombol ok

Cara Menggunakan Record Macro Excel

Untuk latihan katakanlah kita harus membuat laporan penjualan secara harian
menggunakan file excel dan setiap hari adalah satu file excel. Maka akan terjadi
pengulangan hal yang sana setiap hari yaitu memformat layout laporan tersebut.
Pengulangan tindakan tersebut bisa diakali dengan menggunakan macro. Untuk
contoh data laporan dibawah ini yang belum terformat masih ala kadarnya.

36
Seharusnya format laporan adalah sebagai berikut :

Contoh terdapat 5 file laporan yang harus diformat sama

Adapun langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Buka salah satu file LAPORAN untuk kita jadikan TEMPLATE.
2. Klik tab developer  code  record macro

37
Macro kita nantinya akan disimpan dengan nama “Macro1″. Kemudian klik OK..
Setelah kita mengklik OK, maka kita dalam status merekam. Jadi, semua aktifitas
kita di excel akan terekam. Jadi, jangan melakukan apa-apa selain langkah sesuai
tujuan kita.
3. Selanjutnya, lakukan format file excel sesuai pada gambar dibawah:

Format yang dilakukan pada gambar di atas adalah:

a. Menebalkan header dan membuat header alignment center.
b. Format pembelian menjadi Accounting Rupiah.
c. Diberi border.
4. Jika format sudah sesuai keinginan, maka stop macro recording dengan
mengklik tombol stop dan simpan dokumen menggunakan tombol simpan.

38
5. Selanjutnya, kita bisa jadikan macro yang sudah kita buat tadi untuk mengatur
format di file-file excel yang lainnya.
Caranya, file excel LAPORAN yang kita jadikan TEMPLATE tadi, jangan ditutup
dulu. Biarkan masih terbuka. Lalu kita buka file LAPORAN yang LAIN-nya yang
BELUM TERFORMAT. Dalam kondisi file LAPORAN yang belum terformat aktif, tab
developer  code  macros :

Pilih Macro1 (Macro yang tadi telah kita buat), dan klik RUN.
6. dan hasilnya akan mendapatkan tampilan seperti ini:

39
Membuat Kuitansi menggunakan excel macro
Umumnya kuitansi dibuat pada kertas kuitansi yang dipesan khusus dan dibuat
beberapa rangkap serta telah berisi format tertentu, tapi ini cukup menyita waktu
bila harus dilakukan dengan mesin ketik. Disini akan kita mencoa membuat kuitansi
di Microsoft Excel, dan memaksimalkan fasilitas fasilitasnya untuk memudahkan
kita dalam pembuatannya.
1. Pertama-tama buat sebuah Kuitansi dalam Microsoft Excel, sesuaikan dengan
keperluan. Disini kita perlu membuat 1 sheet sebagai form utama, dan 1 sheet
sebagai data dan 1 sheet lagi untuk validasi input
Contoh Format Kuitansi

2. Membuat Macro
Macro yang pertama kita perlu buat adalah untuk perubah nominal menjadi
hurup/terbilang.
Adapun code yang harus ditambahkan adalah sebagi berikut :

40
41
Code lengkapanya adalah sebagai berikut :
Function NilaiAngka(Nilai As String) As String
Dim NilaiAsal As String, NilaiD As Double
Dim Hasil As String, tmphasil As String, nHitung As String
Dim counterRibu As Integer, i As Long
Dim sebutan(9) As String
Dim ratusan As Long, puluhan As Long, satuan As Long

sebutan(1) = "Satu"
sebutan(2) = "Dua"
sebutan(3) = "Tiga"
sebutan(4) = "Empat"
sebutan(5) = "Lima"
sebutan(6) = "Enam"
sebutan(7) = "Tujuh"
sebutan(8) = "Delapan"
sebutan(9) = "Sembilan"
i = InStr(1, Nilai, "E+")
If i <> 0 Then
NilaiAngka = "Nilai Terlalu Besar"
Exit Function
End If
NilaiAsal = Nilai
counterRibu = 0
Hasil = ""
Do Until NilaiAsal = ""
tmphasil = ""
If Len(NilaiAsal) > 3 Then
nHitung = Right(NilaiAsal, 3)
NilaiAsal = Left(NilaiAsal, Len(NilaiAsal) - 3)
Else
nHitung = Right(String(2, "0") & NilaiAsal, 3)
NilaiAsal = ""
End If
ratusan = Val(Left(nHitung, 1))
puluhan = Val(Mid(nHitung, 2, 1))
satuan = Val(Right(nHitung, 1))
If ratusan <> 0 Then
If ratusan = 1 Then
tmphasil = "Seratus "
Else
tmphasil = sebutan(ratusan) & " Ratus "
End If
End If
If puluhan <> 0 Then
If puluhan = 1 Then
If satuan = 0 Then
tmphasil = tmphasil & "Sepuluh"
ElseIf satuan = 1 Then
tmphasil = tmphasil & "Sebelas"
Else
tmphasil = tmphasil & sebutan(satuan) & "belas"
End If
Else
tmphasil = tmphasil & sebutan(puluhan) & " Puluh"
42
 If satuan <> 0 Then tmphasil = tmphasil & " " & sebutan(satuan)
End If
Else
If satuan <> 0 Then
tmphasil = tmphasil & " " & sebutan(satuan)
End If
End If
If tmphasil <> "" Then
Select Case counterRibu
Case 0: Hasil = tmphasil
Case 1: Hasil = tmphasil & " Ribu " & Hasil
Case 2: Hasil = tmphasil & " Juta " & Hasil
Case 3: Hasil = tmphasil & " Milyar " & Hasil
Case 4: Hasil = tmphasil & " Trilyun " & Hasil
End Select
End If
counterRibu = counterRibu + 1
Loop
NilaiAngka = Trim$(Hasil) & " Rupiah"
End Function

3. Menggunakan fungsi macro

Setelah kode program sudah ditambahkan, adapun cara untuk menggunakan
adalah:

43
 Ms. Office Word 2010

I. Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang
yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat
kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi
dokumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word
2010.
Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya,
merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan computer anda saat mengoperasikan
program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di
bawah ini.

II. Word Customization

1. Page Setup
Untuk menata tata letak halaman dapat dilakukan setting halaman baik sebelum
mulai mengetikkan naskah maupun setelah naskah yang dimaksud sudah ada.
Setting halaman dapat dilakukan untuk mengatur Ukuran Kertas, Orientasi Kertas,
Margin Halaman, Ukuran Header dan Footer. BeberapaIstilah :
 Margins : Batas ukuranhalaman.
 Header : Kepalahalaman (teks yang diulangpadabagianatastiaphalaman).
 Footer : Kaki halaman (teks yang diulangpadabagianbawahtiaphalaman).
 Paper Size : UkuranKertas
Klik Page Layout | Padabagian Page Setup click padabagianpojokkananbawah agar
terbukajendela Page Setup :

44
Jendela Page Setup terdiriatasbeberapapilihanantaralain :
a. Margins : menentukan batas halaman
 Top : Batas atas (jarak antara ujung atas kertas dengan baris
pertama naskah yang tercetak).
 Bottom : Batas bawah (jarak antara ujung bawah kertas dengan
baris terakhir naskah yang tercetak).
 Left : Batas kiri (jarak antara tepi kiri kertas dengan huruf
pertama dari teks paling kiri yang tercetak).
 Right : Batas kanan (jarak antara tepi kanan kertas dengan huruf
terakhir dari teks paling kanan yang tercetak).
 Gutter : Batas halaman (jarak ujung kertas dengan teks halaman
tempat pengetikan).
 Gutter position : Pilihan batas halaman yang diinginkan (umumnya terdiri
dar iatas dan kiri).
b. Orientation Digunakan untuk seting layout kertas
 Portrait : Naskah dicetak dengan layout kertas tegak.
 Landscape : Naskah dicetak dengan layout kertas mendatar.
c. Pages Digunakan untuk membuat halaman dalam jumlah banyak terdiri dari :
 Normal : Ukuran halaman penuh sesuai ukuran margin

45
  Mirror Margin : Menentukan ukuran dua halaman yang saling berhadapan
sesuai dengan ukuran margin dalam dan luar (inside dan
outside) yang telah ditentukan.
 2 Pages Per sheet : Membagi halaman menjadi dua bagian yang sama
besar
 Book Fold : Membuat halaman buku (lihat perbedaannya pada
menu Preview).
d. Apply to Digunakan untuk memberlakukan format tersebut keseluruh dokumen
(Whole Document) atau hanya untuk halaman aktif saja (This point forward).
e. Paper : Menentukan ukuran kertas
 Paper Size : Ukuran kertas (Kuarto/Letter, Folio/Legal, A4, dan lainnya)
 Width : Ukuran lebar kertas sesuai dengan jenis ukuran kertas yang
dipilih pada Paper Size.
 Height : Ukuran tinggi kertas sesuai dengan jenis ukuran kertas yang
dipilih pada Paper Size

2. MembuatKolom
- Klik pada Page Layout | Columns | Pilih jumlah kolom yang diinginkan

- Jika kurang atau tidak sesuai dengan pilihan yang ada, anda dapat memilih
More Columns

46
3. Mengaktifkan dan Menjalankan Auto Correct
Auto Correct merupakan fasilitas Microsoft Word untuk memperbaiki kata-kata
yang salah, fasilitas ini juga digunakan untuk mempermudah penulisan yang sering
diulang-ulang.
- Mengaktifkan Auto Correct
PilihFile | Option | Customize Ribbon | All Commands | add Auto Correct Option

- Menggunakan Auto Correct

Click Auto Correct ketikkan pada kolom Replace untuk kata yang mungkin
salah dan pada kolom With untuk pengganti kata yang salah kemudian pilih
Add | OK

47
 - Maka ketika anda ketikkan “amikom" maka akan otomatis digantikan dengan
“STMIK AMIKOM “
III. Template
Template digunakan untuk menyimpan pengaturan dokumen yang telah dibuat,
sehingga ketika akan digunakan kembali tidak perlu melakukan melakukan
pengaturan yang sama. Microsoft Word 2010 sudah menyediakan template-
template yang ada. Anda juga dapat membuat template sesuai dengan kebutuhan
anda sendiri.
1. Menggunakan Template Microsoft Windows Word 2010
- Pilih File | New | Sample Templates
- Pilih template yang diinginkankilk Create

48
 2. Membuat Template Sendiri
- Pilih File | New | Blank Documment
- Lakukan pengaturan yang dibutuhkan (page setup, paper size, paragraph, style
dll)
- Simpan File | Save | Tentukan letak directory penyimpanan | berinama file |
pada save type pilih Word Template | Save

IV. Mail Merge

49
Mail Merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft Word yang digunakan untuk
menghubungkan file dokumen (docx) dengan file spreadsheet (xlsx) atau dengan
file database (mdb). Dengan Mail Merge data pada file spreadsheet dapat
dimasukkan kedalam dokumen tanpa harus menulis ulang dan tersusun otomatis
terurut. Ada dua sumber data untuk dihubungkan dengan dokumen Mail Merge.
Yang pertama menggunakan database (mdb), yang kedua dengan menggunakan
spreadsheet (xlsx). Berikut cara membuat Mail Merge dengan contoh untuk
membuat slip gaji

1. Membuat Mail Merge Dengan Menggunakan Database (mdb)

- Buka Microsoft Word 2010
- Pilih Mailings
- Pilih Type New List

- Makaakan terbuka jendela New Address List :

- Pada bagian ini terdapat kolom-kolom default yang disediakan oleh Microsoft
Word 2010. Anda bias mengubahnya dengan memilih tombol Customize
Columns dan akan terbuka jendela Customize Address List :

50
- Anda dapat menghapus, merubah nama dan menambah field kolom yang ada
sesuai dengan kebutuhan. Contoh kita menggunakan field : NIK, Nama,
Golongan, GajiPokok, Tunjangan, Total Gaji

- Setelah merubah field yang ada klik OK dan isikan data yang dibutuhkan
kemudian disimpan dalam bentuk mdb. Kemudian klik OK

51
- Ketikkan template slip gaji di padaalaman kerja Microsoft Word :

- Masukkan Merge Field yang sudah dibuat tadi dengan memilih menu Insert
Merge Field.

- Untuk menampilkan data yang sudah disimpan sebelumnya klik pada Preview
Results

52
2. Membuat Mail Merge DenganMenggunakanSpreadsheet (xlsx)
- Buka MS Excel 2010
- Ketikkan data sebagaiberikut :

- Simpan file spreadsheet tersebut

- Buka Microsoft Word 2010
- Pilih Mailings
- Pilih Use Existing List

53
- Ambil data file spreadsheet yang sudah dibuat tadi :

- Pilih table pada sheet yang digunakan

- Ketikkan template slip gaji di pada halaman kerja Microsoft Word :

54
 - Masukkan Merge Field yang sudah dibuat tadi dengan memilih menu Insert
Merge Field.

- Untuk menampilkan data yang sudah disimpan sebelumnya klik pada Preview
Results

V. MembuatDaftar Isi

55
Daftar isi merupakan hal yang sangat penting pada sebuah makalah atau laporan.
Pada Microsoft Word 2010 disediakan fasilitas untuk membuat daftarisi secara
otomatis. Dengan fasilitas ini, anda tidak perlu repot membuat atau meng-update
daftar isi pada makalah yang anda tulis. Bahkan dari daftar isi yang dibuat, anda
mendapatkan link langsung kehalaman yang anda tuju.
a. MembuatDaftar Isi
 Buka makalah yang telah anda buat sebelumnya
 Tentukan Level dari judul yang ada, tentukan mana Judul dan Sub Judul
dengan cara pilih References | klik pada judul | pilih Add Text | Level

 Setelah semua Judul dan Sub Judul telah ditentukan Levelnya buatlah
halaman baru untuk menempatkan daftar isi.
 Untuk menampilkan Daftar Isi, pilih reference | table of content | pilih salah
satu type daftarisi yang ada.

56
  Jika benar maka daftar isi akan terbuat dengan otomatis

 Jika anda perubahan data yang mengakibatkan perubahan halaman, anda

dapat menyesuaikan daftar isi anda dengan cara pilih References | Update
Table | Pilih Update Page Number Only jika hanya ada perubahan halaman
saja atau pilih Update Entre Table jika anda menambahkan level baru.

VI. Catatan Kaki

57
 Catatan kaki atau fotenote biasanya digunakan untuk menuliskan catatan atau
kutipan referensi yang digunakan. Hal ini digunakan untuk memberikan keterangan
tambahan pada kutipan yang dibuat.
a. Membuat Catatan Kaki
 Buka makalah yang telah anda buat sebelumnya
 Tentukan kalimat atau kutipan yang akan anda beri catatan kaki
 Pilih Refences | Insert Footnote | tuliskan catatan kaki yang ada

VII. Track
Microsoft Word menyediakan sebuah fungsi untuk melacak perubahan atau
pengeditan suatu naskah. Hal ini digunakan untuk mengetahui history perubahan-
perubahan yang telah dilakukan.
a. Contoh Melakukan Track
 Buka sebuah dokumen
 Aktifkan fungsi Track dengan memilih menu Review | Track Changes

58
 Coba lakukan perubahan-perubahan, contohnya melakukan repalce kalimat.

 Seketika setelah dilakukan perubahan/replace maka akan muncul tracking.

Anda bisa menampilkan tracking dengan Final : Show Markup untuk
menampilkan hasil perubahan dengan apa yang dirubah.

59
 Anda bisa menampilkan tracking dengan Final untuk menampilkan hanya
hasil perubahan saja

 Anda bisa menampilkan tracking dengan Original : Show Markup untuk

menampilkan data asli dan perubahan yang dilakukan

60
  Anda bisa menampilkan tracking dengan Original untuk menampilkan data
asli tanpa perubahan yang dilakukan

VIII. Merge Documents

Kadang kita harus menggabungkan beberapa dokumen untuk dijadikan satu
dokumen. Sebenarnya kita dapat menggunakan cara copy paste, namun di dalam
Microsoft Word juga disediakan fungsi Merge Documents, yaitu fungsi memasukkan
atau menggabungkan beberapa dokumen menjadi satu.
a. Cara melakukan Merge Documents
 Siapkan beberapa file dokumen yang akan anda gabungkan
 Buka dokumen kosong atau file dokumen yang sudah ada yang akan
digabungkan dengan dokumen yang sidah disediakan sebelumnya.

61
 Pilih Insert | Object | untuk memasukkan beberapa dokumen pilih Text from
file

 Pilih dokumen yang sudah disiapkan untuk digabungkan klik Insert

 Maka kedua dokumen tersebut menjadi satu, tinggal anda rapihkan saja.

62
63
IX. Macro
Macro adalah suatu perintah utama yang terdiri dari beberapa perintah atau script
pada sebuah aplikasi (tidak hanya word/office tapi juga aplikasi-aplikasi
lainnya) untuk membuat otomatisasi. Script tersebut, akan memerintahkan
aplikasi untuk melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang.
Selanjutnya, macro tak hanya menjalankan script, tapi juga dapat merekam
kegiatan keyboard dan mouse. Alhasil, pengguna aplikasi tersebut, cukup
melakukan pekerjaan satu kali saja, merekamnya dan aplikasi akan menuliskan
scriptnya. sehingga, Pengguna cukup menjalankan script tersebut untuk
melakukan pekerjaan yang sama.

Setting Word untuk Macro

Cara Memunculkan tab Developer

Tab developer adalah tempat tool-tool yang berkaitan dengan macro. Secara
default, tab ini tidak muncul, karena pada dasarnya, tidak semua pengguna
membutuhkannya.
Untuk memunculkan tab developer, ikuti langkah berikut:
1. Pilih tab file  option

2. Pilih menu “costomize ribbon”  beri tanda centang pada “developer” dan klik
tombol “ok”

64
Membuat Kata Ulang Menggunakan Macro
Dalam menulis laporan, skripsi, thesis dan lainnya, tidak jarang kita menjumpai
kata ulang. Misalnya : kata-kata, kapan-kapan, sekali-sekali dan sebagainya.
Microsoft Word, karena direkayasa dalam Bahasa Inggris, sehingga tidak mengenal
tata bahasa Indonesia. Bagaimana kita menyiasatinya agar ada fasilitas kata ulang
di dalamnya?
Dengan fasilitas macro kita bisa merekam segala yang kita lakukan di Ms. Word ini.
Kalo ga salah di Ms. Excel juga ada macronya, tapi beda penggunaanya. Di sini
saya akan mencontohkan menggunakan makro untuk membuat kata ulang dengan
tombol keyboard.
Mula-mula pada dokumen ketik “kupu”. Letakkan kursor tepat setelah huruf
terakhir. Pada menu pilih developer  record macro

65
kemudian bila muncul sub menu pilih > Developer > Code > Record Macro.
Maka akan muncul kotak Record Macro.

Tekan tombol yang akan kita gunakan untuk membuat kata ulang nanti,
misalnya ALT+U kemudian Klik Assign selanjutnya Klik Close.

Bila langkah kita benar akan terdapat toolbar macro pada layar. Maka kita mulai
merekam, pada kata “kupu” tadi tekanCTRL+SHIFT+tombol panah
kiri kemudian Tekan CTRL + C kemudian Tekan CTRL + tombol panah kanan.
Ketik “-“ (tanda penghubung). Tekan CTRL+V kemudian tekan "Spacebar".
Klik Stop recording pada toolbar macro. Atau pilih Developer > Code > Stop
Recording. Nah macro Kata_ulang sudah selesai direkam, sekarang cobalah
mengetik kata ondel kemudian tekan Alt + U, maka kata ondel akan menjadi kata
ulang.

Catatan penting :
selama proses merekam macro, kita harus mengikuti prosedur di atas dan tidak
boleh mengklik selain p

66
67
 Ms. Point Office Power 2010

I. Pendahuluan
Microsoft Power point merupakan salah satu bagian aplikasi MS Office yang dapat
digunakan untuk membantu merancang dan menyajikan presentasi. Presentasi
yang dbuat dapat berisi tampilan teks maupun grafis yang terbagi dalam slide-
slide. Setiap slide dapat berisi penjabaran topik yang divisualisasikan dalam bentuk
tulisan, gambar maupun table. Dengan adanya animasi dan multimedia yang
menyertainya maka penyajian presentasi akan lebih hidup, menarik dan efektif

II. Memulai MS Office PowerPoint 2010

Membuat “New Slide”
a. Pada tab Home – pilihNew Slide

68
b. Atau pada ruang preview slide yang terletak di sebelah kiri, bisa dengan klik
kanan slide lalu pilih new slide

Menghapus Slide
a. Klikkananpada Slide dalamruangPreview Slide lalupilihdelete slide.

Mengganti Layout Slide pada Microsoft Office PowerPoint 2010

Tutorial ini dipergunakan saat kita ingin mengganti sebuah layout dalam slide yang
nantinya akan mempermudah kitamelakukan pengeditan. Berikut langkah-
langkahnya:
a) Klik dahulu pada slide yang ingin diganti layoutnya.
b) Pada tab-Home pilih Layout
c) Pilih Layout yang kita inginkan.

69
d) Lalu klik seperti biasa.
e) Atau dapat juga melalui ruang preview slide, caranya klik kanan pada slide –
kemudian pilih Layout, kemudian ulangi langkah (c) dan (d).

70
Tutorial Reset Layout Slide pada Microsoft Office PowerPoint 2010
Bila kita ingin mengembalikan settingan layout slide yang sudah dirubah menjadi
settingan awal / default, kemudian tombol reset ini dapat dipergunakan.
Berikutcaranya :
a) Klikdahulupada slide yang ingin di-reset layoutnya.
b) Kliktombol reset padahome tab.

Insert Picture and Clip Art pada Slide Microsoft Office PowerPoint 2010
Cara ini sangat dibutuhkan dalam membuat slide power point, karena tanpa
gambar atau clip art, pasti power point akan terasa kosong. Berikut langkah-
langkahnya :
a. Klik dahulu insert tab

Klik Picture – dan pada kotak dialog insert picture, pilih gambar yang ingin
disisipkan kemudian pilih insert.
b. Klik Picture dan pada kota dialog insert picture, pilih gambar yang ingin
disisipkan kemudian pilih insert

71
Menyisipkan clip-art pada slide
a) Klik dahulu Insert tab.
b) Klik Clipart – dan akan muncu jendela clip art di sebelah kanan slide.
c) Padakotak dialog Results should be : centang hanya pada illustrations untuk
mempercepat pencarian, lalu klik tombol Go.

d) Pilih clip-art yang diinginkan kemudian klik tanda segitiga hitam kemudian pilih
insert.

72
Insert Design pada Slide Microsoft Office PowerPoint 2010
Menyisipi design background pada Slide, dalam tutorial iniakandijelaskan 2
carayaknidenganmenggunakan design yang telahdisediakanolehpowerpoint-
nyasendiridan yang keduaadalahdenganmenginput background sendiri. Yang
pertamayaitu tutorial denganmenggunakan design powerpoint. Berikuttutorialnya :
a) Klik dahulu Design tab. Kemudian pilih design background yang ingin
digunakan.
b) Jika sudah terpilih, tinggal mengklik design tersebut.

73
Yang kedua adalah dengan menginput sendiri background yang akan digunakan
dalam slide. Caranya adalah :
a) Klik kanan pada slide dalam ruang preview slide, kemudian pilih format
background.

b) Centang pada pilihan Picture or texture fill kemudian klik File… di bawah tulisan
insert from :

c) Sama seperti insert picture, kemudian pilih gambarnya lalu klik tombol insert.
Kemudian pilih close.

74
Insert Slide Transition pada Microsoft Office PowerPoint 2010
Kali ini akan dijelaskan mengenai insert slide transition. Kalau biasanya tanpa
transition slide kita akan plan alias datar. Nah bisa dipercantik lagi dengan slide
transition ini. Berikut Tutorialnya :
a) Klik dahulu Transition tab.
b) Tinggal pilih efek transisi yang ingin digunakan, jika sudah memilih tinggal di
klik saja efek transisinya.
c) Kemudian jika ingin mengatur waktu transisi dapat diatur dalam kotak dialog
durasi pada transition tab juga.

Insert Object Animation pada Microsoft Office PowerPoint 2010

Cara menyisipkan animasi pada objek di Powerpoint 2010 ini dapat dilihat pada
tutorial di bawah ini :
a) Klik dahulu Animation tab.
b) Sebelum menyisipkan animasi, pertama kali kita harus mengklik objek-nya
kemudian pilih salah satu animasi pada Animation tab.
a. Entrance : adalah animasi untuk masuk kedalam slide.
b. Emphasis : adalah animasi saat slide berlangsung (langsung tampil).
c. Exit : adalah animasi untuk keluar dari slide.
d. Motion paths : adalah animasi untuk pindah tempat dalam slide.

Setelahlihatpenjelasan di atas, makakitadapatmenambahkanbeberapafungsiseperti

a. After Previous : Animasi akan dijalankan setelah animasi sebelumnya selesai.
b. With Previous : Animasi akan dijalankan bersamaan dengan animasi
sebelumnya.
c. On Click : Animasi akan dijalankan setelah anda mengklik kiri mouse.
75
Membuat Hands out
Aktifkan normal view pada pilihan slide. Untuk normal View, pada tab Presentation
View group, klik normal.

Memasukkan Multimedia kedalam PowerPoint 2010

Pada PowerPoint 2010 kita dapat memasukkan beberapa format file seperti suara,
video, gambar dan lainnya.
Berikutadalah format file multimedia yang bisakitamasukkan :
a. Format Audio :

76
b. Format Video

Untuk menyisipkan audio atau video kedalam slide, maka aktifkan tab insert lalu
kita bisa memilih video ataukah audio

Menyimpan format File Presentasi PowerPoint 2010

Setelah kita selesai membuat materi presentasi. Defaultnya begitu kita simpan file
presentasi tersimpan dalam format file .ppt atau pptx. Namun di PowerPoint 2010
kita bisa merubah format file penyimpanan menjadi .pdf ataupun video
Untuk merubah format file penyimpanan menjadi selain .ppt ataupun .pptx maka
kita bisa memilih menu Save & Send lalu pada Filetype pilih Create a Video

77
78