BAGIAN – BAGIAN MAILINGS

Microsoft Word 2007 merupakan software pengolah kata yang cukup terkenal dan sering
digunakan untuk membuat makalah, buku, surat, dan lainnya yang berhubungan dengan
penulisan, pada Microsoft Word 2007 terdapat banyak tool atau alat yang dapat anda
gunakan untuk mengedit document dan penggunaannya juga cukup mudah, Microsoft
Word 2007 tidak hanya digunakan untuk membuat buku atau makalah saja tetapi dapat
membuat document lain seperti surat atau milings yang dapat digunakan untuk keperluan
kantor, surat adalah sebuah alat yang digunakan untuk berkomunikasi antara pengirim
dengan penerima dan juga sebaliknya, surat dapat digunakan untuk berbagai hal seperti
untuk menanyakan kabar, membuat janji atau izin, dan lainnya yang bisa digunakan untuk
pernyataan dari si pengirim surat, meskipun saat ini adalah jaman teknologi dimana
sudah banyak alat komunikasi seperti telepon tetap saja surat dibutuhkan untuk keperluan
baik disekolah, kantor, dan lainnya
Surat semakin lama semakin berkembang tidak hanya surat yang ditulis diatas kertas lalu
mengrimkannya lewat kantor pos ada juga surat yang bersifat digital yang saat ini sudah
umum digunakan dimasyarakat seperti surat elektronik atau surat digital yang lebih
dikenal dengan nama Email, saat ini anda tidak perlu lagi menulis secara langsung di atas
kertas untuk membuat surat anda juga dapat menggunakan Microsoft Word 2007 untuk
membuat surat dan dapat langsung mencetaknya tentu hal ini membuat mudah dalam
pembuatan surat, tidak hanya makalah atau buku saja yang dapat anda buat dengan
software pengolah kata Microsoft Word 2007 tetapi anda juga dapat membuat surat
sesuai dengan kebutuhan kita.

I. Bagian-Bagian (Tools Tab Ms Word | Fungsi Toolbar ) Mailings Microsoft Word

2007

Pada Tab Mailings terdapat tool atau alat yang dikelompokkan atau di group sesuai
dengan fungsinya, group yang ada pada Tab Mailings seperti group Create, group Start
Mail Merge, group Write & Insert Fields, group Preview Result, group Finish, berikut
penjelasan group dan fungsi dari toolnya

A. Group Create
Group ini berisi tool atau alat yang berguna untuk membuat kop dan label untuk surat
yang biasanya digunakan pada surat resmi atau surat dinas kop dan label berfungsi untuk
menandakan asal pembuat surat, anda dapat membuat dan mencetak kop surat sesuai
dengan keinginan anda dengan tool atau alat yang sudah ada pada group Create ada 2
tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk membuat kop dan label

1
berikut penjelasan fungsi tool atau alat yang ada pada group Create :
1. Envelope
Envelope berfungsi untuk membuat atau mencetak kop pada surat, kop adalah
sebuah tanda pada amplop yang berguna untuk menandakan asal surat itu dibuat
yang biasanya terdapat logo, alamat, atau nomor telepon dari instansi atau
perusahaan yang mengirimkan surat
2. Label

Label berguna untuk membuat atau mencetak label untuk surat yang berguna
untuk menunjukkan kepada siapa surat itu dikirim, Label biasanya terdapat pada
amplop surat ini membantu agar surat tidak salah tujuan dan tanpa harus
membuka isi amplop

B. Group Start Mail Merge

Group ini berisi dengan tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk membuat daftar
penerima surat untuk berbagai surat yang anda buat, jadi anda dapat mengirimkan surat
secara otomatis dengan berbagai penerima secara otomatis tanpa harus mengganti satu
persatu surat yang akan dikirim, anda dapat juga membuat document berupa surat yang
nantinya akan dibagikan keberbagai penerima, pada group Start Mail Merge terdapat 3
tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk membantu dalam pengiriman surat

berikut penjelasan fungsi tool atau alat yang ada pada group Start Mail Merge :

1. Start Mail Merge

Start Mail Merge berfungsi untuk memulai pembuatan document berupa surat
yang akan diberikan kebeberapa penerima, ketika anda membuat surat dan ingin
membagikan hasil salinan dari surat anda ke berbagai penerima anda dapat
menggunakan tool atau alat ini, anda juga dapat mengirimkan email dan disalin ke
beberapa penerima dari satu surat yang anda buat

2. Select Recipients
Select Recipients berfungsi untuk membuat daftar penerima yang nantinya surat
yang dibuat akan dicantumkan nama penerima secara otomatis tanpa perlu menulis
secara manual anda dapat membuat penerima surat langsung di Microsoft Word
2007 atau menggunakan Microsoft Excel, anda dapat menambahkan nama, alamat,
nomor telepon ke dalam daftar penerima

3. Edit Recipients List

Edit Recipients List berfungsi untuk mengubah daftar penerima surat yang sudah
anda buat, setelah anda membuat daftar penerima surat dan ingin menambahkan
atau mengurangi jumlah daftar penerima anda dapat menggunakan tool atau alat
ini untuk mengaturnya, anda juga dapat mengurutkan atau menyaring daftar
penerima sesuai dengan kebutuhan anda

2
C. Write & Insert Fields

Group ini berfungsi untuk memembantu anda dalam mengedit surat yang anda buat
seperti menandai perubahan yang ada pada document, menambahkan alamat ke dalam
document, memberikan kalimat sapaan, menambahkan baris data dari daftar penerima,
dan masih banyak fungsi lain yang ada pada group Write & Insert Field yang dapat anda
gunakan untuk mengedit document, pada group Write & Insert Fields terdapat 7 buah
tool atau alat yang dapat anda gunakan

berikut penjelasan dari tool atau alat yang ada pada group Write & Insert Fields :
1. Highlight Merge Fields
Highlight Merge Fields berfungsi untuk menandai bari yang anda tambahkan
kedalam document, tool atau alat ini membantu anda untuk menemukan
perubahan yang ada pada document surat anda sehingga anda tidak perlu lagi
mencari cari perubahan yang terjadi pada document anda

2. Address Block
Address Block berguna untuk menambahkan alamat kedalam document surat
yang berfungsi agar surat yang anda buat dapat sampai ke penerimanya, alamat
yang ditambahkan dapat berasal dari daftar penerima yang sudah anda buat
sehingga anda tidak perlu menulis ulang alamatnya secara manual

3. Greeting Line
Greeting Line berfungsi untuk menambahkan garis sapaan dalam surat yang
berguna sebagai awal pembukaan surat, seperti "dear" atau "kepada yang
terhormat" lalu nama penerima

4. Insert Merge Line

Insert Merge Line berfungsi untuk menambahkan data ke baris pada document
yang berasal dari daftar penerima seperti nama, alamat, nomor, dan lainnya yang
ada pada daftar penerima, ketika anda selesai membuat document surat semua
baris yang datanya diubah dengan data yang ada pada daftar penerima maka akan
diganti secara otomatis
5. Rules
Rules atau aturan tool atau alat ini berfungsi untuk menyaring data penerima yang
ada pada daftar penerima dengan menggunakan kode atau script, anda mungkin
akan menggunakan fungsi seperti If, Then, Else yang digunakan untuk menyaring,
anda dapat menyaring daftar penerima seperti surat akan dikirim ke penerima yang
bertempat tinggal di bogor saja

6. Match Fields
Match Fields berfungsi untuk memberitahukan perbedaan antara baris dari daftar
penerima surat, biasanya dalam data penerima surat terdapat home dengan
number home tentu dua baris itu berbeda, untuk membedakan baris tersebut anda
perlu menandainya dengan Match Fields

3
7. Update Labels
Update Labels berfungsi untuk mengganti label yang sudah anda buat untuk
amplop surat anda, ketika anda sudah membuiat sebuah label anda dapat
menggantinya dengan label yang baru sesuai dengan keinginan

D. Preview Result

Group ini berisi tool atau alat yang berfungsi untuk memeriksa kembali daftar penerima
surat yang akan dikirim, ketika anda sudah selesai membuat surat dan sudah membuat
daftar penerima surat tentu anda harus memeriksa kembali apakah semua surat sudah
memiliki penerima surat yang benar untuk itu anda harus kembali memeriksa document
surat anda, group Preview Result berisi 4 buah tool atau alat yang dapat anda gunakan
untuk memeriksa kembali surat anda

berikut penjelasan tool atau alat yang ada pada group Preview Result
1. Preview Result
Preview Result berfungsi untuk mengganti baris penerima yang ada di document
dengan data yang ada pada daftar penerima dan anda dapat melihat seperti apa
hasilnya, tool atau alat ini bisa berguna untuk membandingkan dari apa yang ada
pada document dengan daftar penerima

2. First, Previous, Go To, Next, Last Record

Tool atau alat ini berfungsi untuk melihat penerima surat dari daftar penerima ada
beberapa bagian sperti :
2a. First Record Untuk melihat penerima pertama
2b. Previous Record Untuk melihat sebelum record yang ada
2c. Go To Record Untuk menuju record yang diinginkan
2d. Next Record Untuk melihat sesudah record yang ada
2e. Last Record Untuk melihat penerima terakhir

3. Find Recipient
Find Recipient berfungsi untuk menemukan penerima dari daftar penerima lalu
menunjukkannya
4. Auto Check For Errors
Auto Check For Errors berfungsi untuk membantu anda untuk memeriksa apakah
ada yang error dari Mail Merge, Microsoft Word 2007 dapat membantu anda
untuk memeriksa secara otomatis dan membantu anda untuk menyelesaikan
masalah pada mail merge anda dan memberikan pilihan anda untuk memperbaiki
error

E. Finish

Group ini memiliki tool atau alat yang berfungsi untuk melakukan tahap akhir dari mail
merge, anda dapat membagi document menjadi beberapa lembar salinan, dan

4
mengirimkan semua surat secara sekaligus ke email atau dicetak, pada group
Finish teradapat 1 buah tool atau alat

berikut penjelasan tool atau alat yang ada pada group Finish :

1. Finish & Merge

Finish & Merge berfungsi untuk menyelesaikan tahap akhir dalam pembuatan dan
pengiriman surat document seperti membagikan salinan document surat lalu
mengirimkannya secara langsung sekaligus

II. CONTOH PRAKTEK MEMBUAT MAILINGS :

Cara membuat Mail Merge di Microsoft Office Word

1. Kita buat dulu naskah utama dokumen yang ingin dibuat. Misalnya untuk kepala surat
seperti di bawah ini {beri jarak untuk menaruh nama dan alamat).

2. Kemudian kita jalankan mail merge wizard, caranya klik menu Maillings kemudian
klik Start Mail Merge (pada grub start mail merge) lalu pilih Step by Step Mail Merge
Wizard.

3. Akan muncul wizard di sebelah kanan. Pada step pertama kita pilih dulu document
type Letters kemudian klik tombol Next di bagian bawah wizard.

5
4. Pada step kedua pilih User the current document. Kemudian klik Next.

5. Pada step ketiga ini kita pilih Type a new list. Kemudian klik Create.

6. Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data nama dan alamat untuk
surat nantinya. Secara default nama kolom sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian
kita buat kolom baru saja. Caranya klik Costumize Columns.

7. Kemudian hapus semua field names yang ada.

6
8. Setelah terhapus buat lagi yang baru dengan nama yang bisa kamu sesuaikan. Klik OK,
kemudian klik OK lagi.

9. Jadi sudah terbentuk kolom yang baru dimana hanya terdiri dua kolom saja. Isikan data
sesuai dengan yang akan dimasukan ke surat nanti, seperti nama dan alamat. Jika sudah
klik OK.

10. Setelah klik OK, kamu akan diminta untuk menyimpan file tersebut dengan nama yang
bisa kamu sesuaikan.

7
11. Setelah menyimpan, kamu bisa menyeleksi data mana yang akan digunakan. Setelah
itu, klik OK.

12. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

13. Letakkan kursordi bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings, grup Write &
Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama.
14. Lakukan hal seperti di atas untuk menaruh data alamant. Nanti hasilnya akan seperti
gambar di bawah ini.

15. Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu.
16. Jika ingin melihat hasil lainnya, tinggal ganti saja index nomornya menjadi nomor data
pada tabel data tadi. Misal untuk melihat hasil data nomor dua, ganti saja index nomornya
menjadi 2.

17. Setelah semuanya dirasa sudah benar, kita bisa menyimpannya sebagai dokumen baru
ataupun mencetaknya langsung.

8
Untuk tahap akhir ini, kita klik tombol Finish & Merge, lalu pilih:
 Edit Individual Documents… untuk menyimpan hasil dari mail merge yang dibuat
tadi ke dalam dokumen baru. Sangat disarankan untuk memilih opsi ini agar dokumen
tersimpan dan tidak hilang. Pada dokumen baru ini, semua surat akan ditampilkan per
halaman.
 Print Documents… untuk mencetak langsung dokumen surat langsung.

III. REFERENSI :

 http://dokterdotcom.blogspot.co.id/2008/01/membuat-mail-merge-di-ms-word-
2007.html
 http://www.pintarkomputer.com/cara-membuat-mail-merge-di-ms-office-word-2007-
2010-2013/
 https://www.slideshare.net/KangTuplis/cara-membuat-mail-merge-di-word-2007