MENANGANI PENERIMAAN

DAN PENGIRIMAN
SURAT/DOKUMEN
OLEH KELOMPOK A:
WENI AZIZAH
ASTRIO ANAN DULHAJI
DIAN SISKA SAFITRI
DEVI TRIANA SAPUTRI
APA ITU SURAT ?
Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan
tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat
komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat
komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara magang maupun
dengan pihak luar secara timbal balik

For more info: You can visit our sister projects:

SLIDESGO | BLOG | FAQs FREEPIK | FLATICON | STORYSET | WEPIK | VIDEVO
 Jenis surat
a. Menurut sifatnya Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi. Adalah surat
yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.
1) Surat pribadi
2) Surat niaga
3) Surat biasa
b. Menurut jangkauannya
1. Surat intern Yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit- unit di lingkungan instansi, atau surat
dikirim oleh unit/ pejabat lainnya dalam instansi yang sama
2. Surat eksternYaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain( baik surat dari pimpinan
instansi maupun surat dari pejabat lainnya)
c. Menurut prosedur pengurusannya
1. Surat masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain
2. Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain
d. Menurut urgensi pengirimannya
1. Surat sangat segera/ kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama
dengan batas waktu 24 jam
2. Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2x24
jam.
 Jenis surat
e. Menurut keamanan isinya
1. Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR)
2. Surat rahasia (biasa diberi kode R)
3. Surat terbatas/ konfidensial (biasa diberi kode K)
4. Surat biasa
f. Menurut jumlah penerimaannya
1. Surat biasa, bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi)
2. Surat edaran, surat yang ditujukan kepada beberapa orang/ pejabat/ instansi
3. Surat pengumuman, surat yang ditujukan kepada sekelompok masyarakat
g. Menurut tujuannya
1. Surat pemberitahuan
2. Surat perintah
3. Surat Peringatan
4. Surat Permintaan
5. Surat Panggilan
6. Surat Susulan
7. Surat Keputusan
8. Surat Perjanjian
9. Surat Izin
10. Surat Laporan
h. Menurut wujudnya
1. Kartu pos
2. Warkat pos
3. Surat bersampul
4. Nota
5. Memorandum
6. Telegram
7. Telex
8. Surat pengantar
Pengertian Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari
suatu organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain,
baik perseorangan maupun kelompok.
Pola Kegiatan Administrasi

1. Pola sentralisasiMerupakan
2. Pola desentralisasi
3. Pola Dekonsetralisasi
Perlengkapan dalam Penanganan Surat
1. Baki surat (tray)
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
4. Secretaries desk file
5. Alat tulis
6. Kertas dan amplop
7. Alat pembuka surat
8. Stempel
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
10. Lembar disposisi
Prosedur Pengurusan Surat/dokumen

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan

sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian
hingga surat tersebut tersimpan. Ada dua macam penanganan
surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
Buku agenda ada 3 macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di
sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri- sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri- sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku
agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat.
Petugasnya disebut ekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-
kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang
bersangkutane. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
e. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan
dikirimkan
f. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik
sebelumditandatangani oleh pimpinanh. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk
setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
g. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi
menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti
satpam dan resepsionis (receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip. Tugas penerima
surat adalah:a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,b. meneliti ketepatan alamatc. menandatangani bukti pengiriman
bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus
dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di
bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk
perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi
apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut
harus diproses lebih lanjut.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk
mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena
dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan
sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai
tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan
lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat
tersebut.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan
permasalahan surat Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan
siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
e) Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya
diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Saat surat tersebut diberikan
kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi
intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
b. b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat
kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau
sistem nomor
Memproses dokumen Cara baru
Pencatatan Surat masuk dengan cara / sistem baru dengan mempergunakan Kartu Kendali Surat Masuk.
a. Pengertian kartu kendaliSistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat
b. Ciri-ciri kartu kendali
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat
biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar I berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar
3) berwarna merah
c. Keuntungan menggunakan kartu kendali
• Lebih efisien dibanding buku agenda
• Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa,rahasia)
• Menghilangkan pencatatan berulangMudah melacak lokasi surat yang diproses
• Memudahkan penyusunan arsip
• Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Banyaknya Kartu Kendali Surat Masuk 4 lembar, meliputi:

1. Warna Hijau, disusun berdasarkan pengirim surat, disimpan di unit pengelola surat.
2. Warna Kuning, ditandatangai oleh penerima surat dan berfungsi sebagai pengganti buku Ekspedisi
3. Warna Merah, Menempel pada surat dipegang oleh unit pengolah.
Surat Elektronik

Surat elektronik adalah surat yang memiliki proses pengiriman sangat cepat, menit ini dikirim dengan persamaan waktu
yang sama sampai kepada Penerima. Sarana pengiriman surat elektronik ini, adalah mesin faximile dan melalui internet,
dengan syarat komunikan dan komunikator harus memiliki sarana tersebut.

MENDISTRIBUSIKAN SURAT/ DOKUMEN

A. Pengetahuan yang diperlukan dalam mendistribusikan surat/ dokumen masuk
1. Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur organisasi
Mendistribusikan surat harus sesuai dengan prosedur organisasi, dalam pendistribusian surat mengunakan dua cara
yaitu distribusi secara elektronik dan non elektronik
2. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu
Sesuai dengan derajat, sifat dan klasifikasi surat dalam ketatalaksanaan pengurusan dokumen apalagi dalam dunia
bisnis arus informasi diperlukan cepat, akurat, sebab terlambat dalam penyampaian informasi akan mengakibatkan
peluang hilang berpihak kepada pesaing.Untuk hal itu diperlukan pendistribusian surat/ dokumen tepat waktu,
penerima teridenidentifikasi sehingga tidak simpang siur informasi.Melihat Klasifikasi, Jaminan, derajat dan pentingnya
dalam penyelesaian, seperti, Surat dilihat dari jaminannya meliputi Surat Sangat Rahasia, Surat Rahasia, Surat
Konfidential ( terbatas) dan Surat biasa. Jika dilihat derajatnya seperti; Sangat Segera, Segera dan Biasa. Sedangkan
Penting atau Urgensinya tingkat pengiriman, meliputi Amat segera, Segera/ Kilat, Kilat Khusus, Kilat tercatat dan
Biasa. Jika melihat penjelasan diatas ada diantaranya surat yang dalam pendistribusiannya, secara
1) Pendistribusian Secara ekstern
Jika pendistribusian secara ekstern untuk mengidentifikasi apakah surat itu sudah dikirim dan
mengidentifikasi penerima surat, hal deBukumikian dapat dicatat pada Buku Ekspedisi Ektern
dan sebelumnya dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar.
2) Pendistribusian Secara Intern
Pendistribusian secara internal selain dapat menggunakan Buku Ekspedisi Internal seperti pada
cotohLebih-lebih
jika surat yang akan didistribusikan memiliki sifat dan derajat surat, maka dapat dipergunakan
Lembar Pendistribusian Surat Penting.
SEKIAN TERIMAKASIH