SOAL UJIAN TENGAH SEMESTER ( UTS ) GANJIL

MAHASISWA TINGKAT I SEMESTER I NON REGULER

PROGRAM STUDI S.1 KEPERAWATAN STIKES CIREBON
T.A 2022/2023

MODUL 1
PENGOLAH DOKUMEN
Nama : ESTI NOVIYANTI
NIM : 42010122B122

1. Sebutkan langkah-langkah yang dilakukan untuk memulai Microsoft Word?

Jawab:Untuk mengaktifkan microsot word, ada beberapa langkah yang dilakukan yaitu:
a. Melalui Menu Program
Yaitu dengan langkah klik pada tombol start > All Program > Microsoft
Office > Microsoft Ofice 2007. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
 b. Melalui Menu Run
Yaitu dengan langkah klik pada tombol start > run > lalu ketikkan “winword”
> lalu enter. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

c. Melalui shorchat desktop

Pastikan terlebih dahulu pengguna sudah install aplikasi yang satu ini karena
akan auto ada pada tampilan shortcut desktop pengguna,klik 2x pada
shorchat.Namun jika belum pengguna bisa membuatnya dengan cara A atau
B.

2. Sebutkan dan jelaskan apa saja manfaat dari mirosoft word? (minimal 4)
Jawab:
a. Membuat komunikasi lebih mudah.
Fungsi pertama dari Microsoft Word adalah untuk memudahkan Anda dalam
berkomunikasi. Sebelum adanya Microsoft Word, Anda harus menulis di atas
kertas terlebih dahulu atau mengetik dengan mesin tik untuk menulis surat.
Kemudian dengan munculnya perangkat lunak pengolah kata yaitu Microsoft
Word, komunikasi menjadi lebih mudah dan tidak terlalu bergantung pada
kertas dan mesin tik.
b. Dapat digunakan untuk membuat dokumen.
Fungsi yang kedua dari Microsoft Word adalah dapat dimanfaatkan untuk
membuat dokumen. Mulai dari jenis dokumen formal, semi formal, dan
informal. Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam pembuatannya. Untuk
 mencetak pada kertas apa pun, cukup sambungkan komputer atau laptop
Anda ke perangkat keras seperti printer.
c. Menjadikan dokumen Anda lebih menarik.
Saat menulis secara manual atau dengan mesin tik, tampilan dokumen terlihat
biasa saja. Namun, dengan munculnya Microsoft Word, dokumen dapat
dibuat lebih menarik dan mudah dibaca. Banyak fitur yang bisa Anda
dapatkan dengan menggunakan Microsoft Word, misalnya Anda dapat
memilih jenis font, ketebalan tulisan, ukuran huruf, dan warna huruf sesuai
dengan keinginan Anda. Dengan begitu, dokumen yang Anda buat akan
terlihat lebih menarik.
d. Dapat menyisipkan gambar.
Sebelum kehadiran Microsoft Word, jika Anda ingin menambahkan gambar
pada dokumen atau tulisan, Anda harus menempelkan atau langsung
menggambar pada kertas tersebut terlebih dahulu. Namun dengan adanya
Microsoft Word saat ini, Anda hanya perlu menyisipkan atau menambahkan
gambar yang Anda inginkan pada dokumen Anda.
e. Untuk membuat berbagai jenis surat.
Selanjutnya, Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Word untuk
membuat berbagai macam jenis surat, dari mulai surat pribadi hingga surat
resmi. Biasanya surat resmi digunakan untuk berbagi macam keperluan
instansi, kantor, sekolah, dan lain-lain. Tidak hanya itu, jika Anda membuat
surat menggunakan Microsoft Word, Anda dapat menambahkan beberapa
elemen untuk menunjang surat tersebut. Seperti membuat KOP surat,
menambahkan tanda tangan digital, atau menyisipkan beberapa gambar.
f. Untuk membuat tabel.
Anda tidak perlu menggunakan penggaris lagi jika Anda ingin membuat tabel
pada dokumen Anda. Karena dengan menggunakan Microsoft Word Anda
dapat membuat tabel dengan jumlah dan bentuk kolom sesuai dengan
keinginan Anda.
g. Meminimalisir adanya kesalahan penulisan
 Fitur auto correct yang ada pada Microsoft Word dapat membetulkan kata-
kata yang salah pada tulisan Anda secara otomatis. Sehingga jika ada
kesalahan penulisan kata pada dokumen, Anda tidak perlu mengulangi dari
awal, cukup hapus beberapa bagian yang salah dan ganti dengan kata yang
benar.
h. Mengurangi penggunaan kertas
Dengan menggunakan Microsoft Word maka Anda dapat meminimalisir
terjadinya kesalahan saat sedang mengetik atau membuat tulisan pada
dokumen Anda. Serta Anda tidak perlu mengulangi dari awal sehingga secara
otomatis hal tersebut juga dapat mengurangi penggunaan kertas yang Anda
pakai. Berbeda dengan saat Anda menggunakan mesin tik. Apabila terjadi
kesalahan dalam penulisan maka Anda harus mengulang dari awal dan
mengganti dengan kertas yang baru.

3. Apakah fungsi utama dari Microsoft word?

Jawab : Fungsi utama dari microsoft word adalah membantu kita dalam mengolah kata
jadi seperti pengertian di atas Ms word memang di khususkan untuk pengolahan kata. ms
word berperan sebagai alat bantu user /pengguna untuk menyelesaikan pekerjaan terkait
kata/teks/dokument/surat-menyurat dan lainya.

4. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari Microsoft word yang kalian ketahui?
Jawab:
a. kelebihan Microsoft word sebagai berikut:
 Tampilan yang mudah dipahami bagi pemula (friendly user)
 Program ms word dilengkapi dengan alat dasar untuk penulisan
dokumen
 Memiliki beragam versi dari masa ke masa yang tentu lebih
kompleks dari versi sebelumnya
 Dapat menyimpan file dengan berbagai format yang tersedia
dengan fitur save as.
 Mempunyai menu REFERENCES yang pada sebelumnya tidak
tersedia pada ms word versi 2003. Menu tersebut dilengkapi cara
yang memudahkan penggunanya untuk membuat daftar pusaka,
daftar isi dan keperluan lainnya
 Dilengkapi fitur menu berbagai gambar yang berwarna dengan
ukuran yang sedikit lebih besar pada bagian menu insert, menu
clipart, menu INSERT dan menu lainnya yang menjadikan
tampilan lebih menarik
 Mempunyai fitur Office Button atau tombol office yang terdapat
pada pojok kiri atas program yang kebanyakan fungsinya
digunakan untuk mengganti fungsi dari menu file
 Pengaturan naskah lebih mudah digunakan terlebih lagi jika
pengguna sudah memahaminya dan dapat digunakan untuk
membaca semua jenis file dari berbagai versi microsoft word yang
tersedia
 Pada versi terbaru microsoft word saat ini telah dilengkapi loading
yang cepat dari versi yang dulu, kemudian gaya tulisan atau font
lebih ditambah dan diperbarui serta ukuran file yang dibuat
menjadi lebih kecil
 Tersedia menu SMARTART, yakni berbagai template dokumen
yang siap pakai, gratis dan mudah untuk digunakan
 Dapat memasukkan file gambar pada dokumen yang hendak dibuat
 Adanya fitur menu Quick Access Toolbar yang pada saat menu
utama ditekan kemudian akan muncul berbagai ikon yang dikenal
dengan ribbon
 Pada bagian toolbar dibuat secara vertikal agar tidak menghalangi
lembar kerja yang hendak dibuat
 Pada bagian Title Bar tersedia di lokasi tengah atas program yang
memiliki menu utama yang berjumlah 7 dan terkesan sangat simple
daripada versi ms word sebelumnya
  Terdapat preview tentang pengaturan halaman dari setiap icon
yang ada seperti apabila pengguna mendekatkan kursor terhadap
icon yang dipilih
 Berbagai dukungan untuk komponen .NET, WEB untuk
kemampuan mobilitas yang lebih optimal dan desain terbaru yang
dilengkapi alat dasar untuk deskop publishing dan mengutamakan
kebutuhan penggunanya
 Tersedia menu fitur untuk menjalankan EQUATION yang
digunakan untuk menulis rumus yang dibutuhkan.

5. Apakah yang dimaksud dengan tab Ribbon dan jelaskan tools apa saja yang kamu ketahui
pada menu Ribbon? (minimal 4)
Jawab : Ribbon adalah semacam grup yang mengendalikan beberapa perintah maupun
beberapa opsi di dalamnya. Ribbon terdiri atas tiga komponen yaitu Tab, Group, dan
Command.

A. Tab = Tab muncul di bagian atas Ribbon yang mencakup Home, Insert,
Page Layout, References, Mailings, Review, dan View.

Ribbon Tab Home memiliki beberapa sub – sub menu, diantaranya:

Clipboard :

 Paste : berfungsi untuk meletakkan hasil “copy” atau “cut”.

 Cut : berfungsi untuk memotong objek yang dipilih.
 Copy : berfungsi untuk menggandakan objek yang dipilih.
 Format Painter : berfungsi untuk meniru halaman dokumen pada
dokumen lainnya.

Slides :

 New Slide : berfungsi untuk menyisipkan / menambahkan slide

baru.
  Layout : berfungsi untuk menentukan tata letak / mengatur letak
slide.
 Reset : berfungsi untuk menata ulang ukuran, posisi, dan
memformat slide.
 Delete : berfungsi untuk menghapus slide yang diinginkan.

Font :

 Font : berfungsi untuk mengatur jenis huruf yang diinginkan.

 Font Size : berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai yang
diinginkan.
 Increase Font Size : berfungsi untuk memperbesar ukuran huruf
secara instan.
 Decrease Font Size : berfungsi untuk memperkecil ukuran huruf
secara instan.
 Clear All Formatting : berfungsi untuk menghapus seluruh format
teks.
 Font Color : berfungsi untuk mengatur warna huruf sesuai yang
diinginkan.
 Change Case : berfungsi untuk mengatur huruf besar (kapital) /
huruf kecil.
 Character Spacing : berfungsi untuk mengatur spasi disetiap
karakter huruf.
 Text Shadow : berfungsi untuk memberikan kesan bayangan
dibelakang huruf yang diinginkan.
 Strikethrough : berfungsi untuk berfungsi tanda coret atau garis di
tengan teks.
 Underline : berfungsi untuk memberikan garis bawah pada teks
yang diinginkan.
 Italic : berfungsi untuk memiringkan teks.
 Bold : berfungsi untuk menebalkan teks yang diinginkan.
Paragraph :

 Bullets : berfungsi untuk memberikan tanda “bullet” pada tiap

paragraf yang diinginkan.
 Numbering : berfungsi untuk memberikan tanda berupa
penomoran pada tiap paragraf yang diinginkan.
 Increase List Level             : berfungsi untuk menggeser baris
kedua paragraf ke kanan.
 Decrease List Level : berfungsi untuk menggeser baris kedua
paragraf ke kiri.
 Line Spacing : berfungsi untuk mengatur jarak antar baris pada tiap
paragraf.
 Text Direction : berfungsi untuk merubah orientasi teks sesuai
yang diinginkan.
 Align Text : berfungsi untuk merubah posisi teks sesuai yang
diinginkan.
 Convert to Smartart Graphic : berfungsi untuk merubah serta
menambahkan grafik / diagram sesuai keinginan.
 Columns : berfungsi untuk merubah teks menjadi 2 kolom / lebih
sesuai keinginan.
 Right-to-Left Text : berfungsi untuk memberikan arah teks dari
kanan ke kiri.
 Left-to-Right Text : berfungsi untuk memberikan arah teks dari
kiri ke kanan.
 Distributed : berfungsi untuk membuat paragraf terakhir penuh
hingga ke kiri atau ke kanan.
 Justify :  berfungsi untuk mengatur rata teks pada paragraf.
 Align Text Right : berfungsi untuk mengatur rata kanan pada teks
dalam paragraf.
 Center : berfungsi untuk mengatur rata tengah pada teks dalam
paragraf.
  Align Text Left : berfungsi untuk mengatur rata kiri pada teks
dalam paragraf.

Drawing

 Shapes : berfungsi untuk membuat gambar / bentuk sesuai

keinginan guna memperindah slide.
 Quick Styles : berfungsi untuk memberikan warna pada
background ataupun bingkai teks.
 Shape Fill : berfungsi untuk memberi warna pada objek.
 Shape Outline : berfungsi untuk memberi warna pada bingkai.
 Shape Effects : berfungsi untuk memberi efek pada objek yang
dipilih.

Editing :

 Find : berfungsi untuk mencari kata tertentu berdasarkan kata

kunci dalam suatu file tertentu.
 Replace : berfungsi untuk mengganti kata tertentu dalam suatu file.
 Select : berfungsi untuk memilih objek dalam suatu file.

Ribbon Tab Insert terdapat beberapa sub – sub menu, diantaranya :

 Table : berfungsi untuk membuat tabel secara instan maupun

sesuai keinginan.
 Picture : berfungsi untuk menyisipkan gambar pada slide.
 Clip Art : berfungsi untuk menyisipkan gambar / animasi pada
slide.
 Shapes : berfungsi untuk membuat gambar / bentuk sesuai
keinginan guna memperindah slide.
  smartArt : berfungsi untuk menambahkan visualisasi dalam bentuk
diagram pada slide.
 Chart : berfungsi untuk menyisipkan atau menambahkan grafik
pada slide.
 Hyperlink : berfungsi untuk menghubungkan satu bagian dengan
bagian lainnya.
 Text Box : berfungsi untuk menyisipkan teks secara langsung
tanpa dilengkapi bingkai.
 Header&Footer : berfungsi untuk penomotan halaman pada slide.
 WordArt : berfungsi untuk membuat variasi teks pada slide agar
lebih menarik.
 Date&Time : berfungsi untuk menambahkan tanggal dan waktu
pada slide.
 Slide Number : berfungsi untuk penomoran untuk halaman slide.
 Symbol : berfungsi untuk menambahkan simbol yang tidak
terdapat pada keyboard pada slide.
 Object : berfungsi untuk menambahkan objek pada slide.
 Movie : berfungsi untuk menambahkan movie pada slide.
 Sound : berfungsi untuk menambahkan sound / suara pada slide.

Ribbon Tab page layout terdapat beberapa sub – sub menu, diantaranya :

 Margins digunakan untuk mengatur batas teks di halaman

dokumen.
 Orientation digunakan untuk mengatur posisi kertas.
 Size digunakan untuk mengatur ukuran halaman.
 Columns digunakan untuk mengatur jumlah kolom teks.
 Breaks digunakan untuk mengatur kontinuitas halaman maupun
kolom teks.
  Line Numbers digunakan untuk mengatur kontinuitas nomor baris
teks.
 Hypenation digunakan untuk memisahkan suku kata dengan tanda
hubung secara otomatis.

Menu references mempunyai beberapa sub – sub menu, diantaranya:

 Table of Contents: Table of contents, adalah sebuah perintah untuk

membuat tabel daftar isi secara otomatis, maupun manual.
 Add Text: Add text pada group references, digunakan untuk mengatur
type heading atau judul pada daftar isi. Terdapat 3 pilihan: level 1, 2, dan
3. Level 1 digunakan untuk membuat judul, lalu level 2 untuk membuat
sub judul, sedangkan level 3, untuk membuat sub judul dari sub judul.
 Update Table: Update tables digunakan untuk mempebarui tabel daftar isi
yang telah disimpan.

Berikut penjelasan 5 Group di Ribbon Mailings:

 Group Create :
 Di group ini ada dua icon yaitu Envelopes, Labels berikut
penjelasan 2 icon tersebut:
-Envelopes di fungsikan untuk membuat dan mencetak amplop 
-Labels di fungsikan untuk membuat dan mencetak label.
 Group Start Mail Merge :
  Start Mail Merge di fungsikan untuk membuat surat yang biasa
atau berupa email untuk banyak orang.
 -Select Recipient di fungsikan untuk membuat daftar penerima
surat 
 -Edit Recipient List di fungsikan untuk mengubah daftar
penerima surat 

 Group Write & Insert Fields

 Highlight Merge Fields di fungsikan untuk untuk
mempermudah mengubah informasi yang salah
 Address Block di fungsikan untuk memasukkan alamat pada
surat yang akan dituju .
 Greeting Line di fungsikan untuk memasukkan untuk
menambah nama sapaan.
 Insert Merge Field di fungsikan untuk menambah informasi
mengenai penerima surat. 

 Group Preview Result 

 Preview Result di fungsikan untuk melihat hasil surat yang
di buat dan daftar penerima surat
 Find Recipient di fungsikan untuk mencari daftar penerima
surat 

B. Grup = Grup ini merupakan kolom di mana sejumlah opsi atau perintah
muncul dari setiap tab yang ada di bawah Ribbon. Misalnya, kolom untuk
mengatur jenis dan ukuran font, Page Colors, Themes, dan lain
sebagainya.
C. Command = Command adalah perintah yang muncul dalam setiap grup
seperti yang sudah disebutkan tadi.
 MODUL 2
PENGOLAH DOKUMEN

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Indent dan Spacing?

Jawab: Pengertian paragraf (indent dan spacing), indent adalah pergeseran teks paragraf
dari margin kiri/ margin kanan, indent ini untuk menentukan jarak teks paragraf dengan
margin kiri atau kanan halaman dokumen.
2. Sebutkan dan jelaskan minimal 3 contoh tools apa saja yang ada di Tab Insert?
Jawab:
 Table = untuk menyisipkan table ke document
 Picture = untuk menyisipkan(menampilkan) gambar ke document 
 clip art = sama seperti picture tetapi clip art menggunakan picture dari microsoft
clip organizer
 shapes = untuk menyisipkan(menampilkan) shapes seperti bangun-bangun datar
seperti persegi, trapesium, dsb, dn juga ada shape lainnya.
3. Jelaskanlah apa yang dimaksud dengan First Line Indent, Hanging Indent, ribbon menu
dan title bar?
Jawab:
 First Line Indent berguna untuk mengatur jarak baris pertama dalam sebuah
paragraf dari margin kiri.
 Hanging Indent berguna untuk mengatur jarak baris kedua dan seterusya pertama
dalam sebuah paragraf dari margin kiri.
 Ribbon adalah suatu cara baru untuk mengelompokkan menu dalam toolbar.
Dengan fasilitas ini pemakai tidak lagi direpotkan dengan bermacam-macam
menu berbasis teks karena menu-menu dikelompokkan pada toolbar berupa ikon-
ikon cantik dan canggih.
 Title Bar adalah bar atau balok judul sebagai identitas suatu program aplikasi.
Title bar ini ada di semua program.
 MODUL 3
PENGELOLAAN TABEL
1.Tuliskan langkah-langkah dari pembuatan tabel?
Jawab:
Adapun langkah-langkah
untuk membuat tabel pada Microsoft word adalah sebagai berikut:
a. Langkah pertama bukalan Microsoft Office Word
b. Lalu setelah aplikasi terbuka maka akan muncul halaman atau lembar kerja dari
program Microsoft word.
c. Lalu klik insert di bagian menu bar
d. Lalu pada kolom tables klik anak panah kebawah
e. Lalu kita bisa memilih jumlah baris dan kolom sebanyak yang kita inginkan dengan
mengklik pada kotak – kotak di tabel.

f. Atau kita bisa memilih menu insert tabel, dimana disini kita tinggal mengisi jumlah baris
dan kolom yang kita inginkan.

g. Lalu klik OK apabila sudah selesai.

Apabila tabel sudah selesai dan ternyata masih ada yang kurang dan kita ingin
menambahkan jumlah tabelnya, maka disini kita bisa mengklik tombol tab pada keyboard
sehingga tabel akan bertambah secara otomatis.
2. Apakah fungsi dari Move Table Column?
 Jawab :Fungsi columns pada microsoft office word berfungsi untuk membagi tulisan
menjadi beberapa bagian sehingga dalam satu lembar kerja terdapat tulisan yang dibagi-
bagi menjadi sebuah kolom

3. Tuliskan langkah bagaimana mengubah ukuran lebar dari kolom?

Jawab:

 Pilih kolom atau beberapa kolom yang ingin Anda ubah.

 Pada tab Beranda, di grup Sel, klik Format.

 Di bawah Ukuran Sel, klik Lebar Kolom.

 Di kotak Lebar kolom, ketikkan nilai yang Anda inginkan.
 Klik OK.
 MODUL 4

MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

1. Jelaskanlah langkah-langkah bagaimana cara untuk memulai mail merge?

Jawab:

 Membuat File Sumber Data

Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft
Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data
ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak
alamat. 
Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima
surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan.
Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data
tersebut:

 Membuat Naskah Utama

Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di
Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail
merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat
tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 
Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk
 menyusun biodata siswa melalui Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya.
Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka
fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.

Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di
atas, ruang kosong berada setelah kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang
kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur
mail merge diterapkan.

 Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya
dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada
tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

 Buka fila naskah utama di Microsoft Word

kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian
pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan. 
Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima
maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters
dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan surat, maka dipilih Letters.
 Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select
Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file
sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada pada gambar di
bawah ini.

Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada
naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data
tadi.
 Pilih sheet data yang Sesuai

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul
kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada.
Contohnya adalah sebagai berikut:

Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik
tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada
gambar di atas.

 Mengatur Tata Letak

Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah
mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di
file naskah utama.
 Misalnya, untuk kolom Nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file
sumber data utama. Letakan dulu kursor di sebelah kata Nama di file naskah utama.
Sesuai dengan yang ada pada gambar di atas.

 Insert Merge Field

Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge
Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya. Detailnya
seperti di gambar berikut:

 Atur data Merge Field

Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan
semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah ini:
 Sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>>dan seterusnya.

 Melihat Hasil (Preview Result)

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result 
yang masih ada di menu Mailings.

 Pastikan Data Benar

Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan
<<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari
 file sumber data.

Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous
Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar
berikut:

2. Jelaskanlah mengapa kita perlu meggunakan mail merge?

Jawab:Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat)
yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat
membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan
untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

3. Sebutkan dan jelaskan database apa saja yang bisa digunakan oleh mail merge?

Jawab:

 Microsoft Office Excel Worksheet.

 Microsoft Office Word Table.
 Microsoft Office Outlook Contact List.
 Microsoft Office Access Database Tables.
4. Jelaskanlah apa fungsi dari menu start mail merge yang ada pada mailings?

Jawab:Start Mail Merge: Ribbon Group atau submenu yang berada pada menu mailings.
Start Mail Merge berfungsi untuk membuat surat mulai dari sampul isi dan bagian-bagian
lainnya.

 Start Mail Merge – Perintah atau bagian yang berfungsi untuk mengelola bentuk
dari pos surat atau email yang akan dibuat, untuk dikirim ke banyak orang.
 Select Recipients – Perintah yang berfungsi untuk membuat daftar penerima
surat.
 Edit Recipients List – Perintah untuk mengedit daftar penerima surat.

5. Sebutkan dan jelaskan apa sajakah menu yang terdapat di dalam mailing?
Jawab:
 Envelopes – Perintah untuk membuat dan mengatur format surat pos meliputi info
pengirim, penerima surat, dan ukuran surat.
 Labels – Perintah untuk menambahkan dan mengatur label ke dalam pos surat, ini
menjelaskan mengenai isi dari surat yang dibuat.
 Start Mail Merge: Ribbon Group atau submenu yang berada pada menu mailings.
Start Mail Merge berfungsi untuk membuat surat mulai dari sampul isi dan bagian-
bagian lainnya.
 Write & Insert Field: Ribbon Group atau submenu pada menu mailings, yang
berfungsi untuk menulis, menyunting,dan melakukan pemeriksaan pos surat sebelum
dikirim.
 Preview Results: Ribbon Group atau submenu yang berada pada menu mailings.
Preview Results digunakan untuk melakukan pemeriksaan ./ peninjauan surat yang
telah dikerjakan sebelum dikirimkan ke penerima, agar tidak terjadi kesalahan
penulisan.
 Finish: Ribbon Group atau submenu pada menu mailings yang digunakan untuk
menyelesaikan pembuatan pos surat dengan cara mengirim atau mencetak dokumen
yang telah dibuat.