Surat dinas ialah surat yang

dipergunakan untuk kepentingan

pekerjaan, tugas dari kantor, atau
kegiatan dinas. Surat ini berasal dari
instansi atau lembaga baik swasta
maupun negeri. Contoh: surat tugas,
surat perintah, memorandum, dan
surat keputusan. Surat dinas yang
berifat perseorangan ialah surat
lamaran pekerjaan, surat permohonan
izin, dan surat permohonan cuti.
• Pengurusan surat sering juga disebut
dengan istilah Mail Handling, yang
merupakan kegiatan mengirimkan
informasi tertulis dari satu tempat ke
tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan
pengurusan surat bukan hanya menerima
surat masuk dan mengirimkan surat keluar
saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat
juga meliputi mengarahkan dan
menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam
lingkungan suatu organisasi atau lembaga
• d. Kualifikasinya
• Selanjutnya surat dikelompokkan
menurut surat sangat rahasia (kode SR =
membahayakan keselamatan negara),
surat rahasia (kode R = menimbulkan
kerugian negara), surat terbatas/
konfidensial (kode K = hanya diketahui
pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
• e. Urgensinya
• Surat-surat dikelompokkan teleks,
faksimile, telegram, radiogram, surat
kawat.
PENGOLAHAN SURAT MASUK
• Surat-surat masuk adalah semua surat
dinas yang diterima oleh suatu
instansi pemerintah. Untuk
memudahkan pengawasan dan
pengendalian, penerimaan,
pengelolaan surat masuk dipusatkan
di bagian tata usaha atau sekretariat
pimpinan. Oleh karena itu, jika
seorang PNS, dari bagian mana pun,
menerima surat masuk dari instansi
luar maka langkah pertama yang
harus dilakukan adalah menyerahkan
surat masuk itu pada bagian tata
usaha atau sekretariat.
• pengolahan sebagai berikut :
• 1. Penyortiran surat
• Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian
Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat.
Surat dapat dipilah berdasarkan :
• a. Unit Organisasi
• Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat,
yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di
mana surat itu ditujukan.
• b. Macamnya
• Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok
surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas,
surat tercatat, dan sebagainya.
• c. Klasifikasinya
• Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas
dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera
(harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat
segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa
(maksimal 5 hari harus diterima).
• 2. Pembukaan sampul
• Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya
dilakukan seperti berikut :
• a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya
dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan
surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah
atas. b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka
dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada
dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting.
Caranya yaitu dirikanlah amplop surat,.
• Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang
digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya
memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan
secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat
yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop
surat tersebut dengan mudah dan cepat.
• 3. Mengeluarkan surat dari sampul
• Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat
dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka.
Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus
dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu
terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu
masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik,
lakukanlah seperti berikut :
• a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang,
renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari
kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya
dengan jari-jari tangan kanan..
• b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah
kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga
bekas mengguntingnya terbuka..
• 4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya,
kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat
tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah
surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau
langsung kepada pejabat/unit yang menangani
masalahnya, apakah surat-surat itu ada
lampirannya atau tidak, Apabila surat itu ada
alamat dalamnya, maka sampul surat dapat
dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya,
maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat
tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya
diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau
pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di
samping itu diteliti apakah surat itu ada
lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan
dengan keterangannya dan bila lampirannya ini
ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa
lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat
terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan
jangan sampai terpisah antara lembar yang satu
dengan lembar lainnya
• 5. Pencatatan surat
• Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya
dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan
kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom
dalam buku agenda surat masuk.
• Tanggal Penerimaan Surat Masuk
• Nomor Urut Agenda
• Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk
• Alamat PengirimHalLampiranIsi DisposisiKet.Pencatatan
surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian
surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku
agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir
nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada
tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
• 6. Pembagian Surat
• Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda
atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas,
kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak
yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat
untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris
pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-
pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat,
disampaikan kepada petugas atau sekretaris
pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,
dilakukan lagi pencatatan dengan
menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi.
Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima
surat harus membubuhkan tanda terima pada
buku ekspedisi.
Prosedur Penanganan
Surat Keluar
• 1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat
keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa
hal yang dapat membantu membuat konsep surat
dengan baik, yaitu
a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum
pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus
diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat
tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan.
Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat
diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang
diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam
surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan
informasi pendukung yang diperlukan untuk surat
yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih
dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan
mempermudah dalam proses penyusunan konsep
surat.
• c. Mengetahui calon penerima surat.Calon
penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini
akan sangat membantu dalam memilih kata-
kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan
dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat
harus diusahakan agar konsep tersebut
sudah dapat mencerminkan surat yang
sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat
mencerminkan surat yang baik seperti, yang
telah diterangkan sebelumnya
• 2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih
dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut.
Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan
menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari
satu pihak/departeman dalam suatu organisasi
biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan
terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-
departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi,
maka pejabat yang berkepentingan terhadap
surat itu akan membubuhkan parafnya pada
konsep
• 3. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan
dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang
perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian
nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan
mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor
surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-
nomor dank ode-kode tertentu, misalnya
231/K/Ps/IX/08, yang artinya:
• - 231 = nomor urut surat
- K = surat keluar
- Ps = kode untuk surat pesanan
- IX = bulan pembuatan surat
- 08 = tahun pembuatan surat
• 4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diparap kemudian
diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya
akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
• diteliti apakah semua persyaratannya telah
lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang
diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih
penting dahulu, dilihat dari segi waktu
pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti,
berulang mulai proses pengetikan. Dalam
proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan
bahwa bentuknya harus seragam, sesuai
dengan aturan yang ada pada organisasi yang
bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu
harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan
pengetikan.
• 5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan
dilengkapi dengan semua kelengkapan
surat tersebut siap untuk ditandatangani.
Yang dimaksud kelengkapan disini adalah
antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan
sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang
yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali
kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.
• 6. Pemberian cap stempel organisasi
• 6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani
langkah berikutnya adalah diberi cap
stempel organisasi, yaitu disebelah
kiri atas tanda-tangan dan mengenai
sebagian tanda-tangan orang yang
bertanggung jawab langsung
terhadap surat yang bersangkutan
• 7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku
Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut,
tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal
surat, dan keterangan.
• Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
• BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket
1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar Penawaran
Barang 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian Marketing
• Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat
Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
• 8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua
macam, yaitu;
• dikirim oleh petugas pengiriman surat
• dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim
perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana
yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang
akan dikirim melalui jasa pengiriman.
Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman
perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa
pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat
kepentingannya dan lama waktu
pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan
menggunakan jasa pos, apakah menggunakan
jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat
dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan
jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan
kebutuhan surat yang akan dikirim.
• Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:
a. On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu
pelayanan pengiriman EMS dengan alamat dan
jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan
kontrak yang dibuat antara pengirim dengan
Kantor Pos dan Giro
b. On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan
pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap
saat selama loket masih buka.
• 6. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang
aman, biasanya digunakan untuk mengirim
dokumen atau surat yang penting dan
mempunyai nilai tertentu, seperti surat
perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika
menggunakan jasa ini, pengirim akan
mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda
bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.
• Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;
1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7
hariatau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – I
minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam.
Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa
ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang
terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar
negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:
a. On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS
dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan
kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
b. On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS
yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.
• 6. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya
digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan
mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan
sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan
mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus
disimpan, sebagai tanda bukti.
Prosedur pengurusan surat
TUPOKSI dari SUBBAG

Persuratan dan Kearsipan

pengurusan surat masuk dan keluar

Penataan arsip•

Pembinaan kearsipan di Lingkungan
Tata Usaha
• ADMINISTRASI PERSURATAN
Komponen Pengelola Surat
• Penerima surat / Pengirim Surat : – Menerima surat
masuk atau mengirim surat keluar.•
• Pengarah Surat : – Petugas yang ditunjuk untuk
mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.•
• Pencatat Surat : – Petugas yang mencatat
keterangan yang terdapat pada surat.•
• Pengolah surat : – Petugas yang mengolah /
menyelesaikan surat.•
• Penata Arsip : – Petugas yang melaksanakan
penataan arsip.
• . Asas Pengurusan Surat
• ProsedurA. Pengurusan Surat Masuk Berdasarkan sifatnya surat
masuk dapat digolongkan menjadi : Surat Biasa Surat
Penting  Surat Rahasia
• Sarana Persuratan:• Lembar disposisi• Lembar konsep surat•
Kartu kendali• Lembar pengantar rutin• Tempat surat• Alat
pengiriman surat• Cap :• - Dinas - Derajat surat• - Jabatan - Sifat
surat• - Tanggal - Tanda tangan• - Nomor - Penerimaan surat
• 10. Bagan 1 Proses Pengurusan Surat Masuk Surat Biasa
• 11. Bagan 2 Proses Pengurusan Surat Masuk Surat Penting
• 12. Bagan 3 Proses Pengurusan Surat Masuk Surat Rahasia
• 13. Bagan 1 Proses Pengurusan Surat Keluar Surat Biasa
• 14. Bagan 2 Proses Pengurusan Surat Keluar Surat Penting
• 15. Bagan 3 Proses Pengurusan Surat Keluar Surat Rahasia
• Prosedur pengurusan surat — Presentation Transcri