JENIS DAN FUNGSI APLIKASI PERKANTORAN

Aplikasi perkantoran (Inggris: office suite) adalah sebuah perangkat lunak

yang diperuntukkan khusus untuk pekerjaan di kantor. Komponen-komponen
aplikasi perkantoran umumnya didistribusikan bersamaan, memiliki antar muka
pengguna yang konsisten dan dapat berinteraksi satu sama lain. Kebanyakan
aplikasi perkantoran terdiri dari sedikitnya sebuah pengolah kata dan sebuah
lembar kerja. Sebagai tambahan, aplikasi dapat terdiri dari sebuah program
presentasi, peralatan basis data, aplikasi grafis, dan peralatan komunikasi. Sebuah
perkantoran juga dapat memiliki sebuah klien surat elektronik dan manejer
informasi pribadi atau paket groupware.
Software yang termasuk kategori aplikasi perkantoran adalah:
 Microsoft Office merupakan paket aplikasi perkantoran yang
dikembangkan oleh Microsoft Corporation yang ditujukan untuk pengguna
sistem operasi Windows dan Macintosh, akan tetapi untuk para pengguna
sistem operasi Linux biasanya menggunakan aplikasi Wine Emulator untuk
menjalankan aplikasi ini agar berjalan baik di Linux.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

  Google Doc merupakan aplikasi Office-suite yang ada pada fitur Google
App milik perusahaan raksasa Google, Aplikasi ini dijalankan melalui
browser secara online. Untuk penggunaanya gratis namun dengan
ketentuan Anda harus memiliki akun Google dan menggunakan fasilitasnya
melalui jaringan online. Memiliki fitur collaboration yang memungkinkan
para penggunanya berkolaborasi untuk membuat sebuah dokumen yang
dapat dimodifikasi oleh beberapa user. Google Doc memiliki banyak
aplikasi yang dapat mendukung kepentingan editing dokumen
diantaranya. Google Doc yang dapat digunakan sebagai aplikasi pengolah
kata (word processing).
 Google Spreadsheet untuk mengolah data dalam bentuk
spreadsheet.
 Google Slide untuk membuat presentasi dalam bentuk slide.

 Google Form untuk membuat formulir.

 Google Drawing untuk editing gambar digital.

 Project management software memungkinkan pengguna merencanakan,

menjadwal, mengikuti, dan menganalisa kejadian, sumberdaya, biaya
sebuah proyek.

 Accounting software membantu perusahaan merekam dan melaporkan

transaksi keuangan mereka.

 Document management software meberikan cara untuk berbagi,

menyebarkan, dan mencari terhadap keseluruhan dokumen dengan
mengubahnya ke format yang dapat dilihat oleh pengguna.

 Database/Basisdata adalah kumpulan data terorganisir dalam suatu cara

yang mempermudah akses, temu kembali, dan penggunaan data tersebut
database software mengijinkan pengguna membuat, mengakses, dan
mengatur database. Contohnya: Microsoft Access, SQLServer, dan MySQL.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

 MICROSOFT WORD

Word processing software/Perangkat Lunak Pengolah Kata membantu

pengguna untuk membuat dan memanipulasi dokumen.

Contohnya:

 Microsoft Word
 OpenOffice Writer
 StarWriter
 Corel WordPerfect
 Apple Pages

Perangkat lunak pengolah kata, kadang-kadang disebut pengolah kata,

memungkinkan pengguna untuk membuat dan memanipulasi dokumen yang
sebagian besar berisi teks dan terkadang grafik. Jutaan orang menggunakan
perangkat lunak pengolah kata setiap hari untuk mengembangkan dokumen seperti
surat, memo, laporan, label surat, buletin, dan halaman web.

Keuntungan utama menggunakan perangkat lunak pengolah kata adalah

pengguna dengan mudah dapat mengubah apa yang telah mereka tulis. Perangkat
lunak pengolah kata juga memiliki banyak fitur untuk membuat dokumen terlihat
profesional dan visual menarik. Misalnya, Anda dapat mengubah bentuk, ukuran,
dan warna karakter; terapkan efek khusus seperti tiga dimensi bayangan; dan
mengatur teks dalam kolom bergaya surat kabar. Kebanyakan perangkat lunak
pengolah kata memungkinkan pengguna untuk menggabungkan gambar grafis,
seperti: foto digital dan clip art di dokumen.

Clip art adalah kumpulan gambar, foto, dan gambar lainnya. Dengan
perangkat lunak pengolah kata, Anda dapat dengan mudah memodifikasi tampilan
gambar setelah memasukkannya dokumen. Anda dapat menggunakan perangkat
lunak pengolah kata untuk menentukan ukuran kertas di mana untuk mencetak dan

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

 menentukan margin. Sebuah fitur, yang disebut wordwrap, memungkinkan
pengguna untuk mengetik kata-kata dalam sebuah paragraf tanpa menekan tombol
enter di akhir setiap baris. Saat Anda mengetik lebih banyak baris teks dari yang
dapat ditampilkan di layar, bagian atas dari dokumen bergerak ke atas, atau keluar
dari layar.

Perangkat lunak pengolah kata biasanya termasuk pemeriksa ejaan, yang

meninjau ejaan kata-kata individu, bagian dari dokumen, atau seluruh dokumen.
Pemeriksa ejaan membandingkan kata-kata dalam dokumen dengan kamus
elektronik yang merupakan bagian dari perangkat lunak pengolah kata. Beberapa
program pengolah kata juga memeriksa kesalahan ejaan kontekstual, seperti
penyalahgunaan homofon (kata-kata diucapkan sama tetapi memiliki ejaan atau arti
yang berbeda, seperti satu dan dimenangkan).

A. Section

Anda dapat membagi dokumen dalam beberapa section. Setiap section dapat
memiliki format sendiri yang dapat berbeda antara satu section dengan section
yang lain. Jika dokumen Anda terdiri atas beberapa bab, Anda dapat membuat
setiap bab sebagai suatu section. Pilih di bagian Section Breaks, klik salah salah satu
tombol pilihan berikut ini:

 Next page, jika section mulai di halaman baru.

 Continuous, jika section melanjutkan section sebelumnya pada halaman yang
sama.
 Even page, jika section mulai di halaman genap.
 Odd page, jika section mulai di halaman ganjil. Jika section sebelumnya
berakhir di halaman ganjil, Word akan memberikan satu halaman genap yang
kosong sebelum section yang baru.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

B. Page Number
Untuk membuat nomor halaman kita akan melakukan langkah pertama adalah
klik tab insert, setelah itu klik tombol pages number pada ribbon header and footer.
Pilih posisi penomoran yang Anda inginkan tersedia tiga pilihan yaitu ada top of
page yaitu di atas halaman, lalu ada bottom of page yaitu di bawah halaman, dan ada
current position yaitu nomor akan diletakkan di tempat Anda meletakkan kursor.
Lalu pilih style penomoran yang akan digunakan dengan cara mengklik alternatif
pilihan yang disediakan. Format nomor halaman, Klik tombol page number lalu klik
page number format lalu pada kotak dialog page number format atur format pada
kotak number format, nah di sini tersedia beberapa pilihan nomor halaman bisa
berupa angka, bisa berupa huruf, atau bisa berupa angka romawi kapital dan angka
romawi kecil. Lalu continue from previous section, di sini adalah penomoran dengan

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

 melanjutkan section sebelumnya. Lalu start at yaitu penomoran dimulai dengan
angka yang dimasukkan pada kotak di halaman di sebelahnya, lalu setelah itu kita
klik oke.

C. Daftar Gambar
Berikutnya adalah untuk membuat daftar gambar dan daftar tabel, langkah
pertama yang harus dilakukan untuk membuat daftar gambar atau figur yaitu
menandai entrientri yang akan dimasukkan ke dalam daftar figure, cara termudah
adalah dengan memformat entri atau objek tersebut dengan style caption. Untuk
memasukkan caption pada gambar atau objek yang lain caranya adalah sebagai
berikut: pilih gambar atau objek yang akan diberikan caption, klik tab reference
lalu pilih Insert caption pada grup caption atau dengan cara lain, bisa klik kanan
pada objek yang akan diberi caption, lalu klik Insert caption. Apabila tidak tersedia
label yang anda inginkan, misalnya Anda ingin memberi label gambar atau rumus,
maka kita bisa klik new label.
Kita ketik misalkan caption-nya adalah gambar lalu kita klik ok, lalu kita
masukan atau kita ketik keterangan untuk objek pada bagian caption, apabila Anda
ingin mengubah penomoran, maka klik numbering. Setelahnya kita tinggal klik

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

Oke, di sini bisa kita lihat untuk positionnya kita tinggal mau posisi below atau
above.
Lalu misalkan kita membuat gambar berikutnya, kita buat dengan cara yang
sama tadi adalah reference kita klik menu reference atau boleh klik kanan lalu Insert
caption. Nah di sini langsung otomatis kalau ini adalah gambar ketiga, maka
langsung auto number yaitu gambar ketiga.
Lalu untuk membuat daftar gambar di sini, misalkan kita membuat daftar
gambar di halaman pertama. Letakkan kursor pada posisi daftar gambar yang akan
dibuat. Misalkan tadi letakkan di halaman pertama lalu sembunyikan teks
tersembunyi dengan mengklik tombol show atau hide di grup paragraf lalu ketiga
kita klik tab reference kemudian kita klik Insert table of figure pada tab caption, kita
pastikan pada bagian caption label sesuaikan dengan label yang sudah dibuat
sebelumnya. Nah, sebelumnya kita misalkan membuat label gambar, maka kita
pastikan bahwa caption labelnya adalah gambar. Lalu kita boleh memilih formatnya
apakah mau from template atau mau classic, ini bisa kita lihat formatnya ada di
samping kanan atas ada preview-nya. Jadi kalau model center seperti apa, kalau
model formal seperti apa, atau model simple seperti apa. Nah misalkan kita pilih
Classic lalu kita oke, nah seperti ini untuk tampilan daftar gambar. Jika kita ingin
merubah atau meng-update daftar gambar, tinggal kita klik kanan lalu kita update
field. Update field di sini akan ada pilihan kita pilih salah satu pilihan update page
number only, berarti kita hanya mengupdate nomor halamannya saja, kedua update
enter table berarti kita meng-update selain nomor halaman juga isi dari file kita lalu
klik ok.
Lalu selain daftar gambar, ada daftar tabel untuk membuat daftar tabel sama
seperti membuat daftar gambar, hanya untuk daftar tabel bisa tinggal kita ubah
labelnya. Gambar misalnya kita ubah menjadi daftar tabel. Selain daftar tabel dan
daftar gambar kita akan belajar untuk membuat daftar isi.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

D. Daftar Isi
Langkah untuk membuat daftar isi adalah misalkan kita punya 3 Bab, Bab 1
terdiri dari sub judulnya misalkan adalah latar belakang, lalu tujuan. Nah lalu Bab 2,
Bab 2 ini misalkan adalah literature review, lalu metode yang diusulkan. Lalu Bab 3,
Bab 3 kita punya 2 sub judul yaitu kesimpulan dan saran. Nah Bab 1 ini kita jadikan
sebagai heading1. Heading 1 ini kita bisa menandai dari menu home lalu kita masuk
ke heading 1, lalu latar belakang ini kita tandai sebagai heading 2. Nah Lalu tujuan
masih tetap berada di heading 2, jadi latar belakang dan tujuan ini berada di level
yang sama, kecuali jika misalkan tujuan ada sub judul dari tujuan misalnya adalah
tujuan umum lalu tujuan khusus. Nah tujuan umum dan tujuan khusus ini berada
misalkan di level ketiga jadi kita anggap sebagai heading 3.
Lalu Bab 2 kita tandai dengan sebagai heading 1, literatur review kita tandai
sebagai heading 2, lalu metode kita tandai sebagai heading 2, dan Bab 3 kita tandai
sebagai heading 1, kesimpulan kita tandai sebagai heading 2, dan saran sebagai

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

heading 2. Pastikan bagian yang akan dimasukkan dalam daftar isi sudah diberikan
heading sesuai dengan levelnya.
Lalu pada menu refences kita pilih table of content, lalu kita Insert table of
content lalu di sini kita bisa pilih build in seperti apa? Atau boleh custom table of
content, nah di sini kita bisa memberikan tab leader titik-titik atau mau garis putus-
putus atau garis, misalnya kita kasih titik-titik lalu formatnya sama seperti daftar
tabel dan daftar gambar. Kita bisa pilih jenis formatnya lalu di option di sini mau
ditampilkan berapa heading? Misalkan saya mau menampilkan semua heading itu
sampai tadi level 3 lalu tinggal kita klik oke. Nah maka akan tampil daftar isi yang
sama seperti daftar tabel dan gambar jika ingin meng-update tinggal klik kanan
update field, lalu tinggal kamu memilih option-nya mau option update page
numbers only atau option update enter table.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

 MICROSOFT EXCEL

Spreadsheet software/Perangkat Lunak Lembar Sebar membantu pengguna

mengorganisasikan data dalam baris dan kolom untuk melakukan penghitungan.
Contohnya:
 Microsoft Excel
 Open Office Calc
 Lotus 1-2-3
 Star Calc
 Apple Numbers

Perangkat lunak spreadsheet memungkinkan pengguna untuk mengatur data

dalam baris dan kolom dan melakukan perhitungan pada data. Baris dan kolom ini
secara kolektif disebut lembar kerja. Sebagian besar spreadsheet perangkat lunak
memiliki fitur dasar untuk membantu pengguna membuat, mengedit, dan
memformat lembar kerja. Organisasi File spreadsheet mirip dengan notebook yang
dapat berisi lebih dari 1.000 lembar kerja individu terkait. Data diatur secara
vertikal dalam kolom dan secara horizontal baris pada setiap lembar kerja. Setiap
lembar kerja biasanya dapat memiliki lebih dari 16.000 kolom dan 1 juta baris. Satu
atau lebih huruf mengidentifikasi setiap kolom dan nomor mengidentifikasi setiap
baris. Hanya sebagian kecil dari kolom dan baris ini yang terlihat di layar pada satu
waktu. Bergulir melalui lembar kerja menampilkan bagian-bagian yang berbeda di
layar. Sel adalah perpotongan dari kolom dan baris.

Spreadsheet perangkat lunak mengidentifikasi sel oleh kolom dan baris di

mana mereka berada. Misalnya, persimpangan kolom B dan baris 4 disebut sebagai
sel B4.

Sel mungkin mengandung tiga jenis data: label, nilai, dan formula. Teks, atau
label, dimasukkan dalam sel mengidentifikasi data lembar kerja dan membantu
mengatur lembar kerja. Menggunakan deskriptif label, seperti margin kotor dan
total biaya, membantu membuat lembar kerja lebih bermakna. Perhitungan banyak

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

sel worksheet yang ditunjukkan dengan angka disebut nilai yang dapat digunakan
dalam perhitungan. Sel-sel lain, bagaimanapun mengandung formula yang
menghasilkan nilai-nilai. Sebuah rumus melakukan perhitungan pada data di lembar
kerja dan menampilkan nilai yang dihasilkan dalam sel, biasanya sel yang berisi
rumus. Saat membuat lembar kerja, Anda dapat memasukkan lembar kerja Anda
dengan formula sendiri.

Fungsi adalah rumus yang telah ditentukan yang melakukan perhitungan umum
seperti menambahkan nilai-nilai dalam kelompok sel atau menghasilkan nilai
seperti waktu atau tanggal. Misalnya, fungsi =SUM(B9:B13) menginstruksikan
program spreadsheet untuk menambahkan semua angka dalam sel B9 hingga B13.
Rekalkulasi Salah satu fitur yang lebih kuat dari perangkat lunak spreadsheet adalah
kemampuan hitung ulang sisa lembar kerja saat data dalam lembar kerja berubah.
Perangkat lunak spreadsheet juga menjadikannya penganggaran, peramalan, dan
pengambilan keputusan yang berharga alat.

Charting fitur standar lain dari perangkat lunak spreadsheet memetakan, yang
menggambarkan data dalam bentuk grafik. Sebuah representasi visual data melalui
bagan sering membuat lebih mudah bagi pengguna melihat sekilas hubungan di
antara angka-angka. Tiga jenis bagan populer adalah diagram garis, bagan kolom,
dan bagan pai. Bagan garis menunjukkan tren selama periode waktu, seperti yang
ditunjukkan oleh garis naik atau turun. Bagan kolom, juga disebut bagan batang,
menampilkan bar dengan berbagai panjang untuk ditampilkan hubungan data. Bar
bisa horisontal, vertikal, atau ditumpuk di atas satu sama lain. Bagan pai, yang
memiliki bentuk kue bundar dipotong menjadi irisan, pertunjukkan hubungan
bagian-bagian secara keseluruhan.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran
 MICROSOFT POWER POINT

Pengguna dapat menciptakan bantuan visual untuk presentasi,

mengomunikasikan ide, pesan, dan informasi lain kepada sekelompok orang.
Perangkat lunak presentasi adalah perangkat lunak aplikasi yang memungkinkan
pengguna untuk membuat alat bantu visual untuk presentasi untuk
mengkomunikasikan ide, pesan, dan lainnya informasi ke grup. Presentasi bisa
dilihat sebagai slide, terkadang disebut slide show yang ditampilkan pada monitor
besar atau pada layar proyeksi. Perangkat lunak presentasi biasanya menyediakan
variasi format presentasi yang ditentukan yang mendefinisikan warna pelengkap
untuk latar belakang, teks, dan aksen grafis pada slide. Perangkat lunak ini juga
menyediakan berbagai tata letak untuk setiap individu slide seperti slide judul, slide
dua kolom, dan slide dengan clip art, grafik, tabel, atau diagram. Selain itu, Anda
dapat menyempurnakan teks, bagan, dan gambar grafis pada slide dengan 3-D,
animasi, dan efek khusus lainnya seperti bayangan dan tekstur. Saat membuat
presentasi, pengguna dapat mengatur geser waktu sehingga presentasi secara
otomatis menampilkan slide berikutnya setelah penundaan yang telah ditetapkan.
Perangkat lunak presentasi memungkinkan Anda untuk menerapkan khusus efek ke
transisi antara slide. Satu slide misalnya, mungkin memudar sebagai slide
berikutnya muncul.
Parameter-parameter yang terdapat dalam kotak dialog efek:
 Direction, untuk menentukan arah gerak animasi.
 Smooth Start dan Smooth End, untuk memberi efek gerak lambat pada
bagian awal dan akhir animasi.
 Sound, untuk memilih efek suara yang akan digunakan.
 After Animation, untuk menentukan aksi setelah animasi teks dijalankan,
dengan pilihan:
1. More Colors, untuk mengubah warna objek setelah animasi teks
dijalankan.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran

 2. Hide After Animation, untuk menyembunyikan objek setelah animasi
dijalankan.
3. Hide on Next Mouse Click, untuk menyembunyikan objek setelah Anda
mengklik tombol mouse.
4. Don’t Dim, untuk memberi aksi apa pun setelah animasi dijalankan.
5. Animate Text, untuk mengatur pola gerak animasi teks.

Perangkat lunak presentasi biasanya menyertakan klip galeri yang

menyediakan gambar, foto, klip video, dan klip audio untuk meningkatkan
presentasi multimedia. Beberapa program penyuntingan audio dan video bekerja
dengan perangkat lunak presentasi, menyediakan pengguna dengan cara mudah
untuk merekam dan menyisipkan video, musik, dan komentar audio dalam
presentasi. Anda dapat melihat atau mencetak presentasi yang selesai di berbagai
format, termasuk garis besar teks dari masing-masing slide dan audiensi yang
ditampilkan slide selesai. Perangkat lunak presentasi menggabungkan fitur-fitur
tersebut sebagai pengecekan ejaan, pemformatan, penelitian, dan membuat
halaman web dari slide show yang ada.

Sesi 3 Aplikasi Perkantoran