SISTEM BUKU AGENDA

1.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor. Surat
masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui :
a.
Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b.
Petugas Kantor Pos
c.
Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju
Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai
berikut :
a.
Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah :
1)
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)
Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3)
Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4)
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b.
Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :
1)
Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan
lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.
2)
Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat
dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3)
Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti
surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4)
Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh
orang yang memang berhak.
Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut
ini :
Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,
Kilat dan Wesel Pos
Diterima
Tan
gga
l

Dari
J
a
m

Na
m
a

Untuk
Ala
ma
t

Ba
gia
n

Na
m
a

Je
ni
s
S
ur
at

c.
Pencatatan
Pekerjaan pencatatan, tugasnya :
1)
Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat
cepat menangkap inti maksud dari isi surat,
dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang dianggap penting.
2)
Pemeriksaan lampirannya
3)
Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang
merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah
halaman pertama surat.
4)
Mengagendakan surat masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu :
1)
Buku Agenda Tunggal

No.
Urut

Tanggal
Terima

M/
K

Surat
Nomor

Tanggal

Dari/Kepada

Isi
Ring

2)
Buku Agenda Kembar
Surat Masuk
Surat
No.
Uru
t

Tgl.
Terim
a

Tg
l

Nomo
r

Pengiri
m

Perih
al

K
e
A
p

Diterusk
an
Kepada

Surat Keluar
No.
Urut

Surat
Tgl.

Nomor

Dikirim
Kepada

Perihal

Keterangan
Lampiran

3) Buku Agenda Berpasangan

Format buku agenda berpasangan dibuat dengan cara menggabungkan format
agenda surat masuk (sebelah kiri) dan format agenda surat keluar (sebelah
kanan)
d.
Pengarahan dan Penerusan
Kegiatan-kegiatannya :
1)
Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata
Usaha
2)
Surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala
bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada
lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
3)
Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada
Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
e.
Pendistribusian Surat
Kegiatan-kegiatannya :
1)
Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi
Intern.
2)
Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah
(Alamat Disposisi)
3)
Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai
bukti surat telah diterima
4)
Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan
f.
Penyimpanan Surat
Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan
(sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem
kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.
Contoh :
Buku Ekspedisi Intern :

Kode
Arsip

No.
Urut

Tgl.
Surat

Nomor
Surat

Dikirim Kepada

Lembar Disposisi
Rahasia :
Penting :
Biasa :

Indeks :
Kode :

Tanggal Penyelesaian :

Tgl./No.
: ..
Asal
: ..
Isi Ringkas
: ..
..

Instruksi/Informasi

Diteruskan Kepada :
1.
..
2.
..
3.
..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali :

Kepada :
Tanggal :

Penerimaan

Paraf&
Tgl.
Terima

A. Agenda keluar
2.

Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat Keluar adalah :

1.

Surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat
masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin
rangkaian hubungan timbal balik yang sesuai yang berakibat menguntungkan
kedua belah pihak.

2.

Surat-surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang
bersifat penting.

3.

Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai

hubungan dengan pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.

Semua jenis surat keluar di atas, pada umumnya menempuh prosedur sebagai
berikut :
a.

Pembuatan konsep

b.

Pengetikan

c.

Penandatanganan

d.

Pencatatan

e.

Pengiriman

f.

Penyimpanan

Keterangan :
1.

Pembuatan Konsep disebut juga draft. Konsep surat sebaiknya dibuat secara
lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi
kantor. Pengonsep surat dapat

menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented,
hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah
petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan konsep adalah sebagai
berikut :
1)

Instruksi/perintah pembuatan surat dari pimpinan dapat berupa :

a)

Disposisi Rep. (Reproduksi)

b)

Pendiktean

2)

Setelah instruksi diterima, konsep surat dibuat dengan menggunakan blangko

lembar konsep yang umumnya berbentuk folio ganda.

3)

Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a)

Bersifat formal (dinas)

b)

Objektif

c)

Ringkas dan jelas maksudnya

d)

Sopan dan ramah bahasanya

e)

Seragam dalam bentuknya

f)

Rapih dalam pengetikannya

4)

Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan

persetujuan dari pimpinan. Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu,
pimpinan yang
berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.
5)

Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk

mendapatkan nomor surat dari Verbalis (petugas yang menangani buku agenda
surat keluar)
Contoh Lembar Konsep :
Verbal No.

Dikerjakan oleh :..

Diketik oleh

Diperiksa oleh :..

Ditaklik oleh

Diteruskan oleh :..

Penerimaan surat kel

Unit Pengolah :..

Dikirim oleh

Penerimaan Konsep surat tgl

Diajukan lagi tgl. :

Pokok Surat :

Nomor surat : ..
Lampiran

Keterangan

Tanggal :

Peringatan

Disetujui oleh :.

Setelah selesai konsep dikembalikan kepada : .

Catatan :
Lembar konsep berukuran folio ganda (double folio)
Lembaran kedua digunakan untuk penulisan konsep surat
1.
1)

Pengetikan
Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik konsep

tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan)
2)

Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian

lembar konsep
3)

Hasil ketikan surat diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha,

untuk diteliti :
a)

Bentuk surat

b)

Isi Surat

c)

Kesalahan dan kebersihan pengetikan, dll.

4)

Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan

dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang

5)

Tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka

Sekretaris atau kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda
penelitian (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan
1.

Penandatanganan

Surat kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang

menandatangani surat.
1.

Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut :

1)

Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya

seperti lampiran dan sampul surat.

2)

Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat

keluar) oleh petugas yang disebut verbalis

3)

Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap

dikirimkan.
4)

Dengan mempergunakan Buku Ekspedisi Intern surat tersebut diserahkan

kepada urusan pengiriman (Ekspedisi)

1.

Pengiriman

Urusan Ekspedisi melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

1)

Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam

Buku Ekspedisi
2)

Untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor

sendiri dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern. Sedangkan surat-surat keluar yang
akan dikirim keluar kantor dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern
3)

Pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dilakukan oleh

kurir/petugas ekspedisi
4)

Kurir mengantar surat ke Kantor Pos dan dapat sekaligus mengambil surat-

surat yang ada pada Kotak Pos

5)

Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai Buku Pos Tercatat

1.

Penyimpanan

Tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk dicatat pada Buku Arsip
(Klapper) dan disimpan menurut Sistem yang digunakan di kantor tersebut.
Contoh Buku Ekspedisi Ekstern :
NOMOR

TANGGAL

NOMOR

DIKIRIM

EKSPEDISI

SURAT

SURAT

KEPADA

prioritas adalah urutan kepentingan mana yang harus di dahulukan dan mana yang tidak.

BUKU AGENDA TUNGGAL

NO

Tanggal

01

10-01-2013

M/
K
M

Surat

Dari/Kepada

02

10-01-2013

31/BJ/1/2013

08
Januari`2013

03

12-01-2013

011/TNG/1/2013

11 Januari
2013

04

17-01-2013

89/Service/FB/1/
2013

14 Januari
2013

05

30-01-203

21/bf.gf/8/2013

08 Januari
2013

Nomor
09/MBCScc/1/2013

Tanggal
08 Januari
2013

Serat Centini
Corse atau
Dra.Sabrina
Maharsi M.Psi
PT.Pribadi
Gemilang Jl.Dr
Saharjo No.37
Jakarta Selatan
2150
BAHANA
JAYA/Dra.Sabrin
a Maharsi M.Psi
PT.Pribadi
Gemilang Jl
Dr.Saharjo N0.37
Jakarta Selatan
12150
Tanda
Mata/dra.Sabrina
Maharsi M.Psi
PT.Pribadi
Gemilang Jl
Dr.Saharjo N0.37
Jakarta Selatan
12150
Fireworks/
Dra.Sabrina
Maharsi M.Psi
PT.Pribadi
Gemilang Jl
Dr.Saharjo N0.37
Jakarta Selatan
12150
The Golden
Bridge /
Dra.Sabrina
Maharsi M.Psi
PT.Pribadi
Gemilang Jl
Dr.Saharjo N0.37
Jakarta Selatan
12150

Isi Ringkas
Perihal : Permohonan
menjadi
Narasumber
Hari : Sabtu
Tanggal : 2 Februari
2013
Tema : Meraih impian
terbaik
di tahun
2013
Perihal : Ucapan
Terimakasih atas
penyelenggaraan
pelatihan staf skills
bulan Desember lalu

Perihal: Permohonan
Informasi Pengadaan
Pelatihan

Subject : Confirmation
to your invitation

Subject : Invitation to
attend the seminar

N
o
1

Tangg
al
07-012013

M/
K
K

Surat
Nomor
Tanggal
0215/PG/K/1/2 05
013
januari
2013

08-012013

0216/PG/K/1/2
013

07
januari
2013

22-012013

0217/PG/KP/2
013

21
januari
2013

23-012013

0218/PG/K/1/2
013

22
januari20
13

25-012013

0219/Pg/k/1/20
12

23
januari
2013

Dari/Kepada
PT.Pribadi
Gemilang/Mr.L
arry House
Fame dan
Famous ld
Raffles Bulding
21St Floor 9
Singapore
048930
PT.Pribadi
Gemilang/
PT.Media
Internusa
Jl.Tanah abang
No.737 Jakarta
Pusat 10240
PT.pribadi
Gemilang/Renit
a Suandi
Jl.Musi No.37
Kebayoran baru
Jakarta selatan
12151
PT,Pribaddi
Gemilang/
Direktur
PT.radio Gelora
Musika
100.10Fm
Jl.Pangeran
diponegoro
No.88
Semarang Solo
PT.Pribadi
gemilang /
Direktur
PT.radio Juara
Indah 103.50
Fm Jl.Dr Setia
Budi No.77
Bandung

Isi
Ringksan
Subject :
Reply
your
invitation

Perihal:
Keluhan
pembelian
proyektor

Perihal :
Panggilan
wawancar
a untuk
menjadi
administra
si
diperusaha
an
Perihal :
Kerjasama

Perihal:
Kerjasama

Keterang
an