Menanangani Penerimaan Dan Pengiriman Surat Dokumen

N8211.000.00102

A.Memproses Pencatatan Surat /Dokumen masuk dan keluar

1.Pengertian Surat
Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan
penyampaian informasi kepada pihak lain.
Dalam organisasi Surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama
pegawai / penjabat baik secara internmaupun pihak luar atau timabal balik.
Jenis – jenis surat
1. Menurut Sifatnya
a) Surat pribadi
Adalah surat yang ditulis seseorang menyangkut kepentingan pribadi
b) Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk
kepentingan niaga
Macam-macam surat niaga :
 Surat Permintaan penawaran
 Surat Penawaran
 Surat Pesanan
 Surat pengiriman Barang
 Surat Pengakuan Penerimaan Pembayaran
 Surat Pengaduan
 Surat Keberatan
 Surat Permintaan Penagguhan Pembayaran
 Surat Tagihan
 Surat Edaran
 Surat Promosi Penjualan DLL
c) Surat dinas
Adalah surat yangdibuat oleh instasi pemerintah yang isinya soal kedinasan

2. Menurut Jangkauannya
a) Surat Intern
b) Surat Ekstern

3. Menurut Prosedur Pengurusannya

a) Surat Masuk
b) Surat Keluar
 4. Menurut urgensi pengirimannya
a) Surat sangat segera (24 jam)
b) Surat segera (2x24 jam)
c) Surat biasa ( 5 hari

5. Menurut kemanan isinya

a) Surat sangat rahasia (SR)
b) Surat rahasia (R)
c) Surat terbtas/konfidensial (K)
d) Surat biasa

6. Menurut jumlah penerimaanya

a) Surat biasa
b) Surat edaran
c) Surat Pengumuman

7. Menurut tujuannya
a) Surat pemberitahuan
b) Surat Perintah
c) Surat Peringatan
d) Surat Permintaan
e) Surat Panggilan
f) Surat Susulan
g) Surat Keputusan
h) Surat Perjanjian
i) Surat Izin
j) Surat Laporan

8. Menurut wujudnya
a) Kartu pos
b) Warkat pos
c) Surat bersampul
d) Nota
e) Memorandum
f) Telegram
g) Telex
h) Surat Pengantar
2. Pengertian Surat masuk keluar
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi /perusahaan berasal dari seseorang
atau organisasi.
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu organisasi untuk dikirimkan ke pihak lain
seorang atau berkelompok.
3. Pola Kegiatan Administrasi
a) Pola Desentralisasi
Kegiatan administrasi dilakukan setiap bagian unit pada kantor tanpa TU
b) Pola Sentralisasi
Pola penanganan berkas terpusat,yaitu tata usaha atau sekertariat yang bertugas
menangani administrasi tersebut.
c) Pola Dekonsentralisasi
Gabungan antara 2 pola tersebut.
4. Perlengkapan Penanganan Surat
a) Baki Surat ( tray)
b) Buku agenda masuk dan keluar
c) Kartu kendali
d) Alat tulis
e) Kertas dan amplop
f) Stempel
g) Buku ekspedisi
h) Lembar disposisi
5. Prosedur Pengurusan Surat/dokumen
Penangan surat masuk adalah semua kegiatan sejak penerimaan surat masuk dengan sistem buku
agenda atau kartu kendali :
a) Buku agenda tunggal (surat masuk keluar)
b) Buku agenda berpasangan ( surat masuk kiri,surat keluar kanan)
c) Buku agenda kembar ( terpisah buku)
Istilah buku agenda :
a) Buku verbal, buku mencatat surat keluar setahun
b) Buku ekspedisi,mengantar surat dan tanda
c) Buku arsip/kleper,mencatat surat yang disimpan
d) Disposisi,perintah pimpinan dengan penyelesaian surat
e) Blanko konsep,formulir khusus konsep surat
f) Blanko surat, lembaran kertas tercetak pada surat yang dikirim
g) Taklik,Surat tanda
h) Cap agenda, cap segi empat surat masuk

A. Prosedur penangan surat masuk sistem buku agenda :

- Penerimaan surat
 - Penyortiran surat
- Pencatatan surat
- Pengarahan surat
- Penyampaian surat (intern & ekstern)
- Penyimpanan surat
6. Surat / dokumen diseleksi dan disortir sesuai tujuannya
Seseorang tugas pengolah surat menseleksi dan menyortir surat masuk
7. Surat elektronik
Surat yang memiliki proses pengiriman sangat cepat
a) Surat Faximile (mempergunakan mesin fax anatara pengirim dan penerima
b) Surat Email (pengirim penerima menggunakan email)

B. Mendistribusikan surat/dokumen
1. Daftar distribusi disiapkan
2. Pendistribusian surat dilakukan batas waktu (intern dan ekstern)
3. Salian surat/dokumen sesuai prosedur organisasi
4. Pilihan pengiriman ditetapkan
5. Tanda terima surat