Sabtu,7 Agustus 2021

Nama : Desi Yuli Astuti

Nim : 1912401010

Tugas Mata Kuliah : Komputer

drg. Aryudhi Armis, M.D.Sc

TUGAS PRAKTIK 3

Tools Tab Ms Word / Fungsi Toolbar Mailings Microsoft Word 2007

Pada Tab Mailings terdapat tool atau alat yang dikelompokan atau di group sesuai dengan
fungsinya, group yang ada pada Tab Mailings seperti group Create, group Start Mail
Marge, group Write & Insert Fields, group Preview Result, group Finish,berikut
penjelasan gruop dan fungsi dari toolnya.

A. Group Create
Group ini berisi tool atau alat yang berguna untuk membuat kop dan label untuk surat
yang biasanya digunakan pada surat resmi atau surat dinas kop dan label berfungsi
untuk menandakan asal pembuat surat, anda dapat membuat dan mencetak kop surat
sesuai dengan keinginan anda dengan tool atau alat yang sudah ada pada Group
Create ada 2 tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk membuat kop dan label.

Berikut penjelasan fungsi tool atau alat yang ada pada Group Create :
1. Envelopes
 ~2~

Envelopes berfungsi untuk membuat atau mencetak kop pada surat, kop adalah
sebuah tanda pada amplop yang berguna untuk menandakan asal surat itu dibuat
yang biasanya terdapat logo, alamat atau nomor telepon dari instansi atau
perusahaan yang mengirimkan surat.
2. Label
Label berguna untuk membuat atau mencetak label untuk surat yang berguna
untuk menunjukkan kepada siapa surat itu dikirim, label biasanya terdapat pada
amplop surat ini membantu agar surat tidak salah tujuan dan tanpa harus
membuka isi amplop.

B. Group Start Mail Merge

Group ini berfungsi dengan tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk membuat
daftar penerima surat untuk berbagai surat yang anda buat, jadi anda dapat
mengirimkan surat secara otomatis dengan berbagai penerima secara otomatis tanpa
harus mengganti satu persatu surat yang akan dikirim, anda dapat juga membuat
document berupa surat yang nantinya akan dibagikan keberbagai penerima, pada
Group Start Mail Merge terdapat 3 tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk
membantu dalam mengirim surat.

Berikut penjelasan fungsi tool atau alat yang ada pada Group Mail Merge :
1. Start Mail Merge
Start mail merge berfungsi untuk memulai pembuatan document berupa surat
yang akan diberikan kebeberapa penerima, ketika anda membuat surat dan ingin
membagikan hasil salinan dari surat anda keberbagai penerima anda dapat
menggunakan tool atau alat ini, anda juga dapat mengirimkan email dan salinan
ke beberapa penerima dari satu surat yang anda buat.
2. Select Recipients
Select recipientc berfungsi untuk membuat daftar penerima yang nantinya surat
yang dibuat akan dicantumkan nama penerima sacara otomatis tanpa perlu
menulis secara manual anda dapat membuat penerima surat langsung di microsoft
word 2007 atau menggunakan microsoft exel, anda dapat menambahkan nama,
alamat, nomor telepon kedalam daftar penerima.
3. Edit Recipients List
Edit recipients list berfungsi untuk mengubah daftar penerima surat yang sudah
anda buat, setelah anda membuat daftar penerima surat dan ingin menambahkan
atau mengurangi jumlah daftar penerima anda dapat menggunakan tol atau alat ini
untuk mengaturnya, anda juga dapat mengurutkan atau menyaring daftar penerima
sesuai dengan kebutuhan anda.
 ~3~

C. Write & Insert Fields

Grup ini berfungsi untuk membantu anda dalam mengedit surat yang anda buat seperti
menandai perubahan yang ada pada document, menambahkan alamat ke dalam
document, memberikan kalimat sapaan, menambahkan baris data dari daftar
penerima, dan masih banyak fungsi lain yang ada pada group wriete & insert fields
yang dapat anda gunakan untuk mengedit document, pada Group Write & Insert
Fields terdapat 7 buah tool atau alat yang dapat anda gunakan.

Berikut penjelasan dari tool atau alat yang ada pada Group Write & Insert Fields :
1. Highlight Merge Fields
Highlight merge fields berfungsi untuk menandai baris yang anda tambahkan
kedalam document, tool atau alat ini membantu anda untuk menemukan
perubahan yang ada pada document surat anda sehingga anda tidak perlu lagi
mencari cari perubahan yang terjadi pada document anda.
2. Address Block
Address block berguna untuk menambahkan alamat kedalam document surat yang
berfungsi agar surat yang anda buat dapat sampai kepenerimanya, alamat yang
ditambahkan dapat berasal dari daftar penerima yang sudah anda buat sehingga
anda tidak perlu menulis ulang amalatnya secara manual.
3. Greeting Line
Greeting line berfungsi untuk menambahkan garis sapaan dalam surat yang
berguna sebagai awal pembukaan surat, seperti “dear” atau “kepada yang
terhormat” lalu nama penerima.
4. Insert Merge Line
Insert merge line berfungsi untuk menmbahkan data kebaris pada document yang
berasal dari daftar penerima seperti nama,alamat, nomor, dan lainnya yang ada
pada daftar penerima, ketika nada selesai membuat document surat semua baris
yang datanya diubah dengan data yang ada pada daftar penerima maka akan
diganti secara otomatis.
5. Rules
Rules atau aturan tool atau alat ini berfungsi untuk menyaring data penerima yang
ada pada daftar penerima dengan menggunakan kode atau script, anda mungkin
akan menggunakan fungsi seperti IF, Then, else yang digunakan untuk menyaring,
anda dapat menyaring daftar penerima seperti surat akan dikirim ke penerima
yang bertempat tinggal di bogor saja.

6. Match Fields
 ~4~

Match fields berfungsi untuk memberitahukan perbedaan antara baris dari daftar
penerima surat, biasanya dalam data penerima surat terdapat home dengan number
home tentu dua baris itu berbeda, untuk membedakan baris tersebut anda perlu
menandainya dengan match fields.
7. Update Labels
Update labels berfungsi untuk mengganti label yang sudah anda buat untuk
amplop surat anda, ketika anda sudah membuat sebuah label anda dapat
menggantinya dengan label yang baru sesuai dengan keinginan.
D. Preview Result
Grup ini berisi tool atau alat yang berfungsi untuk memeriksa kembali daftar
penerima surat yang akan dikirim, ketika anda selesai membuat surat dan sudah
membuat daftar penerima surat tentu anda harus memeriksa kembali apakah semua
surat sudah memiliki penerima surat yang benar untuk itu anda harus kembali
memeriksa document surat anda, Group Proview Result berisi 4 buah tool atau alat
yang dapat anda gunakan untuk memeriksa kembali surat anda.

Berikut penjelasan tool atau alat yang ada pada Group Preview Result :
1. Preview Result
Preview result berfungsi untuk mengganti baris penerima yang ada di document
dengan data yang ada pada daftar penerima dan anda dapat melihat seperti apa
hasilnya, tool atau alat ini bisa berguna untuk membandingkan dari apa yang ada
pada document dengan daftar penerima.
2. First, Preview, Go To, Next, Last Record
Tool atau alat ini berfungsi untuk melihat penerima surat dari daftar penerima ada
beberapa bagian seperti :
2a. First Record
Untuk melihat penerima pertama
2b. Preview Record
Untuk melihat sebelum record yang ada
2c. Go To Record
Untuk menuju record yang diinginkan
2d. Next Record
Untuk melihat sesudah record yang ada
2e. Last Record
Untuk melihat penerima yang terakhir
3. Find Recipient
 ~5~

Find recipient berfungsi untuk menemukan penerima dari daftar penerima lalu
menunjukkannya.
4. Auto Check For Errors
Auto check for errors berfungsi untuk membantu anda untuk memeriksa apakah
ada yang error dari mail merge, microsoft word 2007 dapat membantu anda untuk
memeriksa secara otomatis dan membantu anda untuk menyelesaikan masalah
pada mail merge dan memberikan pilihan anda untuk memperbaiki error.
E. Finish
Group ini memiliki tool atau alat yang berfungsi untuk melakukan daftar akhir dari
mail merge, anda dapat membagi document manjadi beberapa lembar salinan, dan
mengirimkan semua surat secara sekaligus ke email atau dicetak, pada Group Finist
terdapat 1 buah tool atau alat :

Berikut penjelasan tool atau alat yang ada pada Group Finish :
1. Finish & Merge
Finish & merge berfungsi untuk menyelesaikan tahap akhir dalam pembuatan dan
pengiriman surat document seperti membagikan selinan document surat lalu
mengirimkannya secara langsung sekaligus.

SEKIAN TERIMAKASIH ^_^