Memahami Proses/ Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah- langkah yang tepat yang bisa
memudahkan surat diakses kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Langkah-langkah atau prosedur
pengelolaan surat yang baik dapat berpedoman pada beberapa hal berikut:

a. Penerimaan
Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :
 Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
 Meneliti ketepatan alamat pengirim
 Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
 Menandatangani surat telah diterima

b. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam
kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai
dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :
 Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.
 Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
 Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat
kilat, surat rahasia, surat pribadi, dan lain-lain.
 Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi
wewenang untuk masalah itu.

c. Pembukaan Surat
Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul dari dalam amplop
untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat
yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah surat-surat boleh dibuka.
Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan
lampiran bila ada.

d. Pencatatan
Dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu seperti
misalnya kartu kendali.

e. Pengarahan
Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan
surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat, ditulis dalam lembar disposisi. Disposisi
adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam
disposisi yang digunakan yaitu :
 Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat
 Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri.

f. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern

Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu kantor. Dalam
buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan.
g. Pendistribusian Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/atasan untuk mengedarkan surat, surat tersebut harus segera
diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan dicopy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi
intern. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga
setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada
orang yang telah ditunjuk, maka pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat
di buku ekspedisi intern.

h. Pemrosesan Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, surat tersebut harus segera
dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud.

i. Penyimpanan Surat
Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke
unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan sistem penyimpanan
tertentu, antara lain  sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.