PEDOMAN TERTIB ADMINISTRASI

A.   KETENTUAN UMUM
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) adalah
serangkaian aturan mengenahi penyelenggaraan organisasi dengan administrasi meliputi
tertib kesekretariatan, atribut organisasi yang berlaku dan dilaksanakan secara menyeluruh.
B.   TUJUAN
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
bertujuan sebagi berikut:
1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksana
administrasi di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).
2. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di semua
tingkatan pengurus Oranisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).
3. Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan keadaan dan
kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi pada umumnya dan khususnya pada
Organisasi Siswa Intra Sekolah.

C. PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

1. SURAT MENYURAT

a. Fungsi
Surat menurut pedoman penyelenggaraan adaministrasi ini adalah sarana komunikasi
timbal balik yang mengandung pesan resmi organisasi yang tertulis yang khusus di
perlukan untuk  kepentingan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 3
Subang.
b. Sistematika
Sistematika surat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 3 Subang
adalah sebgai berikut:
1) Nomor surat ditulis Nomor
2) Lampiran surat ditulis Lampiran
3) Perihal surat, ditulis  Perihal
4) Alamat surat, Kepada, Yth, Dst
5) Kata pembukaan surat, Assalamualaikum Wr. Wb., Dengan hormat.
6) Kalimat pengantar, Salam silatur rahmi. Dst
7) Maksud surat di sesuaikan dengan kebutuhan
8) Kata penutup Surat Wassalamualaikum Wr. Wb.
9) Tempat dan tanggal pembuatan surat
10) Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat
c. Jenis Surat
 Surat resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 3 Subang
dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu:
1) Surat Umum, yaitu jenis surat biasa yang rutin di terbitkan sebagai sarana
komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi.
2) Surat Khusus, yaitu jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi
produk normative organisasi dan landasan pijak organisasi.   

d. Teknis pembuatan
1) Untuk pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus di copy atau
salinannya  sebagai file Arsip
2) Dalam pembuatan surat resmi yang harus diperhatikan adalah kode/sandi yang
terkandung pada nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi di
tandai dengan ”Garis Miring”
3) Kode penulisan Nomor Surat
 Kode Nomor (Nomor Urut Surat Keluar)
 Kode Surat Organisasi ditulis dengan (OSIS SMANGAS)
Apabila terdapat Kepanitiaan Kegiatan maka sebelum kode harus ada kode
kegiatan ditambah kata (Pan. Kegiatan)

Kode Surat Keluar

A   : Kode surat yang bersifat Administasi umum
B   : Kode surat yang bersifat khusus untuk keuangan
C   : Kode Surat Keluar, berlaku ke Lembaga SMA Negeri 3 Subang  
D   : Kode Surat Keluar, berlaku untuk surat apabila keluar dari SMA Negeri 3 Subang
  Kode bulan pembuatan surat, di tulis dengan angka romawi
  Kode Tahun Pembuatan Surat, di tulis dengan Angka
Contoh Nomor Surat : 001/OSIS-SMAN-3-CNM/A/XII/2020

Kode Indeks Surat

A        : Surat untuk internal OSIS
B        : Surat untuk eksternal OSIS
SK      : Surat Keputusan.
SP      : Surat Pengesahan.
Sp      : Surat Pengangkatan / Pemberhentian.
SRP    : Surat Rekomendasi Pengesahan.
SM     : Surat Mandat.
ST      : Surat Tugas.
SPt     : Surat Pengantar.
SKt     : Surat Keterangan.
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
1. Buku Daftar Inventaris
 a. Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
b. Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai
berikut:
(1).    nomor urut barang;
(2).    nomor indeks/kode barang;
(3).    nama satuan/jenis barang;
(4).    jumlah barang;
(5).    asal mula barang;
(6).    harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli)
(7).    tanggal mulai dipakai;
(8).    tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
(9).    Keterangan: misalnya ada penambahan barang.

2. Buku Notulen
a. Buku notulen adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
b. Buku notulen juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
c. Buku notulen, memuat antara lain:
(1).    nama pertemuan;
(2).    hari, tanggal pertemuan;
(3).    waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
(4).    tempat pertemuan;
(5).    jumlah undangan dan jumlah peserta;
(6).    nama dan jabatan yang memimpin;
(7).    nama dan jabatan notulis;
(8).    kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
(9).    keputusan-keputusan yang diambil;
(10). rekomendasi (jika ada).
3. Buku Tamu
a. Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan
berkeperluan dengan organisasi.
b. Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1).    nomor urut;
(2).    hari, tanggal, waktu;
(3).    nama lengkap tamu;
(4).    organisasi/institusi tamu;
(5).    jabatan/status tamu;
(6).    alamat;
 (7).    keperluan;
(8).    Tanda tangan tamu.

4. Buku Daftar Hadir

a. Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat,
diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
b. Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1).    nomor urut;
(2).    nama lengkap;
(3).    jabatan;
(4).    alamat;
(5).    tanda tangan.
c. Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan.

5. Buku Daftar Kegiatan

a. Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan
organisasi, baik internal maupun eksternal.
b. Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(1).    nomor urut;
(2).    nama/jenis kegiatan;
(3).    hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
(4).    waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
(5).    tempat pelaksanaan;
(6).    penyelenggara;
(7).    Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.

6. Buku Keuangan
a. Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran
anggaran organisasi.
b. Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1).    nomor urut;
(2).    tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)
(3).    uraian sumber pemasukan
(4).    uraian penggunaan dana
(5).    Debit
(6).    Kredit
(7).    Jumlah
7. Buku Agenda
a. Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk
mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
 b. Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
(1).    Buku agenda surat keluar;
(2).    Buku agenda surat masuk
c. Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(1).    nomor urut;
(2).    nomor indeks surat;
(3).    nomor surat;
(4).    tanggal surat;
(5).    tujuan surat;
(6).    isi/perihal surat;
(7).    keterangan.
d. Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(1).    nomor urut
(2).    nomor indeks surat
(3).    tanggal surat diterima
(4).    Pengirim
(5).    isi/perihal surat
(6).    tanggal surat
(7).    Terusan
(8).    catatan disposisi
(9).    keterangan

8. Pengarsipan
a. Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
b. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
c. Kegunaan arsip antara lain:
(1).    pembuktian/pembukuan;
(2).    korespondensi;
(3).    penyusunan sejarah;
(4).    penyusunan data statistik;
(5).    dokumentasi.
d. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip
surat sesuai dengan kode indeks
e. Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau
diterimanya surat masuk
f. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan,
harus dipisahkan antar-periode
 g. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya

PERLENGKAPAN SEKRETARIAT
1).       Bagan Struktur Organisasi
2).       Papan Agenda kegiatan
3).       Papan Pengumuman
4).       Tabel Program Kerja Tahunan
5).       Papan Daftar Pengurus

2. PENYUSUNAN PROPOSAL

a. Pengertian
 Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang berarti mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti
usulan
 Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan

b. Jenis Proposal
1) Proposal Proyek :
 Untuk Rencana Proyek
 (biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek)
 Ada mapping kondisi
 Ada Rencana Kerjanya
2) Proposal Kegiatan :
 Untuk rencana kegiatan
 Tematis
 Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek
 Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
 Contoh : Proposal PKS, Proposal LDKS, Proposal Kegiatan Osis lainnya.

c. Isi Proposal Kegiatan

 Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
 Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di latar belakang dan
tujuan kegiatan/acara )
 What : Apa jenis kegiatan dan temanya
 Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan
 When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
 Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
  How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, bagaimana aturan – aturan
untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,
(acara,dana,publikasi)

d. Format Proposal Kegiatan

Sebenarnya tidak ada yang baku, namun biasanya format proposal kegiatan adalah sbb:
1) Halaman Sampul /Cover
2) Latar Belakang
3) Tujuan Kegiatan
4) Nama dan Tema Kegiatan
5) Bentuk Kegiatan
6) Peserta
7) Penyelenggara
8) Jadwal dan Lokasi Kegiatan
9) Susunan Acara
10) Susunan Panitia
11) Rencana Anggaran
12) Penutup
13) Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Penjelasan:
1) Halaman Sampul/ Cover
Berisi :
 Judul kegiatan
 Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
 Penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan

2) Latar Belakang
 Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
seharusnya.
 Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific)
 Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup
 Prinsip “ Why”

3) Tujuan Kegiatan
 Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan
 Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
 Atau kalau tujuan lebih dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting
 Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya.
 Prinsip “Why”

4) Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
 Contoh
Kegiatan: acara Maulid Nabi SAW
Tema : Meneladani Akhlak Nabi SAW
Bentuk kegiatannya :
o Kunjungan/ Visitasi ke Panti Asuhan
o Pengajian bersama anak – anak panti asuhan
o Pembagian baju-baju dan alat tulis kepada anak-anak panti asuhan
Prinsip” What”

5) Peserta/ Sasaran
 Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan
 Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita
rencanakan
 Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
 Prinsip “ Who ”

6) Penyelenggara
 Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
 Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak
melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang)
 Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat
yang dapat dihubungi
 Prinsip” Who”

7) Jadwal dan Tempat

 Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan
 Prinsip where dan When

8) Susunan Panitia
 Isinya susunan panitia yang sudah dibentuk
 Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk bekerja sama tahu dengan siapa mereka bekerja
sama
 Susunan yang umum : Penanggung Jawab, Panitia Pengarah, Panitia Pelaksana, Ketua
Pelaksana, Bendahara, Sekretaris dan Seksi-seksi.
 Prinsip “who”

9) Rencana Anggaran
 Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan dana
 Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing2 seksi kemudian ditotal secara
keseluruhan
 Pakai sistem penyusunan anggaran yang sederhana saja asal rapi,jelas dan rinci.
 Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yang terlampir
di proposal( mark upnya yang realistis). Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kekurangan
dana yang tidak mungkin ditutupi oleh dana pribadi panitia.
 10) Penutup
 Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar
tertarik untuk terlibat.
 Ditandatangani oleh ketua pelaksana / ketua panitia dan mengetahui penanggung jawab
kegiatan

11) Penawaran Kerjasama/ Sponsorship

 Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
 Ada format perjanjiannya
 Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor
partisipatif/Mitra
 Biasanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
o Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
o Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stan, spot acara,
pemasangan media promo, dsb)
o Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit
o Panitianya/humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor sepadan dengan “Apa yang bisa
ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor.

Catatan:
 Penyusunan proposal kegiatan yang baik disusun secara bersama –sama melalui curah gagasan
dari seluruh panitia.
 Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar dalam membuat konsep proposal
 Terima kasih dan selamat berkarya!

3. PROGRAM KERJA

a. Pengertian Program Kerja

Program kerja merupakan komponen penting bagi organisasi dalam mencapai sebuah tujuan. Di
dalam sebuah organisasi sekolah atau lainnya, terdapat program kerja yang disusun sedemikian rupa
untuk dilaksanakan.
program kerja adalah susunan rencana kegiatan kerja yang sudah dirancang dan telah disepekati
bersama untuk dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Program kerja harus dibuat secara terarah,
sebab akan menjadi pegangan organisasi dalam mencapai sebuah tujuan. Dan selain itu program kerja
sendiri juga dapat menjadi sebuah tolok ukur dalam pencapaian target saat akan melakukan pekerjaan,
dan hasilnya akan di evaluasi pada masa akhir kepengurusan.

b. Sstematika Program Kerja

1) Halaman Sampul /Cover
 2) Lembar Pengesahan
3) Kata Pengantar
4) Daftar Isi
5) Bab I Pendahuluan
a) Latar Belakang
b) Dasar Hukum
c) Tujuan
d) Sasaran
6) Bab II Program Kerja Osis
a) Visi dan Misi
b) Struktur Organisasi
c) Program Kerja 10 Seksi Bidang
d) Program Jangka Pendek
e) Program Jangka Panjang
7) Bab III Penutup
a) Simpulan
b) Saran

4. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

a. Pengertian
• Laporan pertanggungjawaban bertujuan menjabarkan secara rinci proses pelaksanaan kegiatan,
mulai dari sebelum digelar, saat berlangsung, dan setelah kegiatan selesai. Laporan ini juga dapat
menggambarkan masalah yang dihadapi oleh seluruh panitia pelaksana kegiatan dan pada
akhirnya dapat dijadikan bahan pembelajaran untuk kegiatan di masa mendatang.
• Selain sebagai bahan evaluasi, LPJ juga bertujuan untuk mengukur kemampuan tim pelaksana
kegiatan dalam mempertanggungjawabkan hasil kerja masing-masing pihak yang terlibat serta
apapun yang menyangkut keuangan, termasuk pemasukan dan pengeluaran dalam pelaksanaan
kegiatan.

b. Bagian-bagian Laporan Pertanggungjawaban

1) Bab I : Pendahuluan
Bab ini memuat alasan yang melatarbelakangi diselenggarakannya sebuah acara. Ada tiga
sub-bab dalam bab pendahuluan yaitu, latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan
kegiatan.
2) Bab II: Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Bab ini berisi penjelasan tentang rencana pelaksanaan kegiatan. Rencana tersebut berisi
keterangan waktu, target peserta, fasilitas, dan sebagainya. Bab ini dibagi ke dalam tiga
sub-bab yaitu, rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya, dan susunan panitia.
3) Bab III: Pelaksanaan Kegiatan
Pada bab ini menjelaskan tentang pelaksanaan kegiatan seperti yang telah direncanakan
pada bab II. Di sini kita bisa melihat apakah rencana yang sudah disusun sesuai dengan
pelaksanaan kegiatannya di lapangan.
4) Bab IV: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan
Bab ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan, seperti apa saja yang membuat kegiatan
berjalan sesuai rencana dan apa saja yang menjadi faktor penghambat. Di sini juga
dijelaskan bagaimana secara umum kesimpulan dari hasil pelaksanaan dan apa saja yang
harus dievaluasi ke depannya. Di bab ini terdapat 2 sub-bab yaitu hasil pelaksanaan
seperti yang terjadi di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan dari kegiatan tersebut.
5) Bab V: Penutup
Bab penutup biasanya berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah
mendukung kegiatan tersebut serta permohonan maaf atas segala kesalahan dan
kekurangan dalam pengadaan kegiatan.
6) Lampiran
Terakhir kita perlu melampirkan segala dokumen penting bagi penerima laporan
pertanggungjawaban (LPJ). Lampiran biasanya berupa foto kegiatan, bukti pembayaran
atau struk pembayaran, dan sebagainya.

5. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM

• Laporan pertanggungjawaban Program Osis adalah suatu bentuk dokumen yang memuat
rangkaian atau susunan laporan yang telah tersusun dan dilaksanakan oleh anggota Osis sesuai dengan
tupoksi atau bagiannya masing masing. 
• Penyusunan sama dengan laporan kegiatan .

NR