Membuat, Menyimpan, Menutup dan Membuka Dokumen di

Microsoft Word
OLEH:
1. Drs. H. Abd. Asis
2. Firda Ariyanti, S.Pd., M.Pd
3. Rahmiati Lasantu, S.Pd
4. Kartina, S.Pd
A. Membuat Dokumen Baru
Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:
1. Klik menu Office Button > New sehingga muncul jendela Task Pane yang menampilkan bagian
New Document.
2. Setelah itu, pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu
dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)
dan klik create
3. Di dalam Menu Insert  juga terdapat tombol  Blank page

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti
mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan menggunakan perintah
Menu Page LayOut > Page Setup sehingga muncul kotak dialog Page Setup (lihat gambar dibawah).
Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.

keterangan :

1
Margins : untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen,
dan ada juga orientasi kertas. Gambar 6 menunjukkan margin halaman.

Paper Size :  untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada
menu drop-down. Jika menginginkan unkuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada
kotak Width dan Height.

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah inchi. Untuk mengubahnya
ke centimeter, klik menu Tools > Options sehingga muncul kotak dialog Options (Gambar dibawah).

Pilih tab General. Pada bagian Measurements Units, gantilah satuan ke Centimeters.

B. Menyimpan Dokumen
Nah Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan,
yaitu Document 1, Document 2, Document 3,  dan seterusnya. Cara untuk menyimpan
dokumen adalah sebagai berikut:
1. Klik menu File -> Save atau File -> Save As
2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:
a. Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.
b. File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
c. Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.
d. Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.
e. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik menu Office Button -> Save. Apabila
dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office button -> Save
As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan
dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka
akan muncul pilihan pilihan seperti ini:
 Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokumen baru.
 Save change with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.
 Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah
ada.

C. Menutup Dokumen
Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk
menutup dokumen, yaitu:
 Klik menu Office button -> Close.
 Klik tombol Close Window yang terdapat di dalam Title Bar.

D. Membuka Dokumen
Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:
 Klik menu Office Button -> Open.
 Klik tombol Open yang terdapat di dalam Tool Bar.
 kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.

Agar file-file dokumen tertata rapi, hendaknya file disimpan di dalam folder sesuai kategori, ini juga
dapat membantu saat hendak membuka file yang telah tersimpan. Untuk membuat folder, lihat kotak
dialog gambar 10, bedanya hanya klik kanan pada mouse lalu pilih New -> Folder.

Cara menutup dokumen, yaitu:

2
 Klik Office Button>Close.
 Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar.

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:
 Klik Office Button>Open.
 Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar.
 Sehingga muncul kotak dialog Open, kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka

1. Page Setup (Pengaturan Halaman) Pada Microsoft Word

Pengaturan Halaman atau yang sering dikenal dengan Page Setup adalah tahapan yang sangat
penting dalam pengerjaan sebuah dokumen Word. Pengaturan tersebut tentunya bertujuan agar dapat
menghasilkan bentuk halaman yang rapih, sistematis, mudah diatur/diedit dan ketika diprint/cetak
dapat menghasilkan dokumen cetak yang sesuai dengan harapan.

Pada saat ini apabila kita berbicara tentang bisa atau tidaknya seseorang bekerja dengan komputer
khususnya bekerja yang berhubungan dengan aplikasi dokumen office, maka hampir dapat dipastikan
bahwa persentasenya sangatlah tinggi. Akan tetapi apabila kita berbicara tentang seberapa dalam
kemampuannya menggunakan aplikasi office tersebut, maka jawabannya sangatlah sedikit orang yang
mampu menguasai aplikasi office dengan baik bahkan untuk sebuah aplikasi Microsoft Word yang
sudah sangat populer sekalipun.   

Pembahasan tentang Page Setup kali ini, mudah-mudahan dapat membantu warga TerampilOffice
untuk dapat meningkatkan kemampuan diri dalam menggunakan aplikasi pengolah kata Microsoft
Word. 

Kotak Dialog Page Setup 

Langkah untuk membuka kotak dialog Page setup dapat dilakukan dengan memilih salah satu dari
cara-cara berikut: 
 Klik panah kecil (Dialog Box) di pojok kanan bawah pada Group Page Setup yang ada pada
Ribbon tab Page Layout

3
 Gunakan perpaduan tombol keyboard dengan menekan tombol Alt, kemudian tombol P, kemudian
tombol S dan P (Alt -> P -> SP)

Berikut tampilan jendela (dialog box) Page Setup.

Setelah dialog box Page Setup terbuka, maka di dalamnya terdapat 3 tab (Margin, Paper dan Layout).

1) Tab Margin 

4
Tab Margin terdiri dari: 

Group Margin

Pada group Margin ini silahkan pilih Top untuk mengatur batas atas teks dengan tepi kertas, Bottom
untuk mengatur batas bawah, Left untuk mengatur batas tepi kiri, dan Right untuk mengatur batas tepi
kanan. Adapun pilihan Gutter dan Gutter Position sangat jarang digunakan. Pengaturan batas kertas
dapat dilakukan dengan memanfaatkan tombol tombol updown atau dapat juga dengan mengetik
langsung berapa batas kertas yang diinginkan pada area yang tersedia.

Group Orientation

Pada group ini kita dapat mengatur posisi halaman dokumen, apakah potrait (berdiri) ataukah
landscape (roboh).

Group Pages

Dalam group Pages tersedia pilihan Multiple pages silahkan atur sesuai kebutuhan. Apakah pilih
Normal (halaman biasa), Mirror margin (halaman seperti cermin), 2  pages per sheet (dua halaman
dalam satu lembar) ataukah memilih Book fold (halaman untuk buku yang dilipat). 

2) Tab Paper

5
Dalam tab ini terdapat group Paper size, group Paper source, dan tombol Print Options.

Group Paper size

Dalam group ini kita dapat mengatur jenis atau ukuran kertas yang akan digunakan. Hampir sama
dengan group Margin pengaturan kertas dapat dilakukan dengan memanfaatkan tombol popup
ataupun tombol updown dan bisa juga dengan mengetik langsung berapa ukuran kertas yang
diinginkan.

Group Paper source

Secara umum group ini sangat jarang dimodifikasi/diutak utik.  

Tombol Print Options

6
Tombol ini digunakan untuk mengakses pilihan model pencetakan dokumen (secara umum jarang
digunakan).

7
3) Tab Layout

Tab ini bersisi group Section, group Headers and footers, group Page, tombol Line Number dan tombol
Borders.

Group Section

Dalam group Section terdapat pilihan Section start lengkap dengan tombol Popupnya, yang berfungsi
untuk memilih pemberlakuan pengaturan layout dokumen yang dikerjakan. 

Group Header and footers

Dalam group ini silahkan ceklis kotak Different odd and even jika ingin membuat header dan footer
dengan pengaturan yang berbeda antara halaman genap dan halaman ganjil, ceklis juga kotak
Different firs page jika ingin membuat header dan footer dengan pengaturan yang berbeda pada
halaman pertama. Pada pilihan From edge isilah jarak Header dan Footer dari tepi kertas/halaman
kerja. 

Group Page

8
Tentukan Vertical alignment (perataan vertikal). Pilih salah satu: Top (perataan atas), Center (perataan
dari tengah), Justified (perataan atas bawah), Bottom (perataan bawah)

Tombol Line Number

Tombol ini berfungsi untuk menambahkan nomor baris pada setiap baris yang dibuat. 

Tombol Border

Tombol Border berfungsi untuk memunculkan kotak dialog Border and Shading. 

Selain group-group dan tombol-tombol yang telah dibahas di atas, masih terdapat beberapa group dan
tombol yang selalu muncul pada setiap Tab (tab Margin, tab Paper maupun tap Layout). Group dan
tombol tersebut adalah sebagai berikut: 

9
 Group Preview

Group ini berfungsi menampilkan hasil pengaturan halaman.

Pilihan Apply to:

Apply to ini dilengkapi dengan dengan tombol popup yang berisi: 

 This section, berfungsi untuk memberlakukan/menerapkan pengaturan yang telah dibuat

hanya pada bagian yang halamannya tampak.
 This point forward, berfungsi untuk memberlakukan/menerapkan pengaturan yang telah dibuat
pada bagian yang halamannya tampak dan bagian seterusnya.  
 Whole document, berfungsi untuk memberlakukan/menerapkan pengaturan yang telah dibuat
pada seluruh bagian dokumen yang ada. 

Tombol Set As Default

Tombol ini berfungsi untuk membuat pengaturan yang telah dilakukan menjadi pengaturan
default/baku, sehingga apa bila kita membuat dokumen baru yang pengaturannya sama maka
pengaturan saat ini langsung berlaku tanpa harus mengaturnya dari awal. 

10
 Hal terpenting yang harus dilakukan ketika telah selesai melakukan pengaturan halaman (Page
Setup) adalah menekan/mengklik tombol OK

Dengan mengklik tombol OK berarti kita telah mengiyakan semua pengaturan yang telah kita lakukan,
selain tombol OK kita juga dapat menekan tombol Enter di keyboard.

Bika kita ingin membatalkan pengaturan yang telah dilakukan maka kita dapat mengklik
tombol Cancel atau mengklik tanda X berwarna merah yang ada di pojok kanan atas kotak dialog Page
Setup atau dengan menekan tombol Esc di keyboard.

Pengaturan Kertas F4 (Folio)

Pada tab Paper tepatnya group Paper size berfungsi untuk mengatur jenis atau ukuran kertas yang
akan digunakan, ada satu ukuran kertas yaitu F4 (folio) yang sering digunakan tetapi tidak ada dalam
pilihan di menu popup. Untuk menyiasati hal tersebut maka langkah paling mudah adalah dengan
memilih jenis kertas Letter (Quarto), dengan pertimbangan ukuran letter mempunyai lebar yang sama
dengan Folio. Setelah itu ubah ukuran Height (panjang) menjadi 33 cm kemudian klik OK, maka kertas
yang akan kita gunakan adalah F4 (folio) dengan ukuran 21,59 cm x 33 cm. 

2. Menulis dan memformat text serta paragraph

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang
berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada
keyboard akan membuat paragraf baru.
Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan
jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dll.
Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan.
Klik menu Format -> Font untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti
berikut:

keterangan :
 Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.
 Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan Bold
Italic (tebal dan miring).
 Size: menentukan ukuran huruf.
 Font Color: menentukan warna huruf.
 Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.
 Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

11
Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu
rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan rata kiri kanan.

Contoh penggunaan perataan paragraf:

 Rata kiri
 Rata tengah
 Rata kanan
 Rata kiri kanan (justified)

Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antar baris di dalam paragraf. Pengaturan ini dapat
dilakukan dengan tombol Line Spacing.

Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Cara paling mudah dalam
menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer
sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada
lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left, Center, Right, Decimal dan Bar.

3. MENGEDIT TEKS DAN KARAKTER PADA MS.WORD

1. Pilih ukuran font

2. Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris sudah disediakan pada tab ribbon sehingga secara mudah
bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1) Sorot teks yang akan diatur
2) Pilih spasi yang diinginkan.

12
3. Mengatur indentasi
Ketika membuat bullet dan numbering, biasanya berakibat pada paragraph yang menjorok terlalu ke
tengah. Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Pengaturan
tersebut dilakukan dengan cara:
a. Sorot paragraph yang akan diatur
b. Klik decrease atau increase pada ikon indent.
4. Blok atau sorot teks yang akan diubah formatnya
5. Untuk mengatur format font lakukan melalui tombol toolbar yang ada di
grup Font, seperti membuat huruf tebal, huruf miring, superscript, subscript, dan yang lainnya
6. Untuk mengatur format alinea atau paragraf teks dapat dilakukan pada
grup Paragraph. Anda bisa membuat rata kiri, rata kanan, rata tengah, jarak spasi antar baris teks,
border, bullet dan numbering, dan masih banyak lagi.

7. Misalkan anda ingin mengetik skripsi menggunakan jenis font times new

roman atau mengetik surat resmi dengan font arial, maka anda dapat menggantinya langsung pada
kotak tampilan nama font

8. Bila ingin mengatur format huruf / font lebih lanjut maka tekan saja
tombol CTRL+D. Sebuah dialog Font akan muncul dan anda dapat mengaturnya lebih lanjut pada
dialog tersebut, seperti membuat garis bawah ganda (double), menambahkan efek emboss,
shadow, warna garis bawah, dan lain sebagainya

13
9. Misalkan kita ingin membuat jarak spasi ketikan menjadi 2 baris, maka kita
bisa mengaturnya langsung dengan cara klik pada tombol Line Spacing lalu pilih spasi yang akan
kita gunakan.

10. Untuk mengatur format paragraf atau alinea teks lebih lanjut dapat dilakukan melalui dialog
Paragraph dengan cara menekan tombol ALT+H, PG. Pada dialog tersebut anda dapat mengatur
banyak hal seperti jarak antar spasi, hanging, spasi paragraf, dan lain sebagainya.

14
TUGAS:
1. Bagaimana cara membuka dokumen?
2. Bagaimana Cara menyimpan Dokumen?
3. Sebut dan jelaskan group yang ada pada Page Setup?
4. Jelaskan apa yang kalian ketahui tentang:
a. Margin
b. Orientation
c. Size
d. Columns
e. Indentasi
5. Sebutkan Fungsi dari beberapa short cut CTRL yang kalian ketahui!

SELAMAT BEKERJA

15